Funkce tajemníka mohou zahrnovat různé úřední funkce, jako je telefonování, psaní, podávání, otevření pošty a získávání kávy. Sekretář, který slouží jako asistent manažera, má podobné funkce. Tento druh tajemníka se však přímo hlásí manažerovi (na rozdíl od všech ostatních ve společnosti) a pomáhá manažerovi různými způsoby, jak ulehčit práci a udržovat kancelář organizovanou.
$config[code] not foundKomunikační funkce
Jako sekretářka manažera budete často prvním kontaktním osobem pro ty, kteří se pokoušejí oslovit vašeho šéfa uvnitř i vně společnosti. Na rozdíl od recepčního nebo generálního sekretáře, který odpovídá telefonu pro celý personál, může být zodpovědný pouze za příchozí hovory pro vašeho manažera. Budete muset provést volání, abyste zjistili, zda můžete volajícímu pomoci, nebo zda je váš šéf k dispozici pro přijetí hovoru. Pomoc správce zahrnuje pozdrav návštěvníků, kteří přijdou do kanceláře vašeho manažera a řídí je podle pokynů vašeho manažera. Funkce tajemníka pro vašeho manažera může také zahrnovat spojení s jinými odborníky v jejím jménu prostřednictvím písemné korespondence, telefonování a zasílání e-mailů.
Funkce organizace
Manažeři očekávají, že jejich sekretářky budou organizováni. Budete zodpovědní za to, že kancelářské soubory budou uchovávány řádně a všechny důvěrné dokumenty budou umístěny v bezpečném prostoru. Možná budete muset třídit příchozí poštu, abyste zjistili, co je dáno vašímu manažerovi, podáno nebo vyřazeno. Poskytování pomoci manažerovi často zahrnuje vedení jeho plánu. Očekává, že budete sledovat jeho schůzky, naplánovat schůzky a v případě potřeby učinit jejich cestu. Mezi další funkce patří nastavení konferenčních hovorů a účast na schůzkách, poskytování agendy a minuty.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingManažerské funkce
I když jste sekretářem manažera, některé z vašich povinností může zahrnovat řízení. Asistovat manažerovi může někdy znamenat, že byste jako manažer sám vystupoval. Váš šéf vám může dát úkol dohlížet na určité projekty, jako je správa databáze nebo vytváření a aktualizace zpráv. Pokud jsou v kanceláři další pracovníci úředníků, můžete být zodpovědní za jejich správu a přiřazování jejich každodenních úkolů. Mohou se nahlásit přímo vám, namísto vašeho manažera, a můžete jim sloužit jako jejich přímý nadřízený. Mohli byste být také vyzváni, abyste vyškolili ostatní zaměstnance a dokonce instruovali svého nadřízeného v takových záležitostech, jako je výuka, jak provozovat kancelářské stroje nebo využívat softwarové balíčky.
