Měření času zaměstnanců zažilo dlouhou cestu od dnů, kdy zaměstnanci ručně vytiskli časové karty a odevzdali je.
Díky zázrakům cloudové technologie je nyní možné sledovat činnost vašich zaměstnanců, zaznamenávat informace o času investovaném do určitých projektů a vytvářet smysluplné zprávy, které vám poskytnou jasný obraz o tom, co se děje ve vašem malém podnikání.
Software pro sledování času je užitečný pro všechny typy firem, od malých začínajících až po velké podniky. Tyto aplikace jsou skvělou investicí pro mnoho typů podniků, ať jste v účetnictví a účetnictví, ve stavebnictví, v hotelech, v úklidových službách, v instalacích a topeních, v maloobchodě nebo v jakémkoli jiném odvětví, kde sledování činnosti týmu a manipulace s výdaji jsou pro vaše podnikání nejdůležitější.
$config[code] not foundAplikace pro sledování času jsou pro celý tým užitečné pro sledování času, zpracovávání mezd a řešení důležitých administrativních procesů. Dobrá aplikace pro sledování času je škálovatelná a může být použita na různých úrovních (např. Pracovníci v terénu nebo ve vlastním podniku, týmové manažery, personální oddělení, mzdové účetnictví), aby šetřili čas a peníze a poskytovali jasnější přehled o projektech. Zaměstnavatelé mají prospěch tím, že vědí, jak je čas využit, zatímco zaměstnanci mohou uvolnit vědět, že budou placeni za každou minutu, kterou pracují.
Typy softwaru pro sledování času
Software pro sledování času je dodáván v několika tvarech a velikostech. Některé z nich jsou součástí modulů v účetních a fakturačních aplikacích, jako jsou FreshBooks, kde zaměstnanci mohou zaznamenávat hodiny odkudkoli a pak automaticky vygenerovat faktury prostřednictvím softwaru.
Rovněž komplexní online software pro správu projektů bude často zahrnovat funkce sledování času. Mavenlink například nabízí podporu sledování času a schvalování, což umožňuje snadné vyúčtování a zaznamenávání aktivit v prostředí zaměřeném na projekty.
Pokud v rámci stávajícího podnikového softwaru nemáte modul pro sledování času, existuje spousta samostatných aplikací pro monitorování času. Mnoho z nich nabízí bezplatné testy, takže jsou ideální, pokud chcete nakupovat něco, co odpovídá vašemu rozpočtu.
Výběr nejlepšího softwaru pro sledování času
Když zkoumáte, kterou aplikaci chcete použít, je několik funkcí, které je třeba věnovat pozornost. Samozřejmě budete muset přemýšlet o tom, které z těchto funkcí převyšují vaše požadavky, ale nejlepší software pro sledování času bude sloužit většině nebo všechno z následujících funkcí:
Sledování času
Schopnost monitorovat čas hodinových a platových zaměstnanců je hlavním účelem aplikace pro sledování času. Pokud máte pracovníky v terénu, podívejte se na službu, která nabízí vstupy a výstupy s více zařízeními. Některá řešení, jako je například Vericlock, nabízejí možnost posílat se prostřednictvím textové zprávy nebo SMS nebo prostřednictvím aplikace pro smartphone.
Podpora offline je nezbytná, pokud máte zaměstnance, kteří pracují v místech, kde je přístup k internetu omezený nebo nedostupný. Některé nástroje pro sledování času, včetně nástrojů TSheets, nabízejí funkce GPS, takže můžete fyzicky sledovat, na čem jsou vaši zaměstnanci terénu.
Mnoho nástrojů vám umožní nastavit výstrahy, které zaměstnancům připomínají hodiny a výstupy z nich, a ochrannou funkci pro automatické vypínání zaměstnanců, kteří nemají být přítomni.
Časové listy
Manipulace s časovým rozsahem je důležitou součástí aplikace pro sledování času. Software, který umožňuje rozdělit časové rozvrhy podle projektu, je ideální, protože usnadňuje vyúčtování. Při výběru řešení věnujte pozornost jeho schvalovacímu postupu.
V ideálním případě chcete řešení, které umožňuje manažerovi projektu nebo oddělení rychle a snadno schválit nebo odmítnout časový rozvrh. Timesheets.com je příklad řešení, které vám umožní dělat právě to. Mnoho aplikací vám po odeslání výkazu časů nebo výdajů pošle emaily.
Řízení přesčasů je dalším aspektem softwaru pro sledování času, který vám může usnadnit život a ušetřit peníze. Mnoho z nejlepších aplikací nabízí výstrahy přesčasů, které mohou oznámit manažerovi, když zaměstnanec přechází. To vám může pomoci vyhnout se placení nákladných přesčasů v případech, kdy to nemusí být nutné.
Projektový management
Nejlepší software pro sledování času vám umožní sledovat zdroje projektu a sledovat úkoly a některé vám umožní přidávat poznámky projektu k úkolům tak, aby se všichni účastníci nacházeli na stejné stránce.
Podpora nahrávání fakturovatelných a nezapisovatelných výdajů a tvorba faktur jsou další užitečné funkce, které některé nástroje pro sledování času, jako například Replicon, zahrnují a pomáhají překlenout propast mezi řízením projektů a mzdovým řádem.
Zprávy
Nahlasování je zásadní výhodou aplikace automatického sledování času. Dobrý software, jako je Toggl, vám umožňuje generovat celou řadu různých přehledů, které vám pomohou manažerovi získat informace o věcech, jako jsou pracovní doba, náklady a faktury. Přehledy lze obecně přizpůsobit, což uživateli umožňuje přesně definovat, které informace chtějí být zahrnuty do přehledů. I když software může shromažďovat všechna tato data, je velmi důležité, aby správci měli správný výcvik, aby mohli analyzovat a interpretovat data co nejefektivněji.
Ujistěte se, že vybraná aplikace pro sledování času obsahuje schopnost exportovat nebo tisknout přehledy, takže je lze snadno sdílet s šéfy nebo zaměstnanci.
Pomoc a podpora
I když je nutné, abyste si vybrali řešení pro sledování času, které je spolehlivé a snadno použitelné pro všechny ve společnosti, je také důležité, abyste si vybrali službu podpory zákazníků aplikace.
Ti nejlepší by měli mít podporu e-mailu, telefonu a živého rozhovoru, abyste mohli rychle vyřešit problémy se softwarem během integrační fáze a rychle vyřešit všechny problémy, které nastanou.
Integrace
Důležitým faktorem, který je třeba při výběru aplikace sledování času věnovat pozornost, je věnovat pozornost integraci. Integrace jsou klíčové, protože umožňují synchronizovat aplikaci sledování času s daty z jiného podnikového softwaru, který již používáte.
Podívejte se na software pro sledování času, který nabízí integraci s balíčky, které používáte pro výplatní listiny, CRM, účetnictví, správu obsahu, správu projektů a ERP a budete mít možnost využít své funkce pro sledování času.
Udělejte si čas na výzkum všech těchto faktorů při výběru nejlepšího sledovacího softwaru a výplata bude znamenat zvýšení produktivity zaměstnanců, lepší kontrolu výdělků a lepší přesnost fakturace. Co to znamená v reálném vyjádření, jednoduše řečeno, je úspora nákladů pro vaše malé firmy.
Tovární časové hodiny Fotografie přes Shutterstock
15 komentářů ▼
