Telefonní hovory jsou životně důležitým prostředkem komunikace pro zdravotnickou kancelář.Z tohoto důvodu je řada lékařů telefonicky zodpovězena 24 hodin denně, sedm dní v týdnu, pomocí telefonního záznamníku mimo pracovní dobu. Efektivní a efektivní telefonní postupy budou profesionálním způsobem sloužit potřebám pacientů a zaměstnanců.
Zpracování příchozích hovorů
Zjistěte, jaké informace potřebují od pacientů. Při odpovědi na telefon se zaměřte na volajícího. Mluvte jasně a pomalu. Při konverzování zaznamenávejte poznámky. Nechte volajícího uvést jeho jméno. Adresujte volajícího podle jména během konverzace. Mnoho hovorů bude pacientů, kteří potřebují schůzky, ale někteří budou vyžadovat lékařskou pomoc od zdravotní sestry nebo lékaře. Je-li třeba zpětné volání, zaznamenejte jméno a telefonní číslo osoby. Požádejte ho, aby vyslovil své jméno. Pokud bude k jeho záznamům přistoupen, aby odpovídal na jeho žádost, požádejte o identifikaci informací, jako je datum narození. Tím zajistíte, že se budou konzultovat správné záznamy, jelikož jméno pacienta a datum narození musí odpovídat. Uveďte jasné, stručné poznámky o povaze hovoru. Mějte na paměti čas, datum a vaše iniciály. Informujte pacienta o tom, kdy může očekávat návrat. Usmívejte se, když mluvíte. Usmívající se efekty, jak zníte. Před dokončením hovoru se zeptejte, zda jste vyřešili všechny otázky volajícího.
Manipulace s žádostmi o náplň předpisu
Pokud pacient požádá o doplnění na předpis, budete potřebovat následující informace: jméno pacienta a telefonní číslo, název léku, délku trvání pacienta, příznaky, jméno lékárny a telefonní číslo lékárny. Informujte pacienta, pokud budete volat zpět, abyste potvrdili, že byla objednána náhradní náplň.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingŘešení požadavků pacienta na mluvení s doktorem
Váš lékař určí, co představuje nouzovou situaci vyžadující okamžitou přítomnost v telefonu. Lékaři obecně nepřijmou telefonní hovory s výjimkou jiných lékařů a členů jejich rodiny. Všechny ostatní hovory s výjimkou tísňových volání jsou v průběhu dne nebo na konci dne vráceny. Ujistěte se pacienta, že lékař zavolá zpět a poskytněte přibližnou denní dobu, pokud je to možné.
Ostatní funkce Office Phone Essentials
Při přijímání telefonu nepijte, nejezte ani žvýkejte gumu. Odpovězte na telefon třetím kroužkem. Nepoužívejte slang nebo neprofesionální slova a fráze. Vždy se zeptat, než zavoláte volajícího. Vraťte se s volajícím do 30 sekund. Pokud je to nutné, zeptejte se, zda můžete pacienta zavolat zpět během několika minut. Vyhněte se podržení několika hovorů najednou. Vždy si pamatujte, že jste v profesionálním prostředí.
Velká dětská praxe rutinně odpověděla na telefon tím, že uvedla svůj obchodní název a říkala: "Prosím, držte se", než volající může vyslovit slovo. Tento neprofesionální způsob byl provokující. Ukončila se, když jeden z praktických lékařů zavolal a obdržel stejnou léčbu jako rodiče pacientů. Okamžitě přepracoval svůj telefonní protokol.
