Jak napsat poznámku

Jedna z povinností zaměstnanců pracujících na různých úrovních vlády je psaní briefingových poznámek pro tvůrce politik, kteří používají tyto poznámky k tomu, aby se vzdělávali o problémech a vedli je při vytváření protokolů, postupů a zákonů. Briefing memo je stručné shrnutí problému nebo případu, který předkládá čtenáři výzvu k akci. Úspěšná poznámka přesvědčuje čtenáře, aby jednal tím, že poskytne konkrétní důkaz, který je snadno srozumitelný a hodnotný.

$config[code] not found

Spusťte poznámku psaním "Komu:" a "Od:" Vložte jméno odesílatele a příjemce po dvojtečkách. Na dalším řádku napište datum, kdy jste napsali poznámku. Dokončete tuto část napsáním položky "Předmět:", po níž následuje téma, které odkazuje.

Zadejte akci, kterou chcete čtenáři provést v první větě nebo odstavci poznámky.

Udržujte pozornost čtenáře pomocí stručných, stručných odstavců, které nejsou delší než 5 vět. Při uvedení důvodů pro přijetí opatření zadejte každý důvod v samostatném odstavci.

Použijte empirické důkazy, které přesvědčí čtenáře o potřebě navrhovaného postupu. Uvádějte například statistiku bydlení s nízkými příjmy při hledání změny v dané zónové politice. Vyhněte se generalizacím, které nelze s fakty podporovat.

Načtěte alternativní kurzy akcí nebo politik, které popisují výhody a nevýhody každého z nich.

Vyhněte se zbytečně slovním nebo formálním výrazům, například "podle naší diskuse", a technický žargon, když citujete fakta a postavy. Používejte jednoduchý, přímý jazyk, který může čtenář pochopit.

Použijte aktivní hlas, nikoliv pasivní, v celé poznámce k podpoře akce. Pokud dobře znáte příjemce této poznámky, použijte zájmena první osoby jako "já" a "my", protože lidé mají větší pravděpodobnost, že udělají něco pro ty, o kterých se domnívají, že osobně vědí. Zdůrazněte takové osobní spojení pomocí kontrakcí, například "Jsem".

Zopakujme nutnost přijmout opatření na konci tohoto memoranda. Nezapomeňte uvést, zda existuje lhůta pro akci, která musí být splněna.