Udržování minuty během vašich bezpečnostních setkání je velmi důležité. Kromě toho, že vám pomohou sledovat historii vaší společnosti, mohou být zápisy také použity u soudu, pokud bude proti vaší společnosti vznesena žaloba. Zde jsou kroky pro vytváření minut.
Rozhodněte se, zda zaznamenáte hrubý návrh zápisu s perem a papírem nebo na vašem notebooku. Nakonec bude dobré mít alespoň dvě kopie minut, v případě, že jedna kopie chybí nebo je náhodně smazána.
$config[code] not foundZaznamenejte datum, místo a přítomné členy pro každé zasedání.
Přiložte kopii agendy na zápis. Pokud nemáte kopii agendy, napište plánovanou schůzku schůzky.
Berte na vědomí všechny hlasy, obavy o bezpečnost, námitky a budoucí plány. Máte-li jakékoliv dotazy ohledně toho, co byste chtěli zahrnout nebo co byste měli ignorovat, požádejte svého nadřízeného.
Po schůzce přepište a upravte své poznámky a čistě zadejte nebo vytiskněte čistou kopii minut pro vaše záznamy.
Uložte si minuty na bezpečném centrálním místě. Je dobré zachránit původní poznámky, stejně jako kopie závěrečného návrhu zápisu. Ujistěte se, že máte zálohy všech digitálních kopií vašich minut.
