Není nic horšího než nudné pracovní setkání. Každý den se ve Spojených státech koná zhruba 25 milionů setkání. S cílem usnadnit tyto schůzky mají střední manažeři tendenci vzdát se asi 35 procent času v kanceláři - zatímco někdo z vrcholového managementu pravděpodobně ztratí na zasedáních téměř polovinu svého celého dne.
Tyto vznešené časové závazky by byly zcela oplatí, kdyby všechny tyto schůzky vytvářely skvělé nápady, ale odhaduje se, že 67 procent zasedání je obecně označováno jako odpisy - ztrácí více než 37 miliard dolarů ročně ve ztrátě produktivity.
$config[code] not foundS ohledem na to má smysl pokoušet se omezit na zbytečných setkáních. A pokud jste majitelem malé firmy bez nového rozhodnutí o zlepšení způsobu, jakým se ve vaší firmě objevují věci, odstranění nudných schůzek z pracovního týdne by mohlo být ideálním způsobem, jak posílit morálku a zahájit rok 2017 s bangem.
Jak snížit čas strávený na setkáních
Abyste mohli začít, je zde 15 způsobů, jak eliminovat nebo urychlit všechny vaše schůzky v roce 2017:
Přineste agendu
Jedna z největších časoměrů v každém setkání je nedostatek účelu. Chcete-li, aby se věci ubíhaly správným tempem, ujistěte se, že máte podrobnou agendu, která vás provede schůzkou co nejrychleji.
Vezměte to venku
Pokud se přihlásíte do malého týmu, jedním z nejlepších způsobů, jak zapojit osobnosti a přimět lidi k rozhovoru, je uspořádat schůzku venku. Nejen, že se trochu čerstvého vzduchu a slunečního svitu probudí kolegové a dostanou krev, ale také povzbudí kreativní myšlení. Změna prostředí téměř vždy způsobí změnu způsobu, jakým pracovníci myslí a spolupracují.
Zvedněte se a pohybujte se
Jedním ze způsobů, jak omezit setkání, je dostat všechny na nohy a pohybovat se. Odstraněním křesel z vašich schůzek jsou pracovníci obecně více ochotni hovořit s jakýmkoli důležitým tématem a odložit časové ztráty na jinou dobu. Pokud opravdu chcete vdechnout pocit naléhavosti a máte prostor, přesvědčte personál, aby mluvil v pohybu.
Přineste zacházení
Obědové setkání mají špatnou pověst za to, že jsou nudné, celodenní záležitosti. Získání pracovníků kolem stolu však může být jedním z nejlepších způsobů, jak je povzbudit, aby otevřeně komunikovali s ostatními. Jídlo má tendenci přivést lidi k sobě a vždycky lidi mluvit - a pokud vaše schůzky bývají plné neohrabaného ticha, snažte se přitahovat dělníky trochu pizzy (nebo něco trochu zdravějšího).
Dodržuj čas
Obvykle trvá jen jeden dlouhotrvající středový manažer a tři hloupé otázky, které přeměňují rychlé odbavení na hrozné dvouhodinové setkání. Jedním z nejlepších způsobů, jak udržet členy týmu a vedoucí pracovníky v úkolu během setkání, je chytit stopky, nastavit je na 15 minut a nechat každého vědět, že když vyprší čas, setkání skončilo. Nejen že vám to pomůže naučit se vysvětlit věci mnohem výstižněji, ale pracovníci ocení, že budou schopni vědět, kdy budou schopni se k němu vrátit.
Break It Up
Pokud opravdu nemůžete uniknout čtyřhodinové schůzce, bude to život mnohem jednodušší a příjemnější, pokud budete schopni rozdělit to do odlišných kapitol. Na začátku schůzky nechte kolegové vědět, že se s nimi budete zabývat v několika kouscích. Použijte každý blok k řešení jedné skupiny otázek a rozloučení po každém problému je řešeno s cílem zjistit si s ostatními týmy, získat čerstvý vzduch a přeskupit.
