Když klient vstoupí do kanceláře, recepční je první osoba, se kterou se setká. Recepční jsou spojení mezi veřejností a společnostmi, pro které pracují, a proto by měli být informováni o všech postupech a postupech v kanceláři. Možná nebudou schopni odpovědět na každou otázku, kterou má klient, ale měli by být vždy schopni řídit klienta někoho, kdo může.
Pozdravte návštěvníky
Primární povinností recepční je pozdravit návštěvníky a nasměrovat je k příslušným úřadům nebo správcům. Recepční je veřejná tvář každé společnosti a měla by být přátelská, vstřícná a informovaná o všech postupech a postupech v kanceláři. Ty se mohou lišit v jednotlivých kancelářích. Například lékařský recepční bude muset vědět, jak získat informace o pojištění od každého pacienta a jak v případě potřeby shromažďovat co-pays. Přestože nepotřebují zodpovědět lékařské otázky, měli by vědět, na koho směřovat pacienty, pokud mají problém. Recepční v advokátní kanceláři by neměla nabízet právní poradenství, ale musí vědět, kdo ve své kanceláři má odborné znalosti pro práci s klientem a okamžitě je směruje k této osobě.
$config[code] not foundVynucení zásad úřadu
V některých případech jsou recepční zodpovědní za prosazování administrativních zásad a postupů. Konkrétní zásady úřadu se budou lišit v jednotlivých kancelářích, ale jsou obvykle určeny k ochraně bezpečnosti a pohody zaměstnanců a zákazníků v kanceláři. Kancelářské zásady mohou zahrnovat zákaz kouření, pití alkoholických nápojů a sexuální či slovní obtěžování v kanceláři nebo na recepci. Mnoho kanceláří má také základní oblečovací kód a vyžaduje, aby každý, kdo vstoupil do kanceláře, nosil boty a oblečení. Další základní kancelářské zásady zahrnují hodiny provozu, fakturaci a informování klientů o jakýchkoli změnách služeb nebo poplatků. Stejně jako všichni zaměstnanci by recepční měl vědět o kancelářských pravidlech a měl vždy k dispozici příručku pro zaměstnance.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingZásady ochrany soukromí a důvěrnosti
V mnoha kancelářích jsou recepční zodpovědní za podávání velkého množství informací. Mohou to zahrnovat záznamy o pracovních poměrech klientů, právní nebo zdravotní historie, adresní a kontaktní informace nebo finanční informace. Přestože zaměstnavatel recepční může mít k těmto informacím úplný přístup, recepční by se s ním neměl zdát s nikým, kdo je mimo kancelář nebo s neoprávněným personálem v kanceláři nebo na pracovišti. Kancelářské zásady poskytují přísná pravidla týkající se práva klientů na soukromí a často zahrnují pokuty za uvolnění neoprávněných informací. Vzhledem k tomu, že recepční jsou svěřeni vysoce osobním informacím, musí být tyto zásady vědomi a dodržovat je po celou dobu. Recepční by měli být také schopni informovat zákazníky o svých právech na ochranu osobních údajů a zodpovědět všechny otázky, které by mohly mít ohledně těchto otázek.
