Dokumentace jak vynikajícího, tak špatného chování vašich zaměstnanců je důležitá pro zmírnění stresu výročních hodnocení výkonnosti. Koneckonců můžete mít každý rok pět, deset nebo dokonce 20 zaměstnanců, které musíte každoročně vyhodnocovat, a vzpomínka na chování jednotlivých pracovníků je náročná, aniž by se jednalo o konzistentní sdělení. Udělejte tak čas na rozvíjení solidních dovedností v oblasti dokumentování pro podrobnější a přesnější hodnocení zaměstnanců.
$config[code] not foundVezměte si každodenní poznámky o vašich zaměstnancích, které budou sloužit jako připomínka při každoročních hodnoceních výkonnosti, jak uvádí Kathryn Claytor, autor knihy "Document Employee Performance Daily" na webové stránce University of New Hampshire Technology Transfer Center. Zaznamenejte jak pozitivní, tak negativní slovní konverzace, jakož i jazyk těla vašich zaměstnanců během těchto výměn. Napsal například 17. května 2010, 15:15: Vedoucí publika slyšela, že je Cathy hrubá ke svému spolupracovníkovi Leeovi. Řekla: "Není to moje práce, abych vám pomohl sestavit adresář" poté, co ji Lee požádal pomoc a naše kancelářská politika je, že pomáháme ostatním, když se o to ptají. "Cathy složila ruce před Lee v frustraci." Diskutujte o chování se zaměstnancem a dokumentujte její odpověď: "17. května 2010, 15:30: Diskutovala s Cathy, že odpověděla na Lee, když požádala o pomoc při sestavování adresáře." Cathy se usmála a zdálo se, že souhlasí s tím, že pomůže Leeovi ona by se omluvila. " Vezměte věc uzavřenou, pokud zaměstnanec bude příznivě reagovat na vaše setkání s ní. Pokud však hrubé chování pokračuje, nebo pokud se na vašem setkání zdá vzdorovité, varujte ji, že umístíte poznámku do jejího souboru zaměstnanců.
Snažte se hledat i ty nejmenší ukazatele pozitivního chování a odměňujte je okamžitě, podle článku nazvaného "Dokumentace výkonnosti zaměstnanců", na webových stránkách Proactive Practice Management. Zaznamenejte si například "12. června 2010 a 10:00." Tom dostal pět komplimentů na obchodním jednání o jeho přátelských interakcích se zákazníky po telefonu. Tom odměnil certifikátem excelence pro zákaznické služby. " Průběžně dokumentujte a rozpoznávejte vynikající chování pravidelně po celý rok, abyste zvýšili kancelářskou morálku a ulehčili námahu při každém nadcházejícím hodnocení výkonu.
Diskutujte o vynikajícím i špatném chování na písemném hodnocení, říká Claytor. Připomínejte zaměstnance za vynikající chování, jako je zdvořilost nebo přívětivost, nebo jakékoli chování, které se časem zlepšilo. Pokud jste zdokumentovali špatné chování, které se nezlepšilo, upozorněte svého zaměstnance na písemné poznámky, které jste vložili do svého souboru, stejně jako na schůzky, abyste o těchto záležitostech diskutovali. Pokud špatné chování přetrvává, okamžitě ukončete zaměstnance.
Do osobního spisu zaměstnanců uchovávejte pouze materiály týkající se žádosti o zaměstnání, pracovní dopisy a pracovní smlouvy podle článku s názvem "Zaměstnavatelé, kteří by měli a neměli uchovávat personální soubory zaměstnanců" na webových stránkách HR Hero Line. Do souboru, který nemáte v úmyslu použít k vyhodnocení, nezapisujte nic, včetně zdravotních záznamů a osobních karet, jakož i dopisů. Uchovávejte dopisy od zákazníků a ocenění, pokud je chcete použít k hodnocení zaměstnance.