Zastavte používání aplikace PowerPoint
Dokonce i v roce 2017 je aplikace PowerPoint stále hodně synonymem podnikání. Aplikace PowerPoint používáme pro vše - od výkazů výdajů a prodejních míst až po marketingové aktualizace. A přestože to může být neuvěřitelně užitečné, nemůžete popřít, že je to trochu unavené. Není to nic horšího, než se míchat do konferenční místnosti a sledovat, zda správce vaší linky nahrát 30-snímkovou prezentaci - takže pokud chcete, aby se vaši kolegové probudili, nechte světla zapnutý a verbálně se zapojujte. Bude to všechno vzhůru a vzrušující myšlenky.
Plánovat dopředu
Jedna z největších časopisů na schůzkách čeká na to, aby lidé nabídli návrhy a problémy, které je třeba vznést. Chcete-li ztratit nepříjemné ticho a rychle vyvést všechny z místnosti, povzbuďte všechny účastníky, aby přišli na stůl alespoň s jedním nápadem nebo místem pro rozhovor před zahájením setkání.
Stiskněte tlačítko Záznam
Pokud se pokoušíte rychle projít schůzku, je snadné, aby se pár zásahových bodů ztratilo. To často vede ke spoustě následných otázek, protože se snažíte dostat všechny z místnosti a může být velkým odlivem včas. Pokud máte zájem o vynechání otázek, stojí za to zaznamenat schůzku na vašem telefonu a pak po rozbití poslat zvukový soubor všem účastníkům. Tímto způsobem každý ví, co musí dělat a kdy to potřebuje.
Popcorn Věk
Chcete se ujistit, že všichni přispívají? Vezměte je zpátky do základní školy a přimět váš tým, aby se zapojil do trochu myšlení popcorn. Začněte větu, vezměte ji v kruhu a nechte každého člena personálu dokončit větu, abyste mohli sdělit své nápady. Nejen že to udrží lidi, ale přiměje pracovníky, aby si mysleli mimo krabici, aby přispěli.
Stát si za svým
Pokud často zjistíte, že váš tým ztrácí hodiny, snaží se dělat zdánlivě jednoduché rozhodnutí ve skupině, zkuste je dostat z nohou a doslova se postarat o rozhodnutí. Nakreslete linku uprostřed místnosti a požádejte každého pracovníka, aby se postavil na stranu, která odpovídá jejich názoru. Pak ji použijte jako rychlý odrazový můstek, abyste donutili všechny, aby racionalizovali svou volbu a pokročili.
Dej každému práci
Dalším způsobem, jak zajistit, aby se věci učinily rychle na každém zasedání, dává každému účastníkovi práci, která bude na tomto setkání vykonávat. Například požádejte jednu osobu, aby si ukládala poznámky, jednu, aby si udržel čas a jeden si přinesl občerstvení. Tím, že dává každé osobě svou povinnost vykonávat, měla setkání běžet hladce a jednotlivci budou více zaměřeni.
Přejít na virtuální
Trávíte spoustu času cestováním mezi kancelářemi a místy, abyste se setkali s týmy? Zastavte běh z místa na místo a začněte používat nástroje jako Skype, Google Hangouts nebo FaceTime. Tímto způsobem mohou pracovníci dostat podstata toho, co máte, a co mají dělat, aniž by opustili své pracovní stanice.
Přestaň mluvit
Pokud máte pocit, že příliš mnoho z vašich schůzek se ukazuje jako zbytečné monologové, je to pravděpodobně proto, že vaše setkání jsou zbytečné monologové. Řekni, co potřebuješ říct, pak se odřízni a zeptáš se ostatních, co si myslí. Nejen, že by to mohlo znemožnit čas, který strávíte na schůzkách, ale také dává ostatním šanci vyjádřit své vlastní myšlenky a přinášet nové nápady do stolu.
Pokus omyl
Na konci dne nejsou žádné dvě společnosti podobné. Co funguje pro vaše schůzky, nemusí fungovat pro jiné společnosti, a proto budete muset udělat trochu pokusů a omylů, abyste zjistili, jaké schůzky fungují nejlépe pro vás a váš tým. Jen nezapomeňte být trpěliví a soustředěni se na objevování dokonalých způsobů, jak učinit schůzky rychlejší a méně bolestivé.
Schůzka fotografií přes Shutterstock
1 Komentář ▼
