Filingové systémy vytvářejí postupy v kanceláři, které organizují informace podle konzistentních pravidel, které usnadňují hledání informací. Systémy archivace organizují dokumenty, které zasílají další osoby a organizace, záznamy o interních aktivitách společnosti a záznamy o informacích, které firma zašle dalším společnostem a jednotlivcům.
Doručená pošta a K odeslání
Odeslané dokumenty před odesláním jsou odchozí dokumenty. Odchozí dokumenty zahrnují odchozí poštu, faxy nebo dokumenty pro skenování a odeslání e-mailu subjektům mimo organizaci. Doručená pošta obsahuje příchozí dokumenty předtím, než jsou podány nebo distribuovány interně. Tyto dokumenty zahrnují poznámky; dokumenty, které popisují nový projekt, iniciativu nebo klienta; a dokumenty, které přicházejí v e-mailu. Některé schránky mají dvě sekce. Jedna sekce obsahuje dokumenty, které mají existující soubory a další část obsahuje dokumenty, které potřebují nový soubor.
$config[code] not foundSoubory a kategorie
Soubory jsou složky, které obsahují informace, které patří společně podle jména, data, předmětu, umístění, projektu nebo jiných dat. Vícenásobné soubory jsou seskupeny podle kategorií. Často jsou tyto kategorie přiřazeny barevným a barevně kódovaným složkám nebo samolepkám, které se používají pro snadný odkaz na tyto kategorie. Filingové systémy určují logické umístění jednotlivých souborů v rámci jedné kategorie. Například kancelář lékaře může mít barevné kategorie, které odpovídají každému písmenu abecedy pro příjmení pacientů. Jiné archivační systémy organizují soubory podle předmětu, čísel, zeměpisných a chronologických kategorií a pozic.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingKorespondence
Příchozí pošta je uložena v souborech, které se vztahují k informacím v dokumentech. Společnosti daly kopie odpovědí na příchozí poštu ve stejném souboru jako originální příchozí dokumenty. Některé společnosti otiskují fotokopie dokončených odpovědí, aby je odlišily od odpovědí, které ještě nebyly doručeny. Podobně jsou fotokopie odchozích dokumentů uloženy v souborech, které se vztahují k informacím o dokumentech, a jsou uloženy ve stejném souboru jako každá odpověď, kterou společnost obdrží na tyto dokumenty.
Interní distribuce
Doručená pošta obsahuje dokumenty distribuované v rámci organizace včetně poštovních zásilek pro jednotlivé zaměstnance, poznámky a další fyzické dokumenty, které obdrží jednotliví zaměstnanci. Vnitřní dokumenty v doručené poště jsou distribuovány zaměstnancům umístěním dokumentů do schránek zaměstnanců a někdy skenováním nebo faxováním dokumentů vzdáleným zaměstnancům.
Spisovací klíč
Pokud neexistuje žádný existující soubor, který logicky odpovídá novému dokumentu, je vytvořen nový soubor, který ho uloží. Podobně je pro nový dokument vytvořena nová kategorie, pokud neexistuje žádná kategorie, která by odpovídala dokumentu. Klíčové soubory poskytují index pro systém archivace. Soubory klíčů seznamy a kodifikovat všechny kategorie v archivačním systému a uvést, jak jsou informace organizovány v každé kategorii. Kdykoli se vytvoří nová kategorie, soubor klíčů se aktualizuje a rozdělí do zbývající části zaměstnanců nebo se zobrazí v centrálním referenčním bodě.
