Úředníci hrají důležitou roli v každé společnosti. Zaměstnanci jsou ti, kteří vykonávají každodenní úkoly typické kanceláře a často jsou požádáni, aby pro společnost vykonávali řadu dalších funkcí. Úkoly a očekávání pracovníků úředníků však nejsou pro žadatele vždy jasné a společnost by je měla před zahájením pronájmu dobře definovat.
Telefonní hovory
Pracovníci úředníků odpovídají, řídí a telefonují. Musí tyto hovory provádět profesionálně a být schopni přenášet volání a přivolat volající do správné hlasové schránky, pokud osoba není tam nebo je na jiném volání. Rovněž musí být obeznámeni s úlohou každého zaměstnance, aby mohly být hovory přenášeny správně. Musí být také obeznámeni s tím, jaké hovory jsou nezbytné k přenosu a jaké volání, jako jsou telemarketery, mají nižší prioritu.
$config[code] not foundPošta
Kancelářský personál zodpovídá za příchozí i odchozí poštu. Příchozí pošty musí být roztříděny a doručeny zamýšleným příjemcům nebo otevřeny úředníky, aby určily povahu zásilky, například stížnost zákazníka, a poslali je na správné místo. Odchozí pošta musí být organizována, adresována a opatřena razítkem. Vedlejší pracovníci budou navíc spolupracovat s přepravními službami, jako je Federal Express, pro dodávku a vyzvednutí zásilky.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingKontrola dokumentů
Zodpovědnost při správě interních dokumentů spadá do značné míry na úředníky. Pracovníci úředníků jsou zodpovědní za psaní, kopírování, distribuci a archivování nebo zničení všech interních dokumentů. Zachovávají systém podávání v řádném abecedním pořadí a sledují citlivé dokumenty, které musí být po určité době zničeny. Kromě toho bude všem velkým množstvím fotokopií delegováno na zaměstnance.
Koordinaci událostí
Od zaměstnanců kanceláří se často očekává, že budou koordinovat firemní akce. Zajistí, aby se jídlo doručovalo ve správný čas a aby byly všechny podklady kopírovány a dostupné. Pomohou také při navrhování prezentace PowerPoint nebo jiných multimediálních prvků, které mohou být prezentovány, a zajistí, aby byla samotná konferenční místnost ve správném pořadí před zahájením události.
Objednávání dodávek a hotovostní hotovost
Ředitelé zaměstnanců jsou často pověřeni objednáváním kancelářských potřeb podle potřeby a rozdáváním drobných peněz ostatním členům úřadu za nezbytné potřeby, jako jsou jízdy kabinou nebo naléhavě potřebné dodávky. Kancelářský personál zpravidla provádí objednávku dodávek jednou týdně a další objednávky, pokud to potřebují.
