V mnoha firmách zpracovává oddělení lidských zdrojů všechny osobní záznamy každého zaměstnance, minulosti a současnosti. Tyto záznamy byly tradičně uchovávány na papíře, vytvářely problémy s ukládáním, schopností najít záznamy a dlouhověkost. Přechod na počítačový personální systém může pomoci vyřešit některé z těchto problémů.
Prostor
Uchovávání papírových záznamů zaberá spoustu místa. Čím více zaměstnanců má společnost, tím více místa potřebuje k uložení všech záznamů, zejména pokud společnost uchovává záznamy o minulých zaměstnancích. Počítačový systém umožňuje společnosti převést papírové dokumenty do digitální podoby, která zabírá pouze prostor pro počítač. Většina počítačů má dostatek místa na pevném disku pro uložení všech požadovaných záznamů zaměstnanců. Společnost pak může volně použít bývalý úložný prostor pro papírové záznamy pro jinou kancelář nebo jiný typ úložiště.
$config[code] not foundPřístupnost
Záznamy o papíru, bez ohledu na to, jak dobře jsou podány, mohou trvat několik minut, než prohledáte jednotlivé informace. Musíte najít soubor pro správného zaměstnance, což je obvykle snadné, pokud jsou soubory uchovávány v dobrém abecedním pořádku, ale stále může trvat nějaký čas podle toho, kolik archivů musíte projít, abyste se k němu dostali. Poté musíte stále najít konkrétní dokument, který potřebujete, což může trvat dlouho, zvláště pokud je soubor zaměstnance silný. Pokud je však osobní systém uložen v počítači, je otázkou několika sekund vyhledávat informace, které hledáte, prostřednictvím funkcí vyhledávání počítače. Zaměstnavatelé mohou prohlížet soubory z více počítačů, a dokonce i kanceláře umístěné ve více městech.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingČas
Kromě úsporného času při hledání konkrétních dokumentů v papírových souborech mohou zaměstnavatelé ušetřit čas jinými způsoby. Pokud zaměstnavatel požaduje některou papírovou dokumentaci kvůli disciplinárnímu jednání nebo přezkoumání výkonu, bude muset počkat na to, aby někdo nalezl soubor a doručil jí. Když je systém počítačový, může jednoduše vyhledávat informace na svém počítači, aniž by musel čekat. Odkládání dokumentů se také provádí rychleji, což šetří čas při podání.
Statistika
Zaměstnavatelé se někdy spoléhají na statistiky, aby zhodnotili své zaměstnance a potřeby společnosti. Když jsou osobní záznamy počítačové, zaměstnavatel může instruovat počítač, aby shromáždil konkrétní statistiky, jako jsou výstupní úrovně, absence nebo míra obratu, aby našly způsoby, jak zlepšit společnost. Tyto statistiky mohou poskytnout zaměstnavateli řadu důležitých informací. Pokud požaduje vyšší statistika tyto statistiky, počítač umožňuje snadnou kompilaci informací a může rychle vytvořit graf, aby lépe ilustroval statistiky.
Trendy
Někteří zaměstnanci vykazují trendy ve svých pracovních návycích, které dokážou zaměstnavateli představit potenciální problémy. Například zaměstnanec může mít zvyk volat se nemocným jednou za pár týdnů v přesně stejný den v týdnu. Někteří zaměstnanci si vybírají pondělí nebo pátek k prodloužení víkendu, zatímco jiní si zvolí diskrétnější trasu tím, že použijí den uprostřed týdne. Počítačový personální systém může zaměstnavateli pomoci identifikovat takové trendy, jako je to snadněji než spoléhat se na papírové záznamy a paměť.
