Téměř dvě třetiny nebo 64 procent malých podniků nedokáže sledovat, kolik je jejich tiskové zařízení dražší, ani nemohou sledovat jejich využití. A pokud nejste schopni sledovat tyto základní statistiky ve vaší firmě, nebudete vědět, kolik je zbytečné.
Jak optimalizovat svůj rozpočet IT pomocí zprávy Smart Reporting Management (PDF) a Průzkumu stavu SMB dokumentů společností Xerox (NYSE: XRX) poskytují cenné pohledy a řešení pro tisk v digitálním světě.
$config[code] not foundVýhody monitorování tiskárny
Průzkum
Průzkum byl proveden v USA, Francii, Německu a Velké Británii, kde se zúčastnilo více než 1000 malých a středních podniků. Cílem bylo zjistit, jak tyto společnosti řídí tisk a dokumenty. Rozložení využití tiskárny představuje to, co se děje v malých podnicích. Z dotazovaných podniků bylo 56 procent uvedeno, že fakturaci a faktury jsou jako proces intenzivní práce v organizaci, 53 procent uvedlo, že podnikání a finanční zpravodajské informace jsou podobně náročné na papíry a 51 procent uvádí, že HR formuláře a zaměstnanecké spisy vyjíždějí z jejich tiskáren v obrovských množstvích.
Šedesát sedm procent si stěžovalo, že zaměstnanci tiskli e-maily a přidávali značnou část jejich využití v tiskárně. Stejné procento tvrdilo, že legální podpisy byly velkým odlivem na používání papíru a tiskáren. Méně než 40 procent firem oznámilo, že kupující schválení, marketingové materiály a nabídky zákazníků převzaly dostatek papíru a tiskových zdrojů.
U malých lékařských, právnických, architektonických a designových firem může být tiskový výstup mnohem vyšší, jak ukázal průzkum. A častěji než tyto podniky nemají poskytovatele Managed Print Services, který se stará o tento náročný úkol.
Další průlomovou statistikou z průzkumu bylo množství času stráveného procesy spojené s tiskem? Čekání na úlohy na tiskárně, nedostatek spotřebního materiálu nebo přechod do tiskárny k vyzvednutí dokumentů se zvyšuje. Náklady samozřejmě nemusí být viditelné, ale je tam.
Společnost Xerox říká, že čas čekání na dokument v podniku se sdílenou centrální tiskárnou činí zhruba tři minuty pro každého zaměstnance. Toto činí 13 hodin denně na jednoho zaměstnance. Takže i malý podnik s 10 zaměstnanci může zažít 130 hodin stráveného času.
Hlášení
Zpráva "Jak optimalizovat svůj rozpočet IT s chytřejším řízením dokumentů" má řešení, která mohou malé firmy rozvinout, aby se vyhnuly problémům, které průzkum vyzdvihuje.
Prvním je nalezení partnera Managed Print Services, který jim pomůže efektivněji spravovat jejich využití tiskárny. V příspěvku na oficiálním blogu Xerox píše ředitel marketingu společnosti Xerox Channel Marketingová společnost Lisa Graham, že je třeba, aby se podniky staly proaktivnějšími při hodnocení využití tiskárny. "Vyhodnocení tisku může rychle určit úspory nákladů a zlepšení efektivity," vysvětluje Graham.
Všechno, od opuštěných dokumentů na zásobnících tiskárny až po nákup spotřebního materiálu, zbytečně barevný tisk a další neúčinnosti, vás stojí.
S digitalizací, která přeměňuje téměř každou část vašeho podnikání, může důvěryhodná služba Managed Print Services nebo jiný partner zahrnovat digitalizaci, tok dokumentů, mobilní tisk, cloudovou technologii a bezpečnost.
Jako samostatný, ale související problém zpráva uvádí, že kvůli nezabezpečenému tisku bylo porušeno 90 procent podniků.
Závěr
Na konci zprávy Xerox doporučuje firmám všech velikostí najít správného partnera Managed Print Services, ale to nemusí být možné pro malé firmy. Zpráva poskytuje cenné informace pro ty, kteří si také nemohou dovolit najmout takové služby.
Výběr nejnovějších tiskáren s řešeními sledování a sledování, zaváděním osvědčených postupů s dobrým řízením a vzděláváním pracovníků vám umožní účinně zvládnout problémy spojené s neregulovaným používáním tiskárny. Některá řešení zahrnují standardizaci nastavení, takže všechny kopie jsou černobílé, integrují se s cloudovými a mobilními pracovními postupy, automatizují pracovní postupy a koordinují nákup dodávek.
Obrázek: Xerox
Více v: Gadgets 1
