Jako vůdce chcete produktivní tým, takže má smysl pouze posilovat včasnost a pomáhat členům týmu vyhnout se špatným pracovním zvyklostem, jako je otálení.
Otevírání se vyhýbá produktivitě člověka, který je protrastinován. Více než to, přidává stres - stres pro procrastinator, stejně jako pro zbytek týmu, který musí bojovat za to, aby se uvolnil kvůli ztraceným termínům.
$config[code] not foundTo také vede k negativním emocím, které erodují týmovou práci. Procrastinator nese kolem sebe zatížení viny za to, že není včasné, a jiní v týmu se cítí nelibost, že musí vynahradit, že někdo jiný vyhodí míč.
Nemluvě o tom samozřejmě, že to může ublížit spodním řádkům vaší společnosti. Prodleva může vést k nešťastným zákazníkům, pokuty za zpoždění a ztráta budoucích prodejů.
Software poskytuje snadné řešení, které pomůže týmu překonat zklamání. Zde je 5 jednoduchých způsobů, jak používat software, abyste se odklonili od prokřešení a vylepšili jste vy a váš tým.
Použijte kalendáře na jejich největší potenciál
Digitální kalendáře jsou ideální pro přerušení cyklu odkládání - pokud je používáte správným směrem. Vyzvěte svůj tým, aby vyzkoušel tyto kalendářové techniky (a použít je jako příklad):
- Zablokujte určité časové období, abyste provedli důležitý projekt nebo úkol v kalendáři. Pokud je to ve vašem kalendáři s hodinou nebo dvěma vyčleněnými na to, abyste to udělali, jste o krok blíž než jednoduše uvedením úkolu do seznamu úkolů.
- Když nastavíte upozornění na kalendář, přidejte odkazy do všech dokumentů, které potřebujete pro úkol, přímo v oznámení o kalendáři. Tímto způsobem neztrácete čas hledáním dokumentů, abyste mohli začít - nebo se rozptýlit.
- Používejte sdílené kalendáře ve svých organizacích, abyste se vyhnuli tomu, že se budete pohybovat sem a tam, abyste ověřili dostupnost. Se sdílenými kalendáři můžete vidět, kdo je zdarma. Také se naučíte funkce programu kalendáře, abyste našli malé hackery, které usnadňují plánování. Například kalendáře aplikace Outlook mají něco nazvaného Asistent plánování, který umožňuje nastavení setkání rychlejší.
Oplach a opakování: šablony, šablony, šablony
Nic nezpůsobuje otálení, jako by se díval na prázdnou obrazovku a přemýšlel, kde začít s tím dalším projektem. Šablona vám rychleji odebírá blok z úkolů, jako je psaní zprávy, vytváření prezentace nebo sestavení agendy pro schůzky.
Existují dva druhy šablon. Jedním z nich jsou obecné šablony, které můžete najít online nebo dokonce v sadu Office, kterou používáte. Office 365 má například mnoho šablon zdarma v různých modulech, jako jsou tabulky a prezentace.
Jiný druh šablony jsou ty, které jsou specificky přizpůsobeny vašemu podnikání. Postupem času vytvoříte šablony pro prodejní prezentace, reporty a další. Klíčem je zajistit, aby je každý mohl najít, když je potřebují. Vytvořte knihovnu centrálních šablon a vyzvěte všechny, aby ji používali. Díky sdíleným složkám a úložištím souborů cloud je to velmi jednoduché nastavení.
Tick Tock: Použijte časovače časového řízení
Někdy je oklamání pomáháno a podněcováno tím, že vynaloží příliš mnoho času na nedůležité úkoly. Pomozte vašemu týmu pochopit, jak lépe vyčlenit svůj čas, a vynaložit ho na nejnaléhavější a nejdůležitější úkoly.
Zde je něco, co vám pomůže něco tak jednoduchého jako časovač. Pokud někdo ve vašem týmu má tendenci trávit příliš dlouhé čtení nedůležitých e-mailů, nebo nechá schůzky projít, pak časovač může pomoci ušetřit minuty, které se přidávají do hodin v průběhu týdne.
Zjistil jsem, že si více uvědomuji, že čas má úžasné účinky. Dokud jsem nezačal sledovat, neuvědomil jsem si, kolik z mého času bylo promarněno na úkoly s malým významem.
V systému Windows 10 je zabudována aplikace s bezplatným časovačem. Můžete také nalézt aplikace s časovačem na webu nebo jednoduše používat časovač a budík na smartphonu.
Okamžité změny: Spolupráce nad sdílenými dokumenty
Předpokládejme, že máte tiskovou zprávu, kterou chcete, aby se některý váš tým podíval předtím, než se vydá na internet. Snažte se, aby každý, kdo potřebuje podat příspěvek k jeho přezkoumání a odpovědi, může trvat nějaký čas - zvláště pro ty, kteří jsou ve vašem týmu.
Zde mrak přichází k záchraně ve formě sdílených cloudových dokumentů.
Věděli jste, že můžete spolupracovat v aplikaci Word pomocí funkce, která vám umožní pracovat v reálném čase? Účet můžete editovat podle znaku, když někdo pracuje na dokumentu. Tímto způsobem můžete všechny telefonovat a shromáždit všechny vstupy rychle v reálném čase - vyhýbat se tendenci, aby někteří odkládali.
Aplikace Microsoft Office 365 nabízí týmy s více stranami pro video a audio platformu, aby vaše skupina mohla diskutovat o číslech, kampaních a projektech z různých lokalit. Máte-li klienta, který chce společně svádět nápady pro svou nejnovější kampaň, toto vše umisťuje na stejnou online stránku.
Plánovač byl postaven speciálně pro Office 365. Pracuje napříč všemi vašimi zařízeními. Můžete přidat soubory, úkoly a dokonce mluvit s týmem bez ohledu na to, kde jsou. E-mailová upozornění usnadňují informování členů týmu o tom, kdy dostali nový úkol. Plánovač zaujme každého a průběžně je aktualizuje o vývoji.
Office 365 Video je další možností, jak zabránit otálení. Nahrávání a sdílení obsahu videa prostřednictvím vaší společnosti přináší obličej a živý zásah do písemných poznámek a směrnic.
Použijte virtuálního asistenta, jako je Cortana
Zde je ještě jedno další zklamání: použijte virtuálního asistenta, abyste si zaznamenali poznámky a prozkoumal další projekt. Můžete například použít Cortanu, abyste verbálně diktoval několik poznámek pro tuto velkou zprávu a uložil je do aplikace OneNote. Někdy je mnohem snazší začít, pokud začnete s dětskými kroky, jako je diktování několika poznámek o věcech, které chcete zahrnout do zprávy.
Můžete také použít Cortanu k konverzačnímu výzkumu webu pro projekt. Cítí se to spíš jako pracná práce a spíš jako jednoduchá diskuse, pokud použijete něco jako Cortana, abyste se podívali na věci.
Jak ukázaly tyto příklady, existuje spousta způsobů, jak využít technologii, abyste mohli začít a vyhnout se otálení. Tak na co čekáš? Začněte používat některá z těchto nástrojů!
V době psaní této práce se Anita Campbell účastní programu Microsoft Small Business Ambassador.
Muž v notebooku Foto přes Shutterstock
Více v: Microsoft, Sponsored 1
