Věděli jste, že zaměstnavatelé, kteří neposkytují požadované formuláře pro podávání zpráv o cenové dostupnosti (Obamacare) s IRS, mohou podléhat maximálnímu trestu ve výši 3 milionů dolarů? To stačí, abyste vás v noci drželi! A to je jen jeden zákonný požadavek.
Zaměstnavatelé dnes čelí široké škále požadavků na vedení záznamů zaměstnanců, neboť tato infographic od společnosti ComplyRight, která se zaměřuje na osvobození majitelů malých podniků od plnění požadavků na dodržování předpisů, je jasná. A zdá se, že tyto požadavky roste každým rokem.
$config[code] not foundProblémy s papírování a záznamem mohou být pro malé podniky náročnější, protože menší jednotky mají méně personálu k řízení lidských funkcí nebo nemusí mít vůbec žádné zdroje lidských zdrojů. Ale dobrou zprávou je, že technologie vám pomůže udržet se nad rámec požadavků na dodržování předpisů jako zaměstnavatele.
Zde jsou některé požadavky na vedení záznamů zaměstnanců, které vás mohou překvapit (nebo šokovat):
Zveřejňování nabídek
Když zaměstnavatelé zveřejní inzeráty na nové pracovní místa, musí si uchovat rekord na jeden rok podle zákona o diskriminaci na základě zaměstnání podle věku (ADEA).
Žádost o práci
Zaměstnavatelé, na které se vztahuje ADEA, zákon o amerických zdravotně postižených osobách (ADA) a / nebo hlava VII zákona o občanských právech (hlava VII), musí uchovávat všechny uchazeče o zaměstnání alespoň jeden rok. Jednoroční požadavek platí i pro sezónní a dočasné pracovníky.
Obnoví
Požadované životopisy musí být archivovány po dobu jednoho roku podle ADEA a ADA. Neexistuje však žádný požadavek uchovávat nevyžádané životopisy.
Záznamy o ukončení
ADA a hlava VII vyžadují, aby všechny záznamy o ukončení pracovního poměru byly uchovávány po dobu jednoho roku po skončení pracovního poměru zaměstnance.
Plány přínosů
ADEA požaduje, aby plány požitků byly vedeny k záznamu po dobu jednoho roku po ukončení plánu v rámci ADEA. Kromě toho zákon o zajištění důchodového zabezpečení zaměstnanců (ERISA) vyžaduje, aby záznamy o plánech dávek byly uchovávány v evidenci po dobu šesti let.
Hodnocení výkonnosti
Zákon o spravedlivých pracovních normách (FLSA) vyžaduje, aby hodnocení výkonnosti byly uchovány po dobu dvou let.
Záznamy o nezaměstnanosti
Podle federálního zákona o nezaměstnanosti (FUTA) byste měli uchovávat záznamy o nezaměstnanosti po dobu čtyř let od data splatnosti daně nebo platby, podle toho, co nastane později.
I-9 Formuláře
Formuláře I-9 a dodatečné ověřovací informace ověřující, že zaměstnanci mají povoleno pracovat v USA, musí být uchováváni po dobu tří let ode dne pronájmu nebo jeden rok po datu ukončení, podle toho, co nastane později. Rozhodným právem je zákon o reformě a kontrole přistěhovalectví (IRCA).
Pracovní smlouvy
Máte-li pracovní smlouvy se zaměstnanci, musíte mít všechny smlouvy na tři roky podle FLSA.
Formuláře OSHA pro úrazy a nemoci
Zaměstnavatelé s 11 a více zaměstnanci musí uchovávat všechny formy hlášení zranění nebo nemoci po dobu nejméně pěti let po skončení kalendářního roku.
Znepokojivá shoda s krajinou
Jak ukazuje výše uvedený seznam, zaměstnavatelé podléhají neustále se rozrůstajícímu počtu zákonů o vedení záznamů zaměstnanců.
Není to jen počet právních požadavků, které zpochybňují dodržování předpisů. Je to fakt, že zákony se stále mění a jsou složité.
Zákony jsou často plné nuance, výjimek a detailních definic. Požadavky na vedení záznamů se mohou vztahovat na některé zaměstnavatele na základě jejich velikosti nebo odvětví, nikoliv však jiné.
Zákony se také často mění a doplňují se nové zákony a předpisy. Pokud vás někdo nevědomí o změně nebo o novém zákonu, vaše společnost by mohla skončit platbou velkých pokut. Nezapomeňte, že nedostatek znalostí obvykle není obranou.
Technologie: základní základ pro dodržování požadavků zaměstnavatele
Zachování záznamů zaměstnanců je dnes jednou z oblastí, kde technologie vylepšuje podmínky pro malé podniky.
Dobrá aplikace pro záznam zaměstnanců vám pomůže lépe splnit právní požadavky, které se vztahují na vaše podnikání - to je dáno.
Dnešní nejlepších software pro zaznamenávání záznamů však může přidat ještě mnohem větší hodnotu.
Nejlepší aplikace pomáhají produktivitě tím, že pomáhají malým podnikovým týmům pracovat chytřeji, ne těžceji. Tip: podívejte se na software, který je rychlý, abyste mohli začít, intuitivní a snadno ovladatelný. Podívejte se také na funkce, jako jsou automatické výzvy a připomenutí pro vyšší efektivitu.
Dobrá aplikace pro záznam zaměstnanců může ušetřit peníze řízením rizik. Získáváte klid a spíte lépe, protože vaše malá firma má nástroje, které splňují složité požadavky na vedení záznamů, stejně jako velké společnosti.
Zde je další obrovský přínos technologie: elektronické záznamy namísto papíru. Udržování pevných kopií záznamů zaměstnanců vyžaduje nejen velké množství fyzického prostoru, ale také vyžaduje extrémní organizaci. Průměrný zaměstnanec každoročně ztrácí 400 hodin a hledá papírové dokumenty.
Elektronická dokumentace získává trakci na papíře podle ComplyRightu. Není překvapením proč. Když jsou záznamy uloženy elektronicky, informace jsou konsolidovány na jednom místě a snadno vyhledatelné. Zaměstnanci mohou načíst data zaměstnanců několika kliknutími.
A jak vaše společnost roste a záznamy se množí, elektronické systémy vedení záznamů usnadňují organizaci a získávání rostoucích objemů dat. Bez přetahování neefektivního papíru můžete také rychleji měnit svou firmu.
Kde najdete nápovědu pro vedení záznamů zaměstnanců
Chcete-li si prohlédnout podrobný seznam požadavků na vedení záznamů o zaměstnance a zjistěte, které údaje se vztahují k vaší firmě, stáhněte si zdarma od společnosti ComplyRight bezplatné "Pokyny pro uchovávání záznamů o zaměstnance pro zaměstnavatele a personální manažery".
A podívejte se na aplikaci Zaměstnanecké záznamy od společnosti HRDirect. Je zdarma a rychle začít - a zjednodušuje správu záznamů zaměstnanců.
Správce fotografií pomocí programu Shutterstock
Více v: Sponzorováno 3 Komentáře ▼
