Týmy společnosti Microsoft jsou komunikačním nástrojem v rámci Office 365, který dává malým podnikům přímý způsob komunikace a spolupráce se zaměstnanci. Pro ty, kteří Microsoft Teamy nepoužívali, může pomoci získat nějaké cenné tipy a názory od odborníků, aby to co nejvíce využilo.
Tipy společnosti Microsoft
Simona Millhamová je Microsoft Certified Trainer a trenér pro IT vzdělávací platformu CBT Nuggets. Sdílela několik cenných tipů, jak co nejvíce využít týmů společnosti Microsoft pro malé firmy v e-mailovém rozhovoru s trendy malých firem.
$config[code] not foundMinimalizujte komunikaci pošty
Jedním z největších výhod týmů společnosti Microsoft je to, že umožňuje podnikům udržovat veškerou komunikaci organizovanou na jednom místě, než aby spoléhali na dlouhé e-mailové řetězce, které se v náhodném pořadí snadno ztratí. Takže pokud se chystáte využít co nejvíce týmů společnosti Microsoft, použijte místo interních komunikačních zpráv, nikoliv e-mailů.
Millham říká: "Pokud někdo pošle e-mail týmu, který se zeptá na relativně triviální otázku a každý odpoví, vytváří strašně mnoho e-mailů. Konverzace jsou v centru týmů, takže je snadné vidět vlákna na první pohled a v případě potřeby rychle reagovat. "
Sdílejte konverzace s novými členy týmu
Týmy společnosti Microsoft mohou také usnadnit práci s novými zaměstnanci. Když provedete nový nájem nebo přidáte stávajícího člena týmu k novému projektu, můžete s ním sdílet konverzace z tohoto podprocesu nebo projektu, abyste je mohli snadno ulovit, nikoli předat jim mnoho e-mailů nebo předat jim těžkopádné dokumenty.
Stick s několika skupinami
Týmy společnosti Microsoft vám umožňují určit různé skupiny ve vaší organizaci, abyste mohli pořádat konverzace s příslušnými členy týmu. Ale nepřehánějte vytváření skupin pro každou možnou kombinaci zaměstnanců hned. Zvažte, kdo nejčastěji spolupracuje na projektech a vytvářejte pouze ty skupiny, které dávají smysl, aby nezahlodňovaly všechny s mnoha možnostmi. Vždy můžete přidat později.
Cíl pro každou skupinu
Pokud se snažíte zjistit, se kterými skupinami chcete začít, zvažte, co chcete dosáhnout pro každou skupinu. Můžete například chtít skupinu pouze pro management nejvyšší úrovně, na který byste se měli při rozhodování rozhodovat. Ale můžete také chtít skupiny pouze pro konkrétní účely, jako je IT podpora a marketing sociálních médií.
Přidejte skupiny podle plánu
Odtud můžete vždy přidávat skupiny, neboť je pro ně vyžadují konkrétní projekty. Řekněme, že máte speciální projekt pro klienty, který zahrnuje osoby z několika oddělení, které obvykle nespolupracují. Vytvořte skupinu, která je právě pro danou instanci, aby ti pracovníci nemuseli komunikovat v obecnějším vláknu.
Nastavte zvukovou konferenci
Týmy společnosti Microsoft nabízí také funkci audio konferencí, takže můžete uspořádat hlasové schůzky v rámci určitých skupin nebo jen s jedním nebo dvěma členy týmu. To může být obzvláště užitečná funkce, zejména pokud máte několik členů týmu, kteří pracují na dálku. Můžete jej také použít pro komunikaci s externími klienty prostřednictvím nové funkce přístupu k hostům.
Vytvořte komunikační strategii
Společnost Microsoft Teams samozřejmě není jediným produktem společnosti Microsoft, který nabízí komunikační funkce, jako jsou rozhovory a zvukové hovory. Ale Millham varuje, aby nebyli příliš zachyceni při používání všech dostupných možností. Namísto toho vytvořte konkrétní plán, který načrtne, v jakých situacích budete používat týmy Microsoft pro komunikaci versus jiné platformy.
Millham vysvětluje: "Myslím, že jedním z největších problémů je pomoci podnikovým uživatelům pochopit, který nástroj Microsoft Office 365 použít WHEN. Existuje překrývání mezi funkčností týmů, Yammer a Skype for Business, které jsou pro uživatele skutečně nejasné a pravděpodobně budou pouze spouštěny zpět na e-mail bez jakýchkoli pokynů. Takže moje doporučení je, že podnikání trvá určitou dobu, než si myslí, které nástroje budou nejlépe vyhovovat různým částem své organizace - a provozovat některé piloty s různými skupinami uživatelů - a pak poskytovat poradenství a povědomí koncovým uživatelům. "
Testovací komunikační strategie
Jak uvedl Millham, může být prospěšné skutečně vyzkoušet různé komunikační strategie ve vaší organizaci, abyste zjistili, co funguje nejlépe pro váš konkrétní tým. Můžete například zjistit, že je vhodné používat službu Skype pro klientská volání, pokud většina vašich klientů již má ID Skype a nechcete se zaregistrovat pro hostující přístup s týmy společnosti Microsoft. Můžete se ale rozhodnout, že budete v rámci týmu ukládat všechny interní hovory kvůli jednoduchosti. Zůstaňte otevřeni zaměstnancům, abyste mohli svůj plán optimalizovat podle svých potřeb.
Zůstaňte aktuální s novými funkcemi
Týmy společnosti Microsoft se neustále mění a přidávají nové funkce, které mohou přínosem pro váš tým nebo změnit způsob, jakým platformu používáte. Například společnost Microsoft je v současné době v procesu integrace funkce Skype for Business do týmů. Millham doporučuje prozkoumat dokumentaci Microsoft Teams a praktické pokyny pro další informace a aktualizace o jakýchkoli změnách nebo nových funkcích.
Vycvičit své zaměstnance
Důležité je také zajistit, aby vaši zaměstnanci pochopili, jak co nejvíce využít týmy společnosti Microsoft. A k dispozici je spousta zdrojů k tomuto účelu. CBT Nuggets nabízí jednu z možností školení Microsoft Teams.
Millham říká: "Pro vlastníky malých podniků obsahuje přehled o zdrojích, které je třeba vzít v úvahu při nasazování týmů a podpoře přijetí uživatelů. Pro zaměstnance pokrývá způsob používání kanálů, rozhovorů, schůzek, sdílení souborů, wiki a další. "
Obrázek: Microsoft
1
