Představte si, že jste nuceni provést pušku skrze kartotéky při hledání staré složky s důležitým dokumentem, který potřebujete k vyřešení požadavku zákazníka.
Vyhledání takových informací v podaném papírovém dokumentu může být zdaněním, frustrující a bezpochyby zpomalením. Pokud však skenujete staré dokumenty a uložíte je do elektronické databáze, může to pro vaše podnikání mnohem jednodušší a efektivnější.
$config[code] not foundCo je skenování dokumentů?
Skenování dokumentů, známé také jako zobrazování dokumentů, je jednoduše definováno jako proces zachycení digitálního obrazu papírového dokumentu (nebo mikrofilmu).
"Je to způsob, jakým jsou papírové dokumenty převedeny na elektronické prohledávatelné obrázky, což může značně pomoci vašemu podnikatelskému procesu." Neil McKeever, specialista na zobrazování dokumentů s britským managementem dokumentů a skenovací službou Kefron, uvedl Small Business Trends v e-mailové odpovědi.
Celý proces převodu fyzických dokumentů do digitálního formátu zahrnuje také skenování a zachycení obrazu pomocí softwaru OCR (Optical Character Recognition). OCR inteligentně rozpozná digitální snímky a přemění je do textových dokumentů, které umožňují vyhledávání klíčových slov v dokumentu.
"Když je provedeno správně, skenování dokumentů může změnit způsob, jakým vaše podnikání funguje k lepšímu, a ušetří vám čas i peníze," dodal McKeever.
Obchodní výhody skenovacích dokumentů
Podle společnosti McKeever, jejíž úkolem je pomáhat malým i firemním zákazníkům provádět a udržovat svůj systém správy informací co nejefektivnějším a nejaktuálnějším způsobem, existuje řada důvodů, proč může skenování dokumentů (nebo zobrazování) pro vaše podnikání být cenné.
Vysvětluje šest klíčových výhod pro skenování dokumentů pro firmy:
1. Skenování dokumentů vám ušetří čas a peníze
Díky snadnému přístupu ke všem vašim souborům a dokumentům po kliknutí na tlačítko, vy nebo vaši zaměstnanci nebudete muset ztrácet čas hledáním políček a souborů v pokusu o nalezení dokumentu, který potřebujete. Nebudete platit zaměstnance za úkol, který by mohl trvat hodiny, kdy by měl být dokončen za pár vteřin.
2. Skenování dokumentů zlepšuje služby zákazníkům
Díky zobrazování dokumentů můžete digitalizovat každou část souboru a indexovat ho pomocí celé řady metadat. To znamená, že pokud požadujete konkrétní informaci - například číslo faktury - můžete ji najít okamžitě. To je zvláště užitečné, pokud chcete co nejrychleji uspokojit potřeby vašich zákazníků.
3. Skenování dokumentů snižuje úložný prostor
Převedením všech vašich fyzických dokumentů na digitální soubory už nebudete muset ukládat, kde jsou blízko. Mohou být zabaleny a zasílány tak, aby zajistily vyhrazené místa, uvolnily místo ve vaší kanceláři pro důležitější věci a snížily náklady spojené s ukládáním papírových souborů.
4. Skenování dokumentů zlepšuje zabezpečení
Vzhledem k tomu, že tyto papírové soubory nepotřebujete na místě, můžete je uchovávat ve vyhrazených úložištích, které mají vynikající bezpečnostní protokoly. Nebudete se muset starat o bezpečnost ve vaší kanceláři, neboť všechny digitální soubory a zálohy mohou být uloženy vzdáleně na vysoce zabezpečených serverech.
5. Skenování dokumentů umožňuje sdílet a spolupracovat
Dalším velkým přínosem digitálních souborů přes papíry je sdílení dokumentů. Mnoho spolupracovníků může přistupovat ke stejnému dokumentu v případě potřeby, čímž se opět sníží čas plynoucí z toho, že papírové soubory musí být předávány z jednoho oddělení do druhého.
6. Skenování dokumentů vám pomůže splnit požadavky na dodržování předpisů
Nakonec můžete zjistit, že postupy ve vašem oboru vyžadují, abyste některé dokumenty uchovávali digitálně i fyzicky. Bezpečné a efektivní řešení pro zobrazování dokumentů vám nyní ušetří čas a úsilí.
Skenování fotografií pomocí programu Shutterstock
3 Komentáře ▼
