Zachování záznamů je dnes podstatnou součástí mnoha typů podnikání. Ať už pracujete v kanceláři, na univerzitě, v právnické kanceláři nebo v jiné instituci, řídíte si formuláře, které udržují tyto firmy v provozu, je často sama o sobě práce na plný úvazek. Někdy se množství papírování vytvořené organizací může zdát ohromující. Společné problémy, s nimiž se potýká správa záznamu, mohou být zmírněny tím, že budou mít k dispozici systémy, které by je mohly zvládnout.
$config[code] not foundZtracené záznamy
Ztracené záznamy se mohou pohybovat od drobných potíží pro podniky až po obrovské potíže, které vyřeší měsíce nebo dokonce roky. Pokud například klienti pravidelně žádají o dokumenty od společnosti a nedokážete je poskytnout včas (nebo vůbec), riskujete ztrátu jejich podnikání v budoucnu. Pokud jsou pro právní záležitosti potřebné důležité záznamy, jako je například obrana společnosti před soudním sporem, neposkytnutí příslušných dokumentů může stát obrovské částky peněz nebo dokonce znamenat úplné zrušení podnikání. Jedním ze způsobů, jak se vyhnout ztrátě záznamů, je mít podrobný proces organizace a ukládání.
Nahrávací organizace
Správná organizace souborů je jedním ze základních kamenů dobrého řízení záznamů. Společnosti obvykle organizují soubory chronologicky podle roku a poté abecedně podle jména klienta. Kromě pevných kopií záznamů vaší společnosti je elektronické ukládání životaschopnou volbou, která ušetří prostor i čas, který vaše firma může dát k jiným účelům. Nicméně i když se rozhodnete uložit většinu cenných souborů do počítačů vaší organizace, mají své hardwarové kopie místo v úložném prostoru a organizaci. Původní dokumenty, jako ty, které jsou opatřeny notářsky podepsanými podpisy, často musí být uchovávány po určitý počet let nebo někdy až na dobu neurčitou.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingZáznam úložiště
V závislosti na druhu podnikání, pro který vedete záznamy, stejně jako na tom, jak dlouho firma funguje, může dojít k nedostatku prostoru pro všechny archivované skříně, které si musíte uchovávat. Potenciálním řešením tohoto problému není uchovávat žádné cizí záznamy. Zvažte, jak dlouho vaše podnikání opravdu potřebuje mít tyto formy na ruce. Pro federální daňové účely může být většina dokumentů vyřazena po uplynutí určitého časového období, podle pokynů Úřadu pro vnitřní příjmy (IRS), v závislosti na typu vrácených prostředků (viz část Zdroje). Různé podniky, jako jsou právní a lékařské úřady, jsou povinny uchovávat informace o klientovi po určitý počet let, v závislosti na stavu, ve kterém působí. Dalším řešením je uchovávání záznamů v samostatném zařízení, jako je např. Pronájem úložné jednotky. Tímto způsobem nezabezpečují cenný prostor v prostorách vašeho podnikání, který byste mohli využít k provozování organizace. Mějte však na paměti, že tyto jednotky mohou být nákladné v závislosti na počtu záznamů, které je třeba uložit.
