Napsal jsem ve svém posledním sloupci o nové čtečce e-knih Amazon Kindle a řekl:
$config[code] not found"Všichni jsme úzkostlivě čekali na prognózy" bezpapírové kanceláře ", aby se splnily, ale přesto se zdá, že tento slib je klamný, který je více nepolapitelný než kdy předtím."
Ale snad je bezpapírová kancelář v dohledu. Ano, poslouchal jsem ty, kteří stále říkají, že bezpapírová kancelář je stále senem. Domnívám se však, že klíčovým bodem je usilovat o dosažení tohoto konečného cíle a snažit se o dosažení tohoto pokroku. Správný systém správy dat může kombinovat praktičnost papíru s rychlostí nových informací a technologií.
Jako podnikatelé a majitelé malých podniků chceme eliminovat množství papíru, který používáme, protože prostě vyžaduje příliš mnoho času (a peněz) na výrobu, organizaci a zpětné získávání. Pokud tak učiníte, může vaše společnost ušetřit spoustu peněz a pomůže vám vydělat více peněz.
Se současným šířením informací, potřebujeme zpřístupnit informace sobě i ostatním rychlostí dnešního světa.
Podívejte se na způsob zpracování papíru a souborů ve vaší firmě.
Pokud jste jako já, tak bych byl odvážný, abych naznačil, že to, co najdete, vás nebude šťastné.
Možná máte nejvíce organizovanou kancelář na světě, ale čas, který potřebujete k systematizaci záznamů a udržování této metody organizace, se promítá do skutečných dolarů - hodin, které lze vynaložit na výzkum a vývoj a marketing.
Používáte systém pilířů pilířů a udržujete věci v čistých haldách, abyste přesně věděli, kde je všechno? Přemýšlejte o fyzickém nepořádání, které to způsobuje, stejně jako o vinu, kterou máte pocit, protože vždycky máte pocit, že musíte tyto hromady "projít" - a přinejmenším zajistit, abyste na něco nezapomněli.
Pokud papírové soubory pohřbívají vaše kanceláře, může být "bezpapírové" dobrá volba. Ale co přesně znamená bezpapírové pro vaše podnikání? Zahrnuje rozhodnutí rozhodnout se o tom a ne vrátit se zpět. Znamená to, že se všechny tyto soubory naskenují do počítače a vyškolejí personál, aby používali digitální soubory.
Tyto dokumenty, které byly dodávány od jednoho společníka k druhému nebo od vašeho podnikání k klientovi nebo perspektivnímu klientovi, je možné prohlížet tam, kde je potřeba. Vaše společnost může ušetřit mnoho hodin a nekonečné dolary na produktivitu a efektivitu sám.
Realita je, že vaše kancelář bude vždy používat papír. Termín "bezpapírový" je příliš vysoký, než je standard dosažitelný. Někteří lidé potřebují vytisknout věci, aby si je mohli přečíst. Vytisknete věci, které s sebou nesete a ukážete ostatním lidem. Ne každá prezentace může být přizpůsobena PowerPointu. Nebudete se zbavovat těchto tiskáren.
Ale budete se zbavovat archivních skříní, nebo alespoň některých z nich, když skenujete soubory do počítače a vytváříte nové soubory v počítači a potřebu neustále organizovat tyto soubory.
Zde jsou čtyři věci, které je třeba vzít v úvahu při práci bez papíru:
1. Při skenování souborů je životně důležitý vyhrazený skener pro dokumenty.
2. Při ukládání souborů je nejlepší a nejvíce všeobecně uznávaný způsob ve formátu PDF nebo ve formátu přenosného dokumentu. Jedná se o stabilní formát, který udržuje soubor vypadající přesně tak, jak vypadal na papíře. Může být čteno online nebo tištěno, má jen málo místa a snadno se vytváří pomocí softwaru, který je k dispozici od společnosti Adobe.
3. Pokud digitalizujete soubory, budete potřebovat pevný disk určený k udržení nové "schránky" a dobrý systém zálohování dat. Technickí profesionálové navrhují mít dva přenosné pevné disky. Každý týden se vrátíte zpět na druhou stranu a zálohování provedete mimo místo, například bankovní schránku.
4. Pokud nemáte počítače v místní síti (LAN), budou muset být připojeny, aby každý mohl přistupovat k souborům. Nastavení bezdrátové sítě stojí asi 25 až 50 dolarů za počítač, plus $ 75-100 dolarů pro "hub" nebo centrální směrovač pro čtyři počítače.
Většina lidí nemá problémy se sledováním digitálních souborů a jejich údržbou. To, co vy a vaši zaměstnanci máte potíže, je zvyknout si na nový systém správy a správy informací. Dostaňte každého na palubu ve smyslu souborových protokolů. Jak by měly být adresáře označeny? Jak mají být pojmenovány soubory? Je nezbytné, aby všichni používali stejné standardy. Rozhodněte se, jaké to budou a vytiskněte kopie pro každého. Vytvořte kopii v síti společnosti.
Chystání bez papíru je otázkou volby: je to vědomý životní styl a pracovní styl. Jedná se o to, že když jste se plně zavázali, můžete zvýšit svou produktivitu, efektivitu a efektivitu a také snížit množství odpadu, které každý z nás vyrábí.
Rozhodli jste se jít bez papíru?
* * * * *
