Zůstáváte organizováni je zásadní pro to, abyste se ujistili, že kancelář běží hladce. Jako výkonný asistent se často snažíte udržet kancelář efektivní a pokud nejste připraveni, věci se mohou stát hektickým. Budete požádáni o plnění úkolů denně, týdně a měsíčně. Bez organizace je snadné se zmást a zapomenout na důležité termíny.
Do oblasti
Určete část svého stolu jako oblast "úkolů" namísto toho, abyste všude měli lesklé poznámky a papír. Položte položky do schránky nebo složky na stole a pravidelně je kontrolujte po celý den. Při dokončení úkolů odstraňte položky z pracovního stolu do "hotového" složky nebo do pole pro podání. Na začátku každého dne sestavte kompletní seznam úkolů pro daný den a vložte jej do složky úkolů. Odstraňte úkoly po dokončení. Přidejte úkoly, které přicházejí k vám a na konci dne se ujistěte, že je vše dokončeno.
$config[code] not foundNastavte Dny
Označte dny pro týdenní úkoly. "Tvůj týden můžete uspořádat, takže určitě určitě uvidíte, co budete dělat," říká Victoria Moran z časopisu OfficePRO Magazine. Například zvolit ve středu jako den skartace a udržovat papíry, které potřebují skartovat do krabice, dokud není čas. Nebo v pátek zaplatíte drobné peníze. To může také pracovat s každodenními činnostmi. Moran navrhuje vrátit hlas a e-mail v určitých časech denně. (REF1) Tímto způsobem nebudete muset zastavit to, co často děláte během dne.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingBarevné kódování
Použití barevného kódování vám pomůže uspořádat, co je třeba udělat a kdy. "Vždy si přemýšlejte o tom, jaké úkoly plníte a jak často je provádíte," říká Judith Allen z Admin Secrets. (REF2) Kód týdně zadáním jedné barvy jako červené; dávají každodenní úkoly modré, měsíční úkoly žluté a tak dále. Umístěte úkoly do složek s kódem a pak si vezměte kalendář a označte, co je třeba udělat s barevným čtvercem za ním. Na elektronických kalendářích zadejte slova v barvách úloh, pokud nelze vytvořit krabici.
Sdílejte zodpovědnost
Sdílení odpovědnosti je zásadní součástí organizování. Může se to zdát těžké, protože jste tou osobou, na kterou jsou delegovány většina úkolů, ale může to být provedeno. Někdy včasnost vašeho úkolu závisí na činnosti vašich nadřízených a spolupracovníků. Pokud jste zodpovědný za vyvažování knihy, dejte co-pracovníkům lhůtu, aby se obrátili na své pahýlky. Také je nechte odhlásit každou kontrolu, kterou přebírají z knihy. Pokud se šéf chystá na výlet, požádejte ho, aby napsal nebo dal kontrolní seznam toho, co je třeba udělat. Pak mu dejte kopii seznamu, abyste se ujistili, že jste oba na stejné stránce. Také dáváte spolupracovníkům speciální složky, které vám umožní zapsat všechny drobné peněžní příjmy do jedné složky. Tímto způsobem nebudete muset jít dolů po něčem, když je čas na smíření zásuvky.
