Čas je pro podnikatele jedním z nejvzácnějších aktiv. Ale když tolik úkolů strávíte na vašem seznamu úkolů, potřebujete převzít kontrolu nad vaší prací nebo vás převezmou kontrolu. Naštěstí technologie může pomoci.
$config[code] not foundZde je 10 běžných časů plýtvání automatizací, aby se uvolnil čas:
Třídění e-mailů
Než se dostanete k odpovědi na e-maily, pomáhá je organizovat. Jedním z nejlepších pohybů, které můžete provést, je použití etikety, značky a / nebo složek v e-mailovém programu. Tímto způsobem můžete nejprve vyřešit důležité e-maily a méně důležité je později (nebo možná nikdy). To také pomáhá "dávkové" emaily pro efektivitu.
Například některé zprávy mohou vyžadovat okamžitou reakci, zatímco ostatní mohou čekat. Nebo se můžete soustředit na e-maily související s konkrétním projektem najednou. Tyto situace jsou ideální pro označené složky.
E-mailové platformy jako Gmail mohou automaticky třídit e-maily do složek podle pravidel, která určíte. Například týdenní zpravodaje mohou jít do jedné složky. E-maily od klientů mohou být odeslány do složky s prioritou nebo označeny jako "důležité".
Reakce na e-maily
Jakmile je čas reagovat na e-maily, pravděpodobně budou nějaké odpovědi, které budou stejné nebo alespoň podobné. Můžete například odeslat podobné odpovědi na dotazy potenciálních klientů nebo široké veřejnosti.
V těchto případech můžete ušetřit spoustu času pomocí konzervovaných odpovědí v Gmailu nebo šablon e-mailů v aplikaci Outlook.
Odesílání do sociálních médií
Zapojení osobních osob do sociálních médií je důležité - a neměli byste to přeskočit. To však neznamená, že musíte udělat každou věc ručně.
Při publikování obecných aktualizací, odkazů nebo podobného obsahu vám plánování aplikací jako Buffer a Hootsuite vám pomůže šetřit čas plánováním příspěvků, abyste mohli v průběhu týdne pracovat. Namísto toho, že se mezi stránkami a aplikacemi pohybujete tam a zpět, spravujete vše od jednoho panelu.
Blogovací platformy jako WordPress a stránky elektronického obchodu jako Etsy nabízejí také možnosti automatického přidávání nových odkazů nebo produktů na stránky sociálních médií.
Nakonec, pokud dáváte přednost vyčištění obsahu třetích stran vašim stoupencům, služba jako sociální zdroje ve výši 99 USD a příspěvky obsahují vaše sociální účty podle vašich pokynů. To vás osvobodí od práce na sociální strategii, spíše než podrobnosti o spáchání.
Plánování schůzek
Už jste někdy chodili sem a tam, abyste plánovali schůzky s několika rušnými lidmi - snažíte se najít datum a čas, na kterých pracujete všichni jsou kalendáře? Může to být frustrující.
Pokud naplánujete spoustu schůzek, mohli byste trávit hodiny každým rokem, když strávíte úkol. Místo toho, proč neinstalovat online plánovací aplikaci jako ScheduleOnce?
Jednoduše propojte stávající kalendář s aplikací. Dobrá aplikace pro plánování se integruje s populárními kalendáři, jako jsou kalendáře aplikace Outlook a Google. Pak vyzvejte třetí strany, aby se vydaly online a zjistily, co je k dispozici ve vašem plánu, a zvolte pro ně vhodná data a časy.
Někteří inteligentní lidé dokonce obsahují odkaz na svůj online kalendář přímo v podpisu svých e-mailů - což je ještě jeden krok mimo proces.
Budete se vyvarovat plytvání času a porovnávání e-mailů. Naplánování schůzek nikdy nebylo tak snadné jako u plánovací aplikace.
Odeslání opakovaných faktur
Pokud účtujete klientům nebo zákazníkům stejnou částku každý měsíc, je to snadné automatizovat. Některý účetní software, jako je Xero, lze nastavit tak, aby vygeneroval a zasílal pravidelné opakované faktury. Některé systémy také posílají následné připomenutí, pokud faktura není zaplacena včas.
Nebo možná máte zákazníky na opakované platební transakce kreditními kartami, například na předplatné. V takovém případě použijte něco jako Freshbooks nebo PayPal, abyste si každý měsíc účtovali kartu zákazníka.
Mnoho malých podniků je bohužel laxní při odesílání a sledování faktur. Automatizace šetří čas samozřejmě. Je také méně pravděpodobné, že tento důležitý úkol spadne do trhlin.
