Jedním z největších problémů, kterým mnoho společností čelí, když se snaží zachovat dodržování určitých vládních předpisů, je řádně implementovat software pro sledování času. S množstvím možností, a to jak s nízkou technikou, tak s vyspělou technologií, může být výzva určit správný software, správné metody a nejlepší postupy pro implementaci celé společnosti.
Zde je přehled některých osvědčených postupů časového rozvrhu, které zahrnují některé z nejzákladnějších a nejdůležitějších postupů pro nalezení správného sledovacího softwaru pro vaši organizaci.
$config[code] not foundImplementujte sledování času z horní části dolů
Nic nemůže demoralizovat zaměstnance více, než pocit, že existuje dvojitý standard, zejména pokud jde o sledování jejich času. Když šéf nepodporuje pouze sledování času, ale používá ho, pomáhá zaměstnancům klást důraz na sledování času pro všechny zúčastněné strany.
Existuje mnoho kreativních způsobů, jak udržet odpovědnost celé organizace. Reklamní agentura Colle + McVoy implementovala nejen systém časového rozvrhu, ale také softwarové řešení, které umožňuje každou pátek otevřít pivnici na celém podniku, za předpokladu, že všechny časové rozvrhy zaměstnanců budou předloženy včas.
Podle Adweek:
"Colle + McVoy vybudoval skvělý stroj nazývaný TapServer -" systém pro nasazení piva na víno ", který používá RFID a vlastní software k ověření, zda jste přestali být líní git, dokončili své časové rozvrhy a získali si svobodný pint. "
Zvláště s něčím, co je potenciálně nepopulární jako sledování času, vědět, že šéf hodnotí to natolik, aby to udělal sami a aplikovali stejná pravidla v celé společnosti, může být silnou motivací pro to, aby všichni ostatní vykonávali svou roli.
Nabídněte potřebné školení
Komunikace je vše. Ujistěte se, že všichni chápou, co se týká přesného sledování času, může změnit způsob, jakým Vaši zaměstnanci reagují na vaše nové politiky časového rozvrhu skoky a hranice. I přes dobré úmysly zaměstnance, pokud nerozumí tomu, co se týká, může to vést k chybám a chybějícím informacím o časových rozdílech.
To je zvláště důležité pro společnosti, které pracují s vládními agenturami, mají buď hodinové nebo platové zaměstnanecké typy nebo jiné organizace, které mají přísné požadavky na sledování času. Správné školení může často znamenat rozdíl mezi zbývajícími podmínkami a úplnou ztrátou cenné smlouvy.
Automatizujte celý proces
DCAA News je organizace, která poskytuje informace dodavatelům, kteří chtějí stát se smlouvami DCAA a bezpečnými vládními smlouvami. Vzhledem k tomu, že dodržování shody s požadavky DCAA vyžaduje přesné sledování času, stojí za zmínku jedna z doporučení, která DCAA News dělá:
"… Přeskočit všechny formy manuálního vedení účetnictví; usnadněte život s automatizovaným softwarem, který je kompatibilní se standardem DCAA. Tyto softwarové balíky mohou informovat o tom, jaké údaje je třeba sledovat, automatizovat schválení, umožnit zaměstnancům čas odkudkoli a odtamtud, vytvářet faktury, umožňovat stahování do QuickBooks, stopy nechat čas, vytvářet extrémně podrobné zprávy ad hoc, ochrana a tak dále. Tyto softwarové balíčky mohou manažerům umožnit manažerům hmatatelnější úkoly a současně si mohou prohlížet přesné časové údaje. "
Nejen, že automatizace vašich obchodních procesů vás udrží v souladu s vládou, ale také masivně pomůže udržet vaše firemní data v bezpečí. Podle studie společnosti IBM "95 procent všech bezpečnostních incidentů zahrnuje lidskou chybu." Jo, to je šíleně vysoká.
Automatizace procesů nejenže zmírní toto riziko dat, ale také vám pomůže udržet si soulad a pokud budete řádně trénovat své zaměstnance, aby se řídili těmito novými systémy, bude vaše organizace schopna co nejlépe využít váš systém časového rozvrhu.
Přesuňte se na hodinové zaměstnance
Zatímco zaměstnaní zaměstnanci mohou teoreticky dobře vyznávat, v praxi se dohoda zřídkakdy týká zaměstnavatele nebo zaměstnance. Je to příliš snadné, aby zaměstnanec mohl využívat výplaty bez ohledu na výsledky, zatímco mnoho zaměstnavatelů se snaží od zaměstnance získat více, než jejich peníze. Výsledkem je často boj s přetahováním, kde je produktivita nejvyšší obětí.
Duben Dykman, psaní pro Get Rich Pomalu popisuje některé z těchto výzev:
"Na jiném pracovišti mi bylo řečeno, že pokud jste na platu, znamenalo by to, že" pokud budeme brzy zavřet kancelář, budete stále placeni. "Ale uzavřeli jsme kancelář možná po dvou nebo třech odpoledních od roku a bylo mnoho, mnoho událostí, které vyžadovaly 8 a více hodin. Poté, co jsem dělal 22hodinový den pro obzvlášť velkou událost. "
Daleko lepším řešením je přemísťovat všechny zaměstnance na hodinovou platbu, kde každá strana jasně rozumí tomu, co se očekává, a je mnohem méně prostoru pro to, aby člověk využil druhé.
Zaznamenejte svůj čas denně
Jednou z největších chyb, které mnoho lidí dělá, je záznam časových listů na konci týdne. Mnozí z nás si sotva pamatují, co jsme měli včera na snídani, natož zapamatovat si a znovu vytvořit celé pracovní dny po faktu. Chcete-li udržovat dobré záznamy a osvědčené postupy, ujistěte se, že každý ve společnosti zaznamenává časový rozvrh alespoň jednou denně.
Naopak, aby to usnadnilo, ujistěte se, že proces nahrávání časového rozvrhu není tak složitý, že je to velká snaha. Záznam časového rozvrhu by neměl trvat déle než několik minut každý den.
Zatímco určitě nejsou vyčerpávající, jsou tyto osvědčené postupy nejčastějších a nejčastěji přehlížené.
Pokud vaše organizace může implementovat tyto informace během implementace systému časového rozvrhu a může i nadále komunikovat jasně a efektivně se svými zaměstnanci - vaše společnost bude fungovat tím lépe.
Stopky Fotografie pomocí programu Shutterstock
7 komentářů ▼
