Pokud jste jedním z milionů zaměstnanců, kteří tráví průměrně 21 procent svého času na schůzkách, víte, že jsou časově náročné a často vykolejí váš denní seznam úkolů.Pravděpodobně nebudete schopni zrušit všechny z nich (ačkoli některé společnosti se usilují o setkání s dny bez setkání), ale můžete je produktivnější. Zde je návod, jak uspořádat schůzku, která nebude vašim spolupracovníkům spát ani ztrácet čas.
$config[code] not foundNastavte Agenda
Zní to snadně, že? Pokud však nemáte program obsahující seznam konkrétních položek, je tu velká šance, že schůzka vynechá téma a konverzace se bude soustředit na cokoliv, od skóre hry až po drobné stížnosti. Převezměte kontrolu zasláním agendy účastníkům předem. Požádejte všechny, aby přišli připraveni na to, aby se zabývali přiloženými položkami, a také nabídli účastníkům možnost přidat položku na poslední chvíli, pokud se domnívají, že je pro diskusi absolutně zásadní.
Požádejte každého, aby přispěl
Vedle stanovení agendy a požadavku na to, aby byli všichni připraveni, udělejte další krok a skutečně přiřaďte každému úkolu specifickým pro setkání. To by mohlo být tak jednoduché, jako kdyby každý z nich strávil jednu minutu na začátku a předvedl klíčové momenty své práce / týmu za poslední týden nebo měsíc. V případě setkání, které se zabývají probíhajícími projekty, se může stát, že se každý bude muset připravit na diskusi o zjištěních nebo nabídnout opravy. Například jsem kdysi pracoval pro společnost, kde zaměstnanci udělali nepořádek z kuchyně a žádný problém připomínek z HR nevyřešil problém. Řídící tým zvolal schůzku, aby diskutovala o řešeních. Bylo nám řečeno, abychom přišli alespoň s dvěma nápady. Tímto způsobem jsme dokázali promluvit o konkrétních myšlenkách a rozhodli se, že budeme pokračovat v prvních dvou. Jako dodatečný bonus jsme provedli úkol za 45 minut namísto celé hodiny, která byla přidělena.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingPonechejte notebooky na stole
Pokud nekonáte schůzku a dáte úžasnou prezentaci (ne jinou aplikaci PowerPoint, prosím), stahujte notebook. Odborníci podrobně popisují, jak zírající na našich obrazovkách brání vzájemné interakci a empatii, což ztěžuje dosažení konsenzu. Kromě toho rozptýlení stráví čas a tyto schůzky trvají déle, než je potřeba. Chcete-li si vzít poznámky, používejte pero a papír, studie našly lidi, kteří psát věci staromódním způsobem, si skutečně uchovávají více informací.
Udržujte seznam účastníků krátký
Nepotřebujete vstupy celého týmu v raných fázích plánování. I když nechcete vynechávat lidi, kteří jsou pro tento proces kritický, nepotřebujete ani 50 lidí. Rozhodněte o kritických zúčastněných stranách pro každé zasedání. Pokud se jedná o dlouhodobý projekt, tyto subjekty se s projektem posunou, ale před zasláním pozvánky si položte následující otázky: Je to osoba odborníkem na předměty, rozhoduje o rozpočtu nebo o finančních otázkách a potřebuje v této fázi procesu? Pamatujte, jen proto, že někdo není součástí schůzky, neznamená, že by neměly být aktualizovány. Přiřaďte konkrétním lidem, aby sdíleli informace mimo jádro skupiny, aby zajistili, že týmy nebudou mít pocit, že zůstávají ve tmě.
