Pravděpodobně už používáte "cloud" (tj. Online), abyste mohli ovládat některé aspekty vašeho podnikání.
Ale jak vysvětluje Thomas Hansen, viceprezident společnosti Microsoft Worldwide SMB, i když se prodáváte na výhodách cloud, může se vám zdát skromné, abyste mohli začít - nebo udělat víc.
Prosazuje přírůstkové kroky. Začněte malý. Pak postupujte více v průběhu času.
$config[code] not foundTakže jsem si myslel, že na tom nápad budeme vyvíjet a načrtneme deset věcí, které můžete udělat - od dnešního dne - k tomu, že skočíte na cloud nebo zvyšujete své využití cloudových aplikací. Vyberte si několik taktických kroků a ušetříte čas, provozujete svou firmu efektivněji a často snižujete náklady:
1) Nastavte výchozí umístění pro ukládání souborů do cloudu
Jedna věc je mluvit o centrálním ukládání souborů online. Ale je to úplně jiná věc, pokud vy a vaši zaměstnanci budete muset učinit další kroky k přenášení souborů na platformu pro ukládání dat v cloudu po celou dobu.
Přemýšlejte o tom. Pokud vy a vaši zaměstnanci nejprve ukládáte na lokální pevný disk nebo zařízení, zabere to dvojnásobnou snahou obrátit se a později uložit tyto soubory do úložiště souborů cloud.
Ale vy můžete "nastavit a zapomenout na to", takže nemusíte dělat žádné další kroky. A vaše důležité firemní soubory budou v procesu automaticky zálohovány.
Stačí si nakonfigurovat počítače tak, aby výchozí umístění každého zaměstnance pro ukládání souborů bylo volitelným řešením pro ukládání dat.
Například pokud používáte Microsoft OneDrive jako řešení úložiště cloud, je snadné jej nakonfigurovat v systému Windows 8. Klepněte na "Nastavení počítače" a měli byste vidět položku nabídky pro aplikaci OneDrive. Odtud můžete klepnutím na tlačítko zapnout / vypnout, aby se aplikace OneDrive stala výchozím místem pro ukládání souborů.
Nebo vyhledejte online pokyny, jak jej změnit na zvolenou platformu v konkrétním zařízení. Uložení cloudu je možné nastavit jako výchozí místo ukládání pro mnoho zařízení.
2) Jděte pro nízko visící ovoce: Cloud Based e-mail a dokumenty
Dalším logickým místem, jak začít, je přijmout e-mailovou a dokumentační platformu na bázi cloud, například Office 365. Pokud jste to ještě neučinili, dovolte mi, abych vám řekl, že obchodní přínosy jsou docela přesvědčivé.
Za prvé, pomáhá s osobní produktivitou vy a vašeho týmu. Používáte-li více zařízení (jako já!), Můžete mít přístup ke všem dokumentům a e-mailům typu kanceláře bez ohledu na to, jaké zařízení používáte. Jít na konferenci a vzít si s sebou svůj laptop nebo tablet? Díky platformě cloud produktivity, jako je Office 365, máte vše, co potřebujete pouze při přihlášení. Již nikdy nebudete muset přenést soubory z disků s palcem nebo synchronizovat zařízení později.
Za druhé pomáhá týmové spolupráci. V mé firmě většina členů týmu pracuje vzdáleně od svých domovů. Přesto můžeme stále mít přístup k souborům a stejným nástrojům, a to pouze připojením k prohlížeči nebo mobilní aplikaci.
Například používáme rozsáhlé sdílené kalendáře. Tímto způsobem můžeme sledovat termíny společnosti, které ovlivňují nebo zahrnují více lidí a oddělení, centralizují připomenutí a přehlednou dostupnost plánu.
Používáme také sdílenou spolupráci dokumentů - doslova denně. To, co děláme, je uspořádání schůzek prostřednictvím konferenčního hovoru nebo videokonference, a poté se tým podívá a upravuje jeden dokument, zatímco jsme na konferenci. Nebo se setkáváme s poznámkami na centrálním sdíleném dokumentu. Šetří to spoustu času. Není třeba směrovat poznámky o schůzkách později. Nemusíme se obávat, která verze dokumentu je nejnovější, protože jsme všichni vytvářeli a editovali stejný dokument.
