Řekněte nám, zda to zní dobře. Potřebujete, aby se všichni zúčastnili velkého setkání nebo se dostali do konferenčního hovoru, což znamená, že každý bude pár hodin od svých stůl. Schůzka je důležitá, stejně tak je práce, kterou schůzka přeruší.
Existují způsoby, jak můžete řešit obě potřeby v práci. Níže jsou tipy na to, jak uspořádat schůzky a zároveň udržet výrobu na správné cestě, zlepšením účinnosti, automatizací a použitím technologií.
$config[code] not foundÚčinnost
- Zkontrolujte své interní procesy. Mohli byste mít některé úkoly, které jsou součástí vašeho každodenního rutinního postupu, které můžete udělat bez. Jakmile víte, co jsou, můžete oddělit důležité úkoly od těch, které již nejsou nutné.
- Delegát. Ujistěte se, že komunikujete s vaším týmem o tom, co mohou udělat, abyste mohli projekty zefektivnit. Víte, co můžete udělat sami a co bude vyžadovat posílení.
- Udělejte přestávky. To může znít protichůdně, ale někdy musíte přestat pracovat, abyste mohli pracovat. Jak říká Forbes: "Když sedavý, enzym lipoprotein lipase (LPL), zodpovědný za rozložení tuku v krvi a jeho přeměně na energii, výrazně klesá, což způsobuje vybudování tukových buněk. Stručně řečeno, nedostatek pohybu se rovná poklesu energie. "
- Naplánujte svůj den kolem oběda. Mnozí z nás jsou ráno ostřejší, a proto využijte čas na práci, která vyžaduje hlubokou analýzu a myšlení. Napište zprávy a crunch čísla, jakmile se posadíte. Po obědě, když jste nakoupili, zaměřte se na věci, které vyžadují interakci a sdílení nápadů, jako jsou schůzky a konferenční hovory.
- Udělat seznam. Dejte vše, co potřebujete, v pořadí priority a čas, který bude trvat. Když zkontrolujete každý úkol, zjistíte, které denní doby jsou nejproduktivnější.
Automatizace
- Automatizujte úkoly sociálních médií. Hootsuite je pravděpodobně nejznámější, ale existuje mnoho dalších aplikací a nástrojů pro sociální média. Buffer například umožňuje naplánovat příspěvky podle konkrétního vzoru. Takže pokud byste chtěli, řekněme, po pracovních dnech v 10:00, vám Buffer vám může pomoci. Další platforma, Dlvr.it, vám umožní synchronizovat vaše stránky pomocí Facebooku, Twitteru a LinkedIn.
- Vytvořte šablony pro běžně používané dokumenty. Řekněme, že každý týden zasíláte stejný typ faktury nebo dopisu. Můžete ušetřit čas tím, že vytvoříte šablonu, a pak stačí vyplnit příslušná jména, data a čísla.
- Používejte online kalendáře v Cloudu a sdílejte je. Setkání na schůzkách může trvat déle, ale může se také scházet. Tím, že necháte své kolegy a své klienty vědět, co budete dělat, a když to budete dělat, můžete ušetřit spoustu tam a zpět e-maily a hovory.
- Automatizujte sledování zákazníků a podobné úkoly. Po přezkoumání interních procesů můžete zjistit, že existuje řada opakujících se časů plýtvání úkoly, které můžete automatizovat za 30 minut nebo méně.
- Vytvořte "konzervované" e-mailové odpovědi pro e-maily vyžadující stejnou dobu odezvy a znovu. Tímto způsobem nemusíte zadávat stejný e-mail pokaždé, když odpovíte. Nebo ještě lépe, pokud budete dotázáni stejnou otázkou znovu a znovu, vytvořte stránku nebo dokument s nejčastějšími otázkami a publikujte je online nebo je poskytněte svým kolegům, takže odpovědi jsou v pořádku a požadavky na komunikaci jsou sníženy.
Technologie
- Umístěte kontrolní seznamy do cloudu, abyste je mohli vzít s sebou a sdílet je. Zapomeňte na to, abyste je mohli sdílet nebo nechat soukromé, a dokonce vám dovolí přidat animované gify. A Checkli má mnoho stejných vlastností a umožňuje vytvářet PDF verze vašich seznamů.
- Seznamte se s makrami (aka zkratky). Programy jako Microsoft Word mají makra jako vestavěnou funkci, která umožňuje uživatelům provádět rutinní úlohy automaticky. Je snadné je vytvářet a upravovat. Některé jsou dost snadné (ovládání i pro kurzíva). Jakmile budete mít na nich rukojeť, ušetříte čas při psaní. Další informace o vytváření maker pro aplikaci Microsoft Word naleznete na stránce podpory Microsoft Office. A v duchu tohoto díla uložte tyto informace jako dokumenty a sdílejte je s kolegy a zaměstnanci, abyste jim pomohli zefektivnit své potřeby.
- Pokud se chcete dozvědět, jak vytvářet šablony v aplikacích Word, Excel nebo Powerpoint, nejlépe si uvědomte, co má Office říct. Také tento článek je užitečný, protože se zaměřuje na týmovou spolupráci.
- Použijte účetní software pro zjednodušení fakturačních a fakturačních úkonů. Není nutné ručně vytvářet faktury pro klienty, kteří jsou za stejnou službu účtováni stejnou částkou každý měsíc.
- Využijte štítky, složky a značky ve své doručené poště. To pomáhá při řazení a uspořádání položek a co je důležitější, pomáhá při rychlém vyhledávání zpráv.
Důležité věci se na vašich schůzkách stávají a není to dobrý nápad jít do nich obávat toho, co vám chybí. Postupujte podle několika z těchto tipů, jak uspořádat schůzky, budete mít možnost omezit některé menší úkoly v kanceláři, abyste se mohli zaměřit na větší v kanceláři.
Uspořádání obrázku pomocí programu Shutterstock
Více v: Sponzorované 2 Komentáře ▼
