Efektivní komunikace je nezbytná při plánování a kontrole zdrojů organizace k dosažení cílů společnosti. Význam obchodních sdělení dělá efektivní komunikační dovednosti kritickým obchodním nástrojem a základním zaměstnaneckým atributem. Podle Herta Murphyho, Herbt Hildebrandt a Jane Thomas, autorů "Efektivní obchodní komunikace", použití "sedmi C", jako je úplnost a stručnost, zajistí, že se zaměstnanci stanou lepšími komunikátory, schopni vybrat obsah a styl zprávy který nejlépe vyhovuje účelu a příjemci zprávy.
$config[code] not foundÚplnost
Kompletní obchodní zpráva zahrnuje všechny informace, které příjemce potřebuje k pochopení a eventuálně odpovědi na zprávu. Kompletní zpráva odpovídá na šest otázek: kdo, co, kdy, kde, proč a jak. Chcete-li například požádat zaměstnance, aby sestavil zprávu, uveďte, jaká zpráva je požadována, kdy musí být zpráva dokončena, komu a kde má zaměstnanec doručit zprávu a jak má být sestava vytvořena.
Stručnost
Stručné obchodní zprávy jsou časově i nákladově efektivní, protože zprávy sdělují stručně pouze relevantní informace bez opakování nápadů. Stručné zprávy nezahrnují zbytečné podrobnosti a pokud je to možné, použijí se slova, nikoliv fráze. Kromě toho komunikátor používá výrazy "která" a "že" jsou pomalu. Například "Pouze pět dodavatelů tvoří tři čtvrtiny výdajů tohoto měsíce."
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingZvažování
Účinná komunikace je taková, která splňuje potřeby konkrétního posluchače. Například: "Budete moci rychleji sladit účty splatné společnosti, pokud použijete otevřené zúčtování účtů a zprávy o usmíření časopisů, které budou na vašem stole o tři hodiny."
Konkrétnost
Neúmyslnou komunikaci se vyhýbá efektivní komunikátor, který používá specifické nebo definované informace, jako jsou fakta a čísla, k předávání myšlenek. Například "Zpráva o stárnutí na našich účtech naznačuje, že dlužíme společnosti Smith Electrical za 15 dnů za 30 dní, 45 000 dolarů za 60 dní za celkovou částku 60 000 dolarů." Zprávy jsou také konkrétnější, pokud se používají explicitní slova. Například "zpráva o sladění časopisů" je přesnější než "zpráva o zúčtování placených účtů".
Jasnost
Jasnost umožňuje posluchači pochopit zprávu bez námahy. Chcete-li jasně mluvit, mluvčí používá přesný jazyk a známá slova. Například řečník by mohl říkat "po odsouhlasení účtů" namísto "následně po odsouhlasení účtů". Clarity také vyžaduje vyhýbání se technickému a obchodnímu žargonu, ledaže je řečník přesvědčen, že posluchač pozná podmínky. Mluvčí by se měl také vyhnout zdlouhavým větám a nepříjemnému uspořádání slov.
Zdvořilý
Zdvořilá komunikace respektuje čtenáře nebo posluchače. Taková komunikace také vylučuje pochybný humor. Například namísto "Vaše zpráva je zcela nezrozumitelná", zdvořilá zpráva by mohla uvést: "Chybí mi zkušenosti potřebné k řádnému výkladu pokynů."
Správnost
Správnost se týká použití správné interpunkce, gramatiky a pravopisu a použití přesných faktů a čísel. Proto správnost naznačuje, že všechny informace v komunikaci by měly být zkontrolovány přesně a včas. Například správnost vyžaduje použití originálních zdrojů dat, pokud je to možné.