Navíc můžete náklady rozložit měsíčně. Neexistuje žádná velká přední licenční poplatek - je mnohem snazší rozpočet a dovolit si.
3) Vytvořte centrální systém online archivace
Jakmile si všichni uložíte do cloudu, potřebujete pro váš tým jednoduchý způsob, jak najít společné soubory.
Chcete-li to provést, vytvořte online systém archivace. Uspořádejte rostoucí počet dokumentů a souborů, které vaše firma denně vytváří.
Použijte řadu adresářů s jasným označením. Organizujete svou práci podle projektů? Klienti? Podle oddělení? Vytvořte systém, který má smysl pro vaši firmu.
S celopodnikovým systémem archivace ušetří váš tým mnoho hodin, které by jinak strávili hledáním předmětů nebo duplicitním úsilím, protože nemohou najít něco.
4) Povzbuďte klienty a dodavatele ke sdílení prostřednictvím cloudu
Kolikrát zjistíte, že posíláte soubory e-mailem tam a zpět? Poté musíte později vyhledávat e-maily a najít soubor, který potřebujete.
Ušetříte čas sdílením souborů přímo přes mrak.
Možná nebudete moci "donutit" třetí strany, aby používaly vaši platformu pro sdílení cloud, proč se neptejte? Rychle uveďte výhody, jako například "Rádi sdílíme a upravujeme soubory v aplikaci OneDrive nebo Dropbox nebo jiné platformě, protože šetří čas lovem e-mailů. Mohl bych s tebou sdílet tohle? "
Některé z nich nebudou pohodlně sdílet soubory tímto způsobem. Možná vás ale překvapí, pokud to zmiňujete jako volbu.
5) Používejte elektronické podpisové aplikace
Posíláte nebo přijímáte spoustu dokumentů vyžadujících podpisy? Pokud ano, vy a váš tým pravděpodobně strávíte hodně času zasíláním e-mailů, tiskem, podepisováním, skenováním, faxováním - poznáte cvičení.
Zde je tip: podívejte se na aplikace založené na cloudových aplikacích. Přemýšlejte, Hello Sign nebo DocuSign. Existuje spousta dalších možností elektronického podpisu.
Šetří čas. A nejen to, aplikace pro elektronické podpisy odnesou některé faktory prokládání, protože můžete okamžitě podepsat dokument, a to i na silnici, místo čekání, dokud se nedostanete k tiskárně nebo faxu.
Oni také odstranit hodně z potíží cirkulujících dokumentů pro podpis. Odešou dokumenty všem stranám k podpisům a dokonce posílají připomenutí.
6) Vytvořte knihovny digitálních aktiv v cloudu
Dovolte mi, abych vám položila otázku: kolik času strávíte lovem nebo posíláním digitálních aktiv společnosti?
Mluvím o svém logem, brožurce, kterou jste před několika lety předvedli na výstavě, o šabloně prezentačních tabulek, kterou jste použili v loňském roce, o prázdném formuláři pro kontrolu výkonnosti, o oficiálních firemních fotografiích, o exekutivních biostech, o tiskových sestavách a dalších aktivitách.
Pokud je vaše společnost něco jako můj bývalo, utrácíte příliš mnoho času na to, abyste se vypořádali s tímto druhem materiálu.
Vytvořte knihovnu digitálních prostředků. Nastavte centrální sdílenou složku nebo složky na platformě cloud storage. Nyní budou tyto prostředky k dispozici všem vašim týmům, kteří je potřebují, kdekoli a kdykoliv. Nebudou muset za ně hledat, ani netrápit někoho jiného, aby je našel.
7) Převést jeden důležitý obchodní systém na Cloud
Nemusíte se potýkat se všemi systémy vašeho podnikání a přesunout vše do mraku najednou. Začněte tím, že se podíváte na své tři nejdůležitější systémy. To může být QuickBooks, vaše databáze kontaktů a váš systém správy inventáře.
Pokud stále používáte lokální nebo desktopové verze těchto systémů, začněte vyhodnocovat přínosy verzí založených na cloudu (online). S verzemi cloud získáte hodně, pokud jde o schopnost celého týmu mít přístup k informacím a lépe spolupracovat. Systémy cloud usnadňují přenos dat z jednoho systému do druhého, což eliminuje duplicitní zadávání dat a silový efekt informací, které jsou v jednom systému osazeny.
