Zaměstnanci úřadu poskytují pomoc pracovníkům v kanceláři. Zachovávají záznamy a systémy archivace a často jsou odpovědné za zadávání údajů.Mohou udržovat databázi zákazníků nebo inventáře a vytvářet korespondenci pro zasílání pošty a četli a předali poštu správnému oddělení. Celkovým cílem každého správce kanceláře je ulehčit práci svého nadřízeného.
Správa databáze
Od zaměstnanců kancelářské administrativy se obvykle neočekává, že budují databázi, ale budou muset zadávat podrobnosti a včas upozornit na záznamy, které splňují určitá kritéria. Musí také vytvářet zprávy založené na databázových informacích. Tyto zprávy jsou obvykle předávány vedoucím zaměstnancům nebo prezentovány na konferenci.
Příprava korespondence
Korespondence může být individuální dopis nebo informační bulletin určený pro všechny klienty. Zaměstnanci úřadu musí připravit poznámky a oznámení a poslat je všem zaměstnancům. Očekává se, že pracovníci administrativní správy se budou zabývat e-mailovými dotazy a buď odpověď odešlou e-mail na příslušné oddělení.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingSpráva plánů
Objednávání schůzek, plánování konferencí a informování zaměstnanců o plánech tradičně znamenalo zapsat všechny schůzky do centrálního deníku a poslat týdenní nebo denní aktualizace zaměstnancům. Nyní je většina plánů dokončena elektronicky pomocí programů pro správu dat, jako jsou aplikace Outlook, iCal nebo Eudora. To umožňuje zaměstnanci úřadu administrativy aktualizovat a publikovat několik kalendářů elektronicky. To umožňuje ostatním zaměstnancům současně kontrolovat kalendáře a podle potřeby upravovat.
Odpovědět na telefony
Pracovníci administrativní správy odpovídají na telefony a buď se zabývají zákazníky nebo je přenášejí na oddělení, které je lépe vyhovuje jejich dotazům. Je také povinností pracovníků administrativní kanceláře zaznamenávat podrobné zprávy a veškeré kontaktní informace volajícího.
