Setkání jsou základem podnikání - podněcují rozhodnutí a akce. Nejproduktivnější schůzky řídí akční body, aniž by se čas od ostatních důležitých témat zabývaly. Pokud akce nejsou spravovány správně, může být zbytečný čas věnován diskusi o úlohách, které se nedokončí, nesplní zamýšlený cíl nebo nepřinese organizaci žádnou hodnotu. Účinné řízení akčních položek až po uzavření začíná jejich přesným zachycením v minutách jednání.
$config[code] not foundDefinování
Jasně definujte úkoly, aniž byste měli prostor pro nesprávný výklad. Opakujte akci, jak je dokumentováno, aby se zajistilo, že účastníci schůze souhlasí a rozumí tomu, co se očekává. Přiřaďte akci někoho, kdo je přítomen na schůzce, a přimějte tuto osobu k slovnímu potvrzení odpovědnosti. Nesprávně uvedenou akční položku přidělenou někomu, kdo nebyl přítomen v době, kdy byl problém vznesen, mohl zůstat neomezeně otevřený.
Záznam
Použijte standardizovaný formát pro nahrávání schůzek, který obsahuje sekci určenou speciálně pro seznam položek akcí. Udržování formátu konzistentní pomáhá zajistit, aby byly problémy správně zachyceny, aby bylo možné provádět efektivní následné kroky. Zaznamenejte, co je třeba udělat, kdo je zodpovědný za to, aby se ujistil, že se to stalo, datum problému nebo akce byla přidělena a datum, kdy má být akce dokončena. Pro každou úlohu je přiřazen primární majitel a záložní osoba - záloha může sloužit jako spolupracovník primárního vlastníka a při volání podporuje úkol.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingDistribuce
Nečekejte příliš dlouho, než budete rozdávat minuty zasedání. Pokud někdo během schůzky bere elektronické poznámky, mohou být zápisy připraveny k rozdělení, jakmile se schůzka uzavře nebo krátce poté. Dlouhá prodleva může způsobit, že účastníci ztratí pocit bezprostřednosti. Novější akční akce mohou mít vyšší prioritu než ty, které byly vydány během vašeho setkání.
Sledování
Použijte seznam položek akcí pro sledování přiřazení na základě určených termínů. Pokud bylo setkání součástí pravidelně naplánované série, zahájte příští schůzku s recenzí otevřených akcí. Informujte účastníky předem, abyste mohli připravit veškeré potřebné prezentační materiály pro oznamování pokroku. Pokud byla schůzka jedinečná nebo samostatná relace, sledování vlastníkem akcí individuálně nebo v nové schůzce zaměřené výhradně na sledování akcí k ukončení.
Viditelnost
Pokud nejsou data splatnosti nebo hlášené akce nesplňují očekávání, ukažte tyto skutečnosti členům týmu. Přerozdělovat seznam položek akcí, včetně písemných komentářů, které jasně vysvětlují, co způsobilo zpoždění, proč byla akce považována za nedostatečnou a co je třeba udělat pro návrat na trať. Pokud potřebujete pomoc při řízení, abyste odstranili překážky, naplánujte čas s příslušnými členy řídícího týmu, abyste poskytli stručné shrnutí jak problému, tak týmu doporučeného řešení.
Uzavření
Po dokončení akce aktualizujte seznam položek akce tím, že určíte datum, kdy byl problém uzavřen. Rozdělit seznam členům týmu, aby zjistili, jaké akce byly uzavřeny a kdy. Poté, co všichni viděli uzavřené položky, odstraňte je ze seznamu. Uzavřené položky mohou být archivovány nebo smazány v závislosti na potřebách týmu nebo očekávání vedení.