Která aplikace přinese největší bang přesunem do oblaku? To je otázka.
8) Trvejte na Cloud-aktualizované Malware Protection pro všechny pracovníky
To je obzvláště důležité u pracovníků na dálku.
Velké podniky mají obvykle oddělení IT společnosti, které vytváří firemní síť s ochrannými prvky, jako je ochrana proti malwaru.
Malé podniky však nemusí mít síť.
Nebo malý obchodní tým často pracuje s lidmi, kteří nejsou v jejich síti. Vzdálení pracovníci se mohou ze svého vlastního zařízení připojit z domova pomocí veřejného cloud. Jednoduše se přihlašují prostřednictvím internetu.
Takže je důležité, aby každý, kdo přistupuje k vašim systémům nebo datům nebo ke sdíleným souborům, chránil malware pravidelně pomocí nových podpisů malwaru prostřednictvím cloudu.
Společnost Microsoft nabízí vestavěný produkt Windows Defender pro stolní počítače a zařízení se systémem Windows - a je to zdarma. Ujistěte se, že je zapnutá. Nebo máte nainstalovanou jinou ochranu proti malwaru.
Také, když Windows 10 vyšel později v tomto roce, bude mít přidány bezpečnostní funkce postavené prostřednictvím Windows Update. Systém Windows 10 také nabídne možnost Windows Update for Business. To zajistí rychlejší přístup k aktualizacím zabezpečení a kritickým opravám a kontrole nasazení aktualizací pro správce IT. Například, pokud máte oddělení IT, bude moci dodávat opravy na vzdálená místa pomocí omezené šířky pásma.
9) Nainstalujte telefonní systém založený na technologii Cloud
Zvažte buď telefonní službu hlasu přes IP (VOIP), nebo virtuální rozvaděč a hlasovou schránku založenou na softwaru.
S telefonními systémy založenými na technologii cloud získáváte možnost vzdáleným pracovníkům přístup k centrálnímu telefonnímu systému - za velmi nízké ceny. Pro malé podniky s pracujícími na dálku nebo pro ty, kteří pracují z domova, je to obzvláště důležité. Dokonce i když členové týmu používají vlastní mobilní zařízení, můžete je připojit k ústředním rozšířením a firemním hlasovým schránkám.
Získáte také profesionální dojem ve formě automatického hlasového pozdravu.
Hlasové zprávy mohou být směrovány jako zvukové soubory e-mailem, takže je lze předat dalším členům týmu.
Dostanete také statistiky využití, které vám pomohou zjistit, jak váš tým používá telefon - ideální například pro správu funkce podpory zákazníků.
10) Použijte video setkání
V neposlední řadě široce využívejte virtuální schůzky prostřednictvím videa. Pokud je již používáte, je to fantastické - dělejte více z nich.
Video přináší vliv osobní interakce na zákazníky a vyhlídky na prodej, aniž by se jednalo o osobní cestu.
Video setkání jsou také skvělé pro tým. Lidé, kteří pracují z domova nebo se nacházejí v různých kancelářích, se mohou cítit izolovaní. To může být demotivující. E-mail a rychlé zasílání zpráv jsou užitečné, ale nejsou náhradou za to, že posloucháte hlasový posluchač nebo vidíte úsměv šéfa. Video přiměje lidi, aby se cítili součástí. Vyrovnává cestu ke společné práci.
Mnoho malých firem používá Skype, protože je svobodné a tolik lidí ji používá k osobním účelům, které už s ním zná. Bez ohledu na to, jaké řešení konferencí si vyberete, prostě to udělejte.
Doufám, že tyto desítky nápadů vás vybízejí k tomu, abyste udělali více s oblakem - nebo potvrdili, že vaše podnikání je v dobrém stavu, pokud jde o oblak.
Neprovádějte okamžitě všechny tyto kroky. Stačí vybrat jednu nebo dvě - a začít.
V době tohoto psaní se Anita Campbell účastní programu programu Microsoft Small Business Ambassador.
Nízko zavěšené ovoce Foto přes Shutterstock
3 Komentáře ▼
