Pokud hledáte kancelářskou práci, můžete si být jisti, co zaměstnavatelé myslí, když žádají o obecné kancelářské dovednosti. Přestože každé pracoviště je jedinečné, existují společné povinnosti, které se očekává od obecné kancelářské pomoci. Čím více dovedností můžete nabídnout potenciálnímu zaměstnavateli, tím lépe máte šanci získat práci, kterou chcete. Ať už se jedná o generálního kancelářského asistenta, generálního ředitele nebo generálního pracovníka, zde jsou některé dovednosti, které zaměstnavatelé nejčastěji hledají při výkonu obecných úkolů:
$config[code] not foundPsaní na stroji
Zaměstnavatelé obvykle očekávají, že zadáte nejméně 60 slov za minutu (wpm). Pokud jste zvyklí posílat své přátele pomocí palců a smartphonu, myšlenka na použití všech 10 prstů a klávesnice v plné velikosti se může zdát skličující. Pokud jste se naučili psát ve škole, můžete si vybudovat svou rychlost s nějakou praxí. Otevřete článek v časopise nebo knihu a zkopírujte to, co čtete. Posílejte e-maily rodině a přátelům, abyste mohli psát úplné věty a opravit svou práci. Zkratky a zkratky, které používáte při neformální komunikaci s přáteli, nejsou přijatelné pro obchodní korespondenci.
Dokonce i když jste se nikdy nenaučili psát, můžete se naučit pomocí jedné z bezplatných tutoriálů, které jsou k dispozici online. Poté, co jste se dozvěděli, kam umístit prsty, je to všechno o tom, jak dostat tolik praxe, jak můžete zlepšit svou rychlost a přesnost.
Vstup dat
Přemýšlejte o zadávání dat při psaní na numerické klávesnici. Klávesnice, nazývaná také číselná podložka, numerická klávesnice nebo 10 kláves, je částí standardní klávesnice počítače. Obvykle umístěný napravo od alfanumerických klíčů vypadá jako kalkulačka. Když jste schopni ovládat numerickou klávesnici, zjistíte, že je mnohem rychlejší a efektivnější při psaní čísel než řada klíčů nad abecedou.
Chcete-li začít, podívejte se na některé z bezplatných cvičení online. Přesnost je nesmírně důležitá, protože čísla a číselné sekvence jsou jedinečné. Neexistuje kontrola pravopisu ani autokorekce, proto musíte vždy ujistit, že zadáváte informace správně.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingPodání
Podání je víc než jen znalost ABC.Většina lidí může snadno rozpoznat počáteční písmeno v názvu souboru a zjistit, že "kůň" jde před "igloo". Může to být trochu trickier, když se budete muset podívat na druhé nebo třetí písmeno, když jsou počáteční písmena stejná. Například "kůň" přijde po "užitečné", protože "o" přijde po "a". Protože oba "kůň" a "dům" mají stejné první a druhé písmeno, musíte se podívat na třetí písmeno. "Kůň" přichází před "domem", protože "r" přichází před "u".
Předtím, než byla technologie v kancelářských prostorech samozřejmostí, podání znamenalo správu papírových dokumentů. Nyní můžete archivovat také ukládání a vyhledávání digitálních dokumentů.
Telefon
Potřebujete si na tváři usmívat a mluvit s klienty v telefonu? Odpověď je ano, protože váš úsměv přichází přes tvůj hlas, když mluvíš. Přestože je důležité vědět, jak přenášet hovory a podržet hovory, nejdůležitější složkou telefonních dovedností je schopnost být příjemná a klidná, i když volající je frustrovaný, netrpělivý nebo prostě hrubý. Jako osoba, která telefon zodpovídá, může být zákazníkem první kontakt se společností. První dojem, který uděláte, je ten, který bude zákazníkům vracet.
Microsoft Office
Microsoft Office je sada softwarových programů určených pro různé typy správy dat. Tři nejčastěji používané aplikace jsou aplikace Word, Excel a Outlook. Word je program pro zpracování textu, který slouží k vytváření dokumentů, jako jsou dopisy, letáky, brožury, poznámky a jiné formy písemných materiálů. Excel je tabulkový program pro řadu aplikací, jako je správa inventáře, vytváření pracovních plánů zaměstnanců a výdaje na sledování. Aplikace Outlook se používá pro zasílání e-mailů, údržbu individuálních a skupinových kalendářů, správu úkolů a několika dalších organizačních funkcí. Stejně jako při psaní a zadávání dat je k dispozici mnoho výukových programů, které vám pomohou naučit se software. Pokud potřebujete jít do větší hloubky, mnoho komunitních vysokých škol a programů pro rozšíření nabízejí nekvalitní kurzy pro Microsoft Office, které můžete dokončit v několika večerech.
