Podnikatelský svět vypadá, že se točí na osách setkání - ale ne všechny setkání jsou produktivní. Investujte čas do plánování produktivní relace, abyste zajistili, že vaše schůzky dokončí práci. Dávejte pozorně na to, co je třeba splnit a na koho se má účastnit.
Určete cíl a publikum
Stanovte cíl pro schůzku a učiňte jej stručně a jasně. Vytvořte například krátký seznam bodů, které popisují konkrétní cíle. Cílem setkání by mohlo být sdělování důležitých informací, rozhodování, řešení problémů nebo přiřazení akcí. Stručný a cílový cíl pomáhá organizátorovi setkání určit, kdo by se měl účastnit schůzky. Vybudujte seznam pozvaných osob tím, že každý cíl sjednotíte s členy týmu, jejichž přítomnost umožní skutečně splnit cíl.
$config[code] not foundNastavte Agenda
Nastavte agendě schůzky na základě každého cíle v cíli. Pokud je cílem sdělit počátek projektu, nastavte položku agenta, která identifikuje, kdo předloží tyto informace a jak budou informace sdíleny, například prezentací aplikace PowerPoint. Pokud je cílem přiřazení akcí, nastavte položku programu, která popisuje způsob, jakým budou přiřazeny úkoly. Každý cíl by měl mít jednu nebo více položek programu přímo zarovnaných s ním.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingVyberte datum a čas
Vyberte datum a čas schůzky na základě dostupnosti vedoucího schůzky a nejdůležitějších pozvaných. Čím větší je seznam pozvaných, tím těžší je najít den a čas, kdy jsou všichni k dispozici. Přijměte čas, který splní tolik plánů, jak je to možné. Před nastavením času uvažujte časové pásmo. Pokud se někteří pozvaní účastní po telefonu nebo na internetu, zvažte jejich pracovní dobu i vlastní. A 1 hod. setkání ve Východním standardním čase je polední setkání v Central Standard Time. Stejné shromáždění se koná ve 2 hodin v Tokiu.
Zvolte umístění
Najděte konferenční místnost, která umožní dosažení všech položek programu. Vyberte si dostatečně velký nebo malý pokoj, aby pohodlně odpovídal počtu lidí, kteří se očekávají. Místnost 40 míst je špatná volba pro setkání s 10 osobami. Stejně tak nechcete, aby dav stlačoval tak těsně, že je nutné přinést další židle.
Uspořádejte materiály a incidenty
Pokud se očekávají prezentace, ujistěte se, že místnost je vybavena projektem. Pokud tomu tak není, ujistěte se, že s projektem přivedete projektor - také se ujistěte, že máte na projekci něco, jako je obrazovka nebo bílá stěna. Nezapomeňte uvažovat o dostupnosti dalších příkladů, jako jsou například bílé desky se značkami suchého mazání, flip charty a telefony reproduktorů pro účastníky mimo areál. Pro vícehodinové schůzky zajistěte jídlo a nápoje, aby se účastníci zaměřili spíše na téma než na žaludek.
Oznámení pozvaných
Oznámení pozvaným účastníkům cílů schůzky, data, času a místa dostatečně předem, aby se mohli řádně připravit. Ve většině případů je preferována nejméně týdenní výpověď. Pomocí programu kalendáře pracoviště posílejte schůzku všem pozvaným osobám. Mnoho programů upozorní pozvané na několik minut nebo několik dní před setkáním nebo si přizpůsobí výstrahy vašim potřebám.
