Jak psát oficiální poznámku s přílohami a iniciály

Psaní formálního memoranda je efektivní způsob komunikace uvnitř společnosti. Napište poznámku autoritativním hlasem, který hodlá informovat spíše než zastrašit čtenáře. Doplňkové informace, které jsou součástí poznámky, jsou známy jako přílohu a schránky jsou typicky opatřeny písmeny. Formální poznámka obsahuje konkrétní části a obsahuje na konci iniciály spisovatele i asistenta. Ačkoli většina poznámek je na jedné stránce nebo méně, nezapomeňte do konce poznámky zahrnout souhrnný odstavec, pokud je delší než jedna stránka.

$config[code] not found

Vytvořte záhlaví poznámky, která obsahuje části "Na", "Od" a "Předmět". Rozhodněte, kdo potřebuje kopii poznámky. Pokud obsahujete přílohy, rozhodněte se, kdo potřebuje získat přílohy, a kdo potřebuje kopii poznámky, aby si byl vědom informací a aby byly přílohy distribuovány (například může správce vytvořit přílohu a nemusí nutně potřebovat kopii). Zahrnout jména všech, chcete-li získat poznámku v části "Do" nadpisu. Lidé, kterým chcete kopírovat, přejděte do části "cc" poznámky na konci poznámky. Mohou také existovat lidé, kterým chcete o této poznámce soukromě informovat. Tito příjemci budou "nevidomí kopírováni". Bude jim poskytnuta kopie této poznámky, ale nebude zveřejněna v sekci "Do" nebo "cc".

Napište tělo poznámky jasně a stručně. Použijte přímý a formální jazyk, ale zachovávejte si poznámku z hrozivého zastrašování nebo hanobení. Dlouhé poznámky by měly obsahovat nadpisy odstavců, které jim usnadní čtení.

Dokončete poznámku. Na závěr textu poznámky by se měly objevit iniciály autora s iniciály asistenta po lomítku "XX / yy". Iniciály autora jsou kapitalizovány; asistenti jsou malí. Pod tímto dvěma místy dolů by mělo být slovo "Přílohy (x)" s počtem příloh obsažených v závorce, jestliže existuje více než jedna. Dále vyberte seznam lidí, které chcete kopírovat, nebo "cc". Mělo by být ve formátu seznamu. Lidé, kteří jsou slepí kopírováni, by měli být psáni ručně na svých kopiích. Nezapomeňte zahrnout "bcc" tak, aby věděli, že byly anonymně zkopírovány. Autor poznámky by měl počkat jeho jménem v sekci "Od" záhlaví před tím, než bude rozdána poznámka.

Tip

Uložte další kopii nebo dvě poznámky do souboru s přílohami v případě, že někdo jiný potřebuje být přidán do distribučního seznamu.

Opravte si poznámku o typografických chybách, které kouzelné chyby chybí (formulář / od).

Většina softwaru pro zpracování textu obsahuje šablonu poznámek, pokud vaše společnost neuvedla jednu, kterou bude používat.

Varování

Ujistěte se, že jste zahrnovali všechny příjemce v sekci "Komu" v poznámce.

Poznámky by měly být použity pouze pro interní komunikaci firem. Komunikace s dodavateli nebo klienty by měla být napsána ve formátu dopisů.