Diplomatické pracovní e-maily jsou jednoduché a zdvořilé a snaží se zajistit, aby příjemci nesprávně nepochopili nebo nesprávně interpretovali informace. Při psaní diplomatických e-mailů použijte formální, přesný jazyk a vyhněte se emocionálním slovům. Cílem je používat taktný jazyk - slova, která jasně přenášejí důležité zprávy - aniž by způsobovaly špatné pocity.
Nastavte tón
Nastavte tón tím, že se zaměříte na to, jak vaše nápady, zprávy nebo pokyny pomohou vašim zaměstnancům. Uvědomte si jakékoliv boje, které s nimi souvisí, jako jsou technické problémy nebo překážky, a požádat - spíše než požadovat - když je něco, co chcete nebo potřebujete. Pokud například přidáte více zaměstnanců k existujícímu projektu, napište: "Já vím, že tento projekt dal na váš tým další stres, a proto jsem požádal Jane Doe, aby vám pomohla při editaci kopií. Mohl byste jí poskytnout hrubý tah před víkendem? " Diplomatický jazyk má zdvořilý tón, který se pokouší uvést příjemce do klidu.
$config[code] not foundKeep It Professional
Vyhýbejte se osobním, důvěrným nebo citlivým předmětům, jako jsou informace o platu, personální problémy nebo vnitřní konflikty v diplomatickém e-mailu. Diskutujte pouze o veřejných záležitostech, doporučuje časopis Inc. Vždy řešíte osobní nebo důvěrné problémy osobně nebo telefonicky, pokud není možné setkání v přímém kontaktu. Nikdy nevíte, kdy by se kolem kanceláře mohla dostat e-mail. Používejte profesionální pozdravy a uzávěrky, takže příjemci vědí, že korespondence je spojená s prací, nikoli osobní povahou.Například spusťte e-mail s "Dobrý den", "Pozdravy" nebo "Dobré ráno" - ne "Hej", "Yo" nebo "Na mé peeps".
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingZvolte své slova moudře
Zaměřte se na příkazy "já", spíše než "vy", zvláště když se zabýváte chybami, chybami nebo opravami v e-mailu. Vysvětlete své prohlášení, aby příjemci jasně pochopili vaše cíle a záměry. Chcete-li například poslat e-mail o celkovém významu dodržování lhůt, napište: "Vždy jsem byl cílem dodržet lhůty, abych udržel silnou základnu pro podporu zákazníků. Včasnost a efektivita jsou dvě z mých nejvyšších priorit, takže mě prosím kontaktujte, kdyby nastaly situace, které by mohly vést k problémům s termínem. "
Být přímý a specifický
Být upřímný a přímý s vaší korespondencí, takže vaši spolupracovníci nemusejí číst mezi řádky nebo druhou hádat, co se snažíte říct. Diplomatický jazyk je taktný, stručný a v bodě. Odstraňte nadbytečná slova, myšlenky nebo nápady, které by mohly zaměnit vaši zaměstnankyni nebo posílit váš e-mail. Pokud například chcete v e-mailu adresovat učitelům narazit na porušení kódů zaměstnanců, napište: "Zkontrolujte požadavky na oblečení v příručce pro zaměstnance. Během školních hodin nebuďte šortky, nádrže nebo žabky." Adresujte e-mail na "všechny zaměstnance", takže nikdo není vypsán.
