Díky moderní technologii je spousta kanceláří téměř bezpapírována. Důležité dokumenty jsou vytvořeny, podepsány a odeslány výhradně online a uloženy pro snadný přístup všemi stranami. Zatímco je vhodné mít veškeré obchodní dokumenty v digitální podobě, možná se nechcete zbavit tiskárny. Ze skupiny odborníků z Young Business Council jsme požádali následující:
$config[code] not found"Spousta práce se nyní provádí online a mnoho dokumentů se nikdy nevytiskne vůbec. Přesto existují určité situace, kdy je potřeba kopírovat. Co je jeden dokument, měli byste vždy mít fyzickou kopii a proč? "
Obchodní dokumenty, které byste měli vždy tisknout
Zde je to, co členové komunity YEC museli říci:
1. Hodnoty společnosti
"Když tisknete na papír, vždy je trochu opravdovější. Schopnost dotýkat se, cítit, komentovat nebo dokonce vyhodit je činí skutečnějšími. Já osobně mám rád, kdybyste měli své firemní hodnoty vytištěné a seděly na stole nebo visely na zdi, abyste neustále připomínali, co jste (a nejsou). "~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. Smlouvy
"Jeden typ dokumentu, který si myslím, že byste měli vždy vytisknout a uložit na internetu, je každá smlouva. Jedná se o důležité jednání a právní dokumenty a nikdy nevíte, kdy se musíte vrátit a obrátit se na ni. "~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Povolení, povolení a dokumenty "Zvýšené pečeť"
"Měli byste uchovávat papírové kopie obchodních licencí a povolení, protože to často vyžadují předpisy. Rovněž by měly být uloženy a umístěny někde v bezpečí fyzické dokumenty všeho s původním podpisem nebo zvýšené pečeti. Reprodukce položek s těsněními se v digitální podobě nezobrazí správně a nebude se považovat za původní dokumenty mnoha subjektů. "~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Havarijní plány
"Je důležité zachovat si fyzickou kopii informací nebo postupů, které budou potřebné v případě, že nouzová situace znemožní přístup k počítači. To by mohlo zahrnovat informace o nouzových kontaktech, postupy při požární bezpečnosti, procedury evakuace v kanceláři a plány nepřetržitého provozu. "~ Roger Lee, Lidský zájem
5. Vaše cíle
"Už nepoužívám pero a papír. Vše je uloženo v mém počítači nebo mobilním zařízení. Věřím také, že jsem zelená a řezala na papíře. Ale kdybych vytiskl nějaký papír, byly by to moje cíle. Mám seznam čtvrtletních, roční, tříletých a desetiletých cílů, které každý měsíc kontroluji, abych se ujistil, že jsem na cestě. "~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing
6. Váš životopis
"Jediným dokumentem, který byste měli vždy mít fyzickou kopii, je váš životopis. Vždy je dobré mít v životním rozhovoru svůj životopis jako odkaz. Ukazuje také, že jste připraveni a brát příležitost vážně. "~ Vladimir Gendelman, Company Folders, Inc.
7. Hesla
"Udržujte fyzickou kopii všech důležitých hesel, která používáte po celý den. Tyto informace by se pravděpodobně neměly vůbec uchovávat nikde jinde, aby se zabránilo možnosti hackování nebo krádeží identity. "~ Andrew Schrage, Money Crashers Personal Finance
8. Osvědčení o akciích
"Při vydávání akcií obchodním partnerům nebo zaměstnancům je důležité mít v tištěné podobě i digitální kopii v případě ztráty papíru. Zaměstnanci obvykle získají tištěnou kopii poté, co si uplatní možnost koupit akcie. "~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Všechny soubory rozhodující pro vaše operace
"Existuje několik typů dokumentů, které považujeme za vhodné. Jedná se o podepsané klientské smlouvy, HR pracovníky zaměstnanců a pololetní přehledy, příručky pro naše firemní politiky (jeden na jednoho zaměstnance), základní hodnoty naší společnosti (visely s hrdostí), vizuální dashboardy pro prodej, klíčový čtvrtletní pokrok a požadované firemní, pojištění a státních mandátů. "~ Joe Beccalori, Interact Marketing
10. Výpisy plateb
"Zatímco digitální příjmy jsou skvělé, je stále dobré mít možnost vytisknout příjmy, pokud je to nutné z daňových důvodů nebo pro další dokumentaci." ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Vaše vizitka
"Vždycky jsem držel vizitky praktické. Nikdy nevíte, kde a kdy se s někým setkáte, a kdo se s vámi bude chtít později spojit. Chovám asi deset míst na různých místech, jako je moje taška, bunda, auto, peněženka, držitel pasu, stůl a doma. Ujistěte se, že vaše karty jsou stejně vzácné jako vy. Je to snadné je ztratit, a tak dělejte, co můžete, abyste navrhli něco, co odráží vaši jedinečnost. "~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
Fotografie pomocí programu Shutterstock
4 Komentáře ▼