Kancelářské stroje
Kancelářské stroje zahrnují počítače, kopírky, multiline telefony, faxové přístroje, drtiče a poštovní míry. Základní funkce každého typu stroje se mohou lišit podle značky a modelu stroje. Neočekáváte, že budete provádět rozsáhlé opravy, ale obecní pracovníci jsou často zodpovědní za běžnou údržbu, jako je výměna papíru a inkoustu ve strojích, které je používají.
Jemné dovednosti
Měkké dovednosti mohou být obtížně kvantifikovatelné, ale v podnikovém světě jsou nezbytné. Zvažte následující dovednosti a jak by mohly být majetkem zaměstnavateli:
- Přizpůsobivost
- Spolupráce
- Vedení lidí
- Řízení
- Multitasking
- Upřednostňování
- Řešení problému
- Týmová práce
- Organizace času
Podle společnosti Robert Half, mezinárodní společnosti pro lidské zdroje, důkaz měkkých dovedností dokáže vyvážit ve vaší prospěch, když vaše dovednosti a zkušenosti jsou srovnatelné s ostatními kandidáty. Někteří manažeři náboru říkají, že měkké dovednosti jsou ještě důležitější. Technické dovednosti se snadno učí. Je mnohem obtížnější učit se interpersonální a rozhodovací schopnosti. Při psaní životopisu nebo mluvení o sobě v pracovním rozhovoru zdůrazněte své měkké dovednosti pomocí frází, jako jsou tyto:
- "Úspěšně žongloval více projektů a termínů"
- "Vedl tříčlenný tým, který zjednodušil aplikační proces a správu doprovodných dokumentů"
- "Klidně upřednostňoval několik projektů v rychle se rozvíjejícím prostředí"
- "Vždy dokončené projekty včas nebo před uplynutím lhůty"
- "Důsledně sledoval pracovní závazky, což vedlo k propagaci a větší odpovědnosti"
- "Zavedení nového systému ke snížení doby podání o 20 procent"
Požadavky na vzdělávání
Neexistují žádné požadavky na formální vzdělání pro obecnou kancelářskou pozici. Mnoho lidí vstupuje do terénu s vysokoškolským diplomem. V závislosti na zaměstnavateli může být požadována vysoká škola nebo dokonce i titul. Zaměstnavatelé chtějí vědět, že můžete tuto práci udělat. Pro většinu jsou vaše administrativní dovednosti a kvalifikace důležitější než určitý stupeň. Každá organizace má své vlastní účely a postupy. Kromě základních dovedností se dozvíte, co potřebujete vědět, když jste v práci.
Pracovní prostředí
Obecní pracovníci v kancelářích se nacházejí v různých prostředích, od malých podniků až po velké podniky. Obecná kancelářská pomoc je zapotřebí v téměř každém odvětví, o němž si můžete myslet, včetně akademických institucí, zdravotnických zařízení, vládních agentur, neziskových organizací a neziskových organizací. Většina generálních kancelářských pracovníků jsou ženy. Asi jedna ze čtyř práce na částečný úvazek.
Plat a pracovní výhled
Střední plat za běžného pracovníka je 15,14 dolarů za hodinu nebo 31 500 dolarů ročně. Průměrná mzda je hodnota, za kterou polovina v profesi získává více a polovinu získává méně. Platy se liší v závislosti na zaměstnavateli, zeměpisné poloze, letech zkušeností a vzdělání a dovednostech. Úřad statistiky práce USA předpovídá, že do roku 2026 by všeobecné kancelářské pracovníky neměli nebo neměli žádný růst. To neznamená, že nemůžete najít práci. To prostě znamená, že nebude vytvořeno mnoho nových pracovních míst. Technologie zvýšila efektivitu kancelářských pracovníků, takže není potřebné tolik lidí, jako v minulých generacích. Přesto jsou pro nové pracovníky, kteří odcházejí do pracovního poměru nebo zanechávají zaměstnání z jiných důvodů, zapotřebí nové pracovníky.