Automatizace přehledů návštěvnosti webových stránek
Jedním z nejlepších způsobů, jak se naučit, jak přitáhnout více návštěvnosti webových stránek, je lépe pochopit stávající provoz. Musíte vědět, co funguje dnes - a co není. Jinými slovy, musíte mít dobrou práci s tím, co návštěvníci hledají, jak se dostanou na vaše stránky a co dělají, jakmile se tam dostanou. Je důležité pravidelně kontrolovat to, zda jste udělali pokrok.
Ale procházení rozsáhlými daty Google Analytics zabere čas. A můžete odkládat.
Namísto toho - jednou - nastavte přehled klíčových statistik. Poté vám tyto zprávy a e-mailové zprávy odešly jednou týdně. Můžete je odeslat jako PDF nebo jako tabulka CSV.
Tyto opakované přehledy návštěv Google Analytics ušetří z dlouhodobého hlediska obrovský čas. Místo toho, abyste navštívili hlavní panel Google Analytics a ručně prohledávali data (pokud si to pamatujete!), Budete mít každý týden přehled, který vám umožní rychle prohlížet nebo zakrýt týmová setkání.
Zpracování komunikace podpory zákazníků
Malé podniky mají tendenci dosáhnout toho, aby se problémy se zákazníky prostřednictvím pravidelných e-mailů staly těžkými. Konečně zkopírujete a vkládáte informace z e-mailů do jiných softwarových systémů, jako je například systém pro zadávání objednávek nebo databázi kontaktů.
Ještě horší je, že důležitá komunikace je pohřbena do schránky jednoho zaměstnance. Jiní ve společnosti nemají žádnou viditelnost, pokud si nepamatujete, že byste ručně poslali co-pracovníky, aby je udrželi ve smyčce.
Pomocný software, jako je Groove, může být záchranářem. Pomocná schránka nebo systémy prodeje jízdenek dostanou zákaznickou komunikaci na jedno centrální místo a automaticky upozorní všechny správné členy týmu.
Pak jdi lépe - použijte nástroj, jako je Zapier, k integraci komunikace zákaznické podpory s jinými systémy, které používáte. Použijte službu Zapier k odeslání komunikace do vašeho účetního softwaru (například k aktualizaci kontaktních informací o zákaznících). Nebo je odešlete do systému řízení projektů (např. Pokud je potřeba speciální údržba účtu).
Integrací s jinými systémy zabráníte duplicitnímu zadávání dat nebo horšímu ztrátě času zmatku a chyb.
Automatizace následných marketingových e-mailů
Marketingové automatizační programy, jako je Infusionsoft, mohou pomoci malým týmům získat pákový efekt. Pro každý krok můžete nastavit marketingové kampaně s řadou komunikací.
Řekněme například, že na vaše webové stránky přichází vyhlídka a vyplní formulář pro stažení vašeho volného papíru. Můžete poslat sérii následných komunikačních zpráv, které vám pomohou udržet vedení - aniž byste museli ručně iniciovat e-maily pokaždé. To je pákový efekt!
Vyplňování formulářů online
Kdykoli se pokoušíte zaregistrovat novou online platformu, službu, informační bulletin nebo cokoliv, co vyžaduje registraci, pravděpodobně vyplníte formulář.Vyplnění jednoho formuláře zde nebo tam není velký problém. Ale dohromady se přidávají do jednoho z časů plýtvání úkoly ve vašem životě.
Softwarové programy, jako je Roboform, mohou tyto formy automaticky naplnit. Nebudete muset zadávat stejné informace znovu a znovu.
Zálohování dat
Vaše údaje jsou jedním z nejdůležitějších aktiv, které má vaše firma. To je důvod, proč jsou pravidelné zálohy tak důležité. Ale lidé zapomínají nebo prostě nemají čas na to, aby dokončili tento úkol pravidelně.
Služby založené na cloudových službách, jako jsou Carbonite a Dropbox, nabízejí řešení, která automaticky zálohují soubory do cloudu.
Pomocí Disku Google a aplikace Microsoft OneDrive můžete určit, že všechny vaše dokumenty se automaticky ukládají do cloudu. A můžete také nastavit automatické zálohy místně prostřednictvím systému Windows nebo Apple Time Machine.
Automatizujte tyto deseti úlohy plýtvání času a pak najděte dalších 10 pro automatizaci. Několik minut uvolněných zde a tam nakonec přidávat až hodiny. To jsou hodiny, které můžete použít k odkopání a užívání života.
Unavený v práci Fotografie přes Shutterstock
5 komentářů ▼
