Pro vlastníky malých firem je vytváření zásad sociálních médií účinným způsobem, jak pomoci svým zaměstnancům komunikovat se zákazníky, objasnit vaše marketingové zprávy a ochránit vaši důvěryhodnost online. Podívejme se na to, jak vytvořit politiku sociálních médií.
Co je politika sociálních médií?
Zde je jedna definice:
"Politika sociálních médií je soubor pokynů, které popisují, jak by zaměstnanci měli komunikovat se zákazníky online."
Obecně platí, že většina zásad poskytuje pokyny pro:
- Firemní blogy
- Cvrlikání
Nezapomeňte, že pro každou stránku sociálních médií nemusíte vytvářet individuální zásady. Místo toho můžete vytvořit hlavní zásadu dokumentu a vytvořit krátké kapitoly pro každou konkrétní stránku. To usnadňuje správu dokumentu a udržuje změny pod kontrolou.
Příručky pro zaměstnance a zásady sociálních médií
Z jednoho úhlu můžete rozvíjet své zásady sociálních médií jako podmnožinu vaší příručky pro zaměstnance. To znamená, že když se někdo připojí ke společnosti, pokyny pro interakci online jsou zahrnuty v této kapitole v příručce.
Nebo můžete vytvořit samostatný dokument a v případě potřeby se obrátit na příručku pro zaměstnance. Tím se snižuje počet slov, protože například můžete v tomto dokumentu odkazovat na právní informace a zásady lidských zdrojů.
Začínáme
Stejně jako mnoho věcí je první krok nejtěžší součástí rozvoje politiky sociálních médií. Takže kde začínáte? Jedním z přístupů je podívat se na firmy ve vašem odvětví, prozkoumat jejich politiky (mnohé z nich jsou veřejné) a používat je jako stavební bloky pro vaše dokumenty.
Při zkoumání zásad zvažte následující:
- Tón - Je politika formální nebo používá uvolněnější konverzující styl? Co si myslíte, že funguje nejlépe? Některé dokumenty používají fráze jako například "Uživatel musí …", který zní trochu drsně. Pokuste se přijmout tón, který je profesionální, užitečný a ohleduplný.
- Délka - Některé zásady jsou velmi krátké, zatímco jiné jsou husté a číst jako právní dokumenty. Znovu zjistěte, který vám nejlépe vyhovuje. Není správné nebo špatné.
- Úroveň informací - Některé zásady poskytují obecné pokyny, zatímco jiné poskytují podrobnější informace, například o tom, jak reagovat na negativní komentář na blogu společnosti.
- Rozsah - Politika pokrývá sítě sociálních médií individuálně nebo mají širší přístup? Který přístup by nejlépe fungoval pro vaši společnost? Což by bylo snadnější spravovat?
- Používání - Vidíte své zaměstnance pomocí těchto dokumentů? Pokud ne, proč? Podívejte se na příklady, které vám rádi čte a které se domníváte, že pro váš tým bude dobře fungovat.
Vytvoření návrhu dokumentu
Pokud myšlenka psaní politiky sociálních médií vás naplní strachem, pak se ujměte. Není to tak těžké a ukážu vám proč. Stejně jako v době, kdy nebyl Řím vybudován, vytvoří vaše dokumenty o politice nějakou dobu … ale dostanete se tam. Trikem je rozdělit ho na zvládnutelné úkoly - například jednu politiku za týden.
Například začněte s pravidly pro vaši Facebook stránku:
- Účel - Popište účel této politiky v jedné větě. Zaměřte ji a odstraňte nejednoznačnost. Napište do pozitivního tónu.
- Cíle - Zjistěte, jak tato politika pomůže čtenářům (tj. Vašim zaměstnancům a fanouškům Facebooku) komunikovat.
- Politika - Napište krátkou politiku, která načrtne vaše očekávání, pozici a kroky, které byste mohli podniknout, pokud budou tyto pokyny porušeny.
- Kontakty - Pokud čtenář potřebuje objasnit, uveďte kontaktní údaje.
Nápověda nebo zablokování?
Proč tolik lidí cítí, že politika sociálních médií je špatná věc? Hlavním důvodem, proč politiky nepracují (nebo mají špatnou pověst), je to, že jim zaměstnanci složitější dělají svou práci. Možná to není úplně pravda, ale pro mnoho zaměstnanců, tyto zásady cítit jako vniknutí a další pravidlo, které bude následovat. Jak se s tím můžete dostat?
Myslím, že je to slovo politika které rozruší lidi. V takovém případě posuňte tón dokumentu a odkazujte na ně jako pokyny, pokyny a příklady, které svým zaměstnancům poskytnou větší jistotu při interakci online. Pak poté, co jste vytvořili zásady, podržte neformální workshop a vložte dokument. Nezapomeňte, že většina zaměstnanců chce dobře pracovat. Ale někdy jsou frustrovaní, když musí změnit způsob, jakým plní své každodenní úkoly. Workshop by měl snížit jejich úzkost a dát jim směr, který potřebují.
Při spuštění relace proveďte následující kroky:
- Předpoklady - Odstraňte předpoklady nebo nedorozumění, které mohou mít ohledně zásad.
- Příklady - Projděte je pomocí vzorových politik, aby pochopili, jak se pravidla vztahují na jejich roli.
- Scénáře - Udržujte schůzku praktickou diskusí o scénářích, kde jim pomohou politiky.
Scénářová část workshopu je velmi důležitá. Ukážte reálné příklady toho, kde mohou sociální média způsobit problémy, například:
- Zaměstnanec sdílí důvěrné informace náhodou
- Reagovat na negativní komentáře a dostat se do plamenných válek
- Zanechání komentářů na webových stránkách soutěžících
Poté ukázat, jak efektivněji řešit tyto problémy. Vaši zaměstnanci uvidí hodnotu dokumentů a budou je více chtít používat.
Publikovat
Jakmile dokončíte dokumenty o zásadách, pošlete soubor PDF všem zaměstnancům. Požádejte je, aby si je pečlivě přečetli a odpověděli, kdyby si všimli nějaké mezery, chyby nebo výstrahy. Poté publikujte zásady na svých webových stránkách, blogu a dalších společenských mediálních kanálech. Nezapomeňte přidat datum, číslo verze a vlastníka dokumentu, abyste mohli sledovat změny dokumentu.
Monitor
Rozvíjení politik je proces upřesnění. Každých šest měsíců přezkoumejte dokumenty a případně je aktualizujte. Pokud jste například spustili mobilní web, můžete do dokumentu zahrnout zásady. Ještě důležitější je, podívejte se na zpětnou vazbu, kterou získáte od svého týmu, a zjistěte, jak lze tento text použít k upřesnění textu.
Závěr
Psaní prvních zásad sociálních médií je snadnější, než byste si mysleli. Podívejte se na to jako na malý projekt, který budete řešit během následujících čtyř týdnů. Vytvořte tým s dobrými dovednostmi v psaní a znalostmi sociálních médií, pak pracujte na termínu.
Pokud jste již napsali zásady sociálních médií, jaká je pro vás nejtěžší část procesu? Jakmile vytvoříte zásady, jak je implementujete?
Obrázek od Dirka Erckena / Shutterstock
14 Komentáře ▼
