V tento den elektronické kanceláře je možné pojetí podání papírů považovat za samozřejmost. Vypracování účinných politik archivace kanceláří může pomoci uchovat důležité dokumenty a aktivní dokumenty snadno dostupné. Bez ohledu na to, kolik dokumentace se provádí na počítačích, bude vždy existovat určitá částka, která musí být vytištěna a podána ručně. Držte se v kanceláři a můžete provozovat efektivnější kancelář.
$config[code] not foundOdpovědnost
Bez ohledu na to, jak může být podrobná politika podání v kanceláři, musí být každý den zodpovědný za provádění zásad, aby byl účinný. Delegování archivního orgánu se může lišit v závislosti na objemu informací, které mají být podány, na složitosti systému podávání a na tom, jak často jsou informace získávány a je třeba je znovu odesílat.
S dobrou kartotékou by podání mělo být provedeno pouze odpovědnou osobou. Pokud někdo jiný odstraní dokument, mělo by existovat pravidlo, že dokument je umístěn v "koši", který podá odpovědná strana. Pokud je několik osob odpovědných za podání, měli byste vytvořit systém v každé složce, kde poslední osoba, která podala něco, musí podepsat své iniciály. K udržení dobrého systému podávání musí být zodpovědní lidé zodpovědní.
Barevné kódování
Podle PowerHomeBiz.com jedním ze způsobů, jak udržovat soubory organizované, je jejich kódování barev. Můžete zbarvit kódové soubory pomocí barevných nálepků nebo si můžete zakoupit složky různých barev pro použití ve vašich skříních.
Když oddělujete podle barvy, může být efektivnější používat systém barevného kódování pro obsáhlejší nadpisy a pak jiný systém pro podkategorie. Všechny finanční dokumenty mohou být například uvedeny v zelené zprávě, ale dokumenty týkající se daňových informací by měly mít svůj vlastní systém. Experimentujte s barevným kódováním systému barevného kódování. Zelené složky mohou být použity pro finanční doklady, ale štítky s červenou kartou mohou být uvedeny na daňové informace.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingAktivní a archivace
Nejčastěji používané soubory budou ty, které by měly být považovány za aktivní a ty, které nebudou pravidelně odkazovány, lze archivovat. Aktivní souborový systém je dynamický a ponechává prostor pro expanzi a doplnění. Jakmile byl dokument považován za jeho aktivní fázi, přesune se do archivace. Udržujte aktivní soubory k dispozici pro ty, kteří je budou potřebovat, a neustále usilujte o organizaci vašich aktivních souborů každý den.
