Je důležité mít funkční systém archivace v každé kanceláři. Nejlepším způsobem, jak udržet kancelářské dokumenty organizované, je mít jednoduchý systém podávání, který rozumíte. Příště, když potřebujete soubor, nebudete muset projít hromadami papírů a doufat, že najdete ten správný. Budete přesně vědět, kde to je.
Vytvořte si čas na reorganizaci systému archivace nebo na zahájení nového systému; je to jednodušší dokončit vše najednou.
$config[code] not foundVyžádejte si vstup od lidí, kteří soubory používají.
Alphabetizujte své soubory nebo je tříděte podle kategorií, názvů klientů nebo dat.
Barevně kódujte soubory.
Označte každý soubor názvem, který dává smysl a je snadné ho najít. V systému by neměly být žádné "různé" soubory.
Projděte si soubory a dokumenty před jejich vložením do nového systému a odstraňte zbytečné dokumenty.
Tip
Pokud si nejste jisti o kategorii dokumentu, vložte ji do první kategorie, o které si myslíte, že při posuzování dokumentu nebo získání rady od jiné osoby.
Je-li v kanceláři více systémů archivace, má každý vytvořit stejný typ systému archivace.
Když máte novou položku, kterou chcete předložit, vytvořte soubor hned.
V blízkosti vašeho systému podávání máte k dispozici složky a psací potřeby.
Staple stránky dohromady místo použití kancelářských svorek.
Varování
Neodesílejte duplikáty.