Získání práce v kanceláři s malou nebo žádnou praxí
Generální pracovník je často vedoucím pracovníkem. Je to dobré místo pro začátek, pokud vstupujete do pracovního procesu poprvé nebo po delší nepřítomnosti. Je to také dobré místo, kde začít, pokud měníte pole a nemáte takovou zkušenost, která se přímo týká jiných pracovních míst. Dokonce ani s malými nebo žádnými zkušenostmi se budoucí zaměstnavatelé chtějí dozvědět, že se můžete postarat o povinnosti a odpovědnost úředníků, které daná práce vyžaduje.
Získejte pozornost potenciálního zaměstnavatele s životopisem, který zdůrazňuje dovednosti, které máte. Existuje spousta dobrých příkladů online. Zahrňte úspěchy ze střední školy, pokud jste nedávno. Pokud jste absolvovali stáž nebo vykonali nějakou smysluplnou dobrovolnou práci, zahrnujte ji. Seznamy dokončených kurzů a získaných certifikátů, pokud se vztahují přímo k práci, o kterou žádáte. V opačném případě nepokládejte svůj životopis s nepotřebnými informacemi, abyste se pokusili vyplnit stránku. Třída "Úvod do počítačů" je relevantní pro téměř jakoukoli obecnou kancelářskou pozici. Třída v "Basic Dog Obedience" nezlepšuje váš životopis, pokud se nepožadujete o zaměstnání u veterinární kanceláře nebo zařízení pro péči o zvířata. Nicméně pokud jste certifikováni v první pomoci nebo v kardiopulmonální resuscitaci (CPR), můžete je uvést do seznamu. Tyto schopnosti jsou výhodou pro zaměstnavatele, bez ohledu na podnikání nebo průmysl.
Podívejte se na seznam zaměstnání zaměstnavatele pečlivě a snažte se, aby každý požadavek odpovídal předváděním vašich znalostí nebo dovedností. Používejte fráze typu "Napište přesně rychlostí 60 wpm" nebo "Získaný certifikát v aplikaci Microsoft Word od společnosti ABC Community College".
Kroužení Job Interview
Cílem životopisu není dostat práci. Je to získat pracovní pohovor. Obnovení upozorňuje potenciálního zaměstnavatele. Když s touto osobou mluvíte tváří v tvář, máte možnost zvýraznit svou kvalifikaci. Je to také vaše příležitost klást otázky ohledně pozice a společnosti. Vzhledem k tomu, že zaměstnavatel rozhodne, zda budete mít správné zaměstnání, měli byste zjistit, zda je práce správná pro vás.
Šetrně a konzervativně šaty pro rozhovor. Chcete, aby se budoucí zaměstnavatel zaměřil na vaše dovednosti a kvalifikace, a ne na pohled, který je vhodnější pro dnešní noc nebo večer ve vašem oblíbeném klubu. Přijatelný oděv pro pohovor se může lišit podle geografického umístění a zaměstnavatele. Pokud pracujete s agenturou práce nebo poradcem pro kariéru, zeptejte se s nimi na to, co je vhodné. Obecně platí, že jednoduché, skromné styly v neutrálních barvách, jako je námořnictvo a šedá, jsou nejlepší.
V noci před rozhovorem se ujistěte, že vaše oblečení je čisté a stlačené a že nemá žádné chybějící knoflíky nebo švy. Podívejte se také na boty, abyste se ujistili, že jsou čisté a vhodné pro práci. V den rozhovoru by měly být vaše vlasy čisté a stylizované od vašeho obličeje. Udržujte šperky na minimum. Jakmile se dostanete do práce, pravděpodobně budete mít určitou flexibilitu ve firemním oblečovacím kódu, který vám ukáže svůj styl. Pro pracovní pohovor však chcete, abyste se zaměřili na své schopnosti, nikoli na své oblečení
Hledám do budoucnosti
Práce jako obecný úředník může vést k jiným pozicím a vyšším platům. Se zkušenostmi můžete být ve společnosti podporováni. Možná zjistíte, že jste kvalifikovaný jako manažer s dohledem nad jedním nebo více obecnými kancelářskými pracovníky. Přestože technologie změnila povahu kancelářské práce, mnoho organizací stále spoléhá na kvalifikované kancelářské pracovníky, aby zajistily plynulý chod firmy. Pracovníci generálního úřadu jsou nezbytným pomocným personálem, který ostatním pracovníkům umožňuje pracovat.
