Většina majitelů malých podniků je pochována v e-mailu. To je odrazující, jelikož ne vždy odpovídají na důležité. Obchodní etiketa naznačuje, že každému e-mailu je třeba odpovědět do 24 hodin.
Nechat zprávy nechat nezodpovězené déle než to může mít hluboký negativní vliv na vztahy v jejich podnikání. Odesílatel se obává, že e-mail nebyl přijat nebo že "žádná odpověď" znamená negativní odpověď. V mnoha případech to neznamená ani jednu z těchto věcí.
$config[code] not foundSprávná e-mailová etiketa je důležitá, protože obchodní štěstí narůstá a klesá s ekonomickými časy. Setkáte se se stejnými lidmi na cestě nahoru, jak se potkáte na cestě dolů. Jinými slovy, dnes od mne něco potřebujete a zítra potřebuji něco od vás. Pokud jsem vám nikdy nevrátil e-mail, kdybyste mě potřeboval, co si myslíte, že se stane, když budou roly obráceny?
10 způsobů, jak odpovědět na záplavu e-mailů za jeden den
Zde je odpověď na každý e-mail do 24 hodin, zejména v rušném dni.
1. Použijte funkci Automatická odpověď
Nastavte automatickou odpověď z vašeho e-mailového systému, v němž upozorníte odesílatele na to, jak dlouho trvá v průměru odpovědět na e-mail. Nastavením tohoto očekávání odesílatel zná, že jejich e-mail byl přijat a přibližně když budou slyšet od vás. Klíčovou věcí je pak dodržet slibovaný časový rámec při odpovědi.
2. Buďte krátká
Neodpovědějte románem nebo něco, co by mělo být řečeno v osobním telefonickém nebo osobním rozhovoru. Při zadávání odpovědí na několik slov nebo jednu větu trvá méně času. Nezapomeňte, že je také obtížnější číst dlouhé e-mailové odpovědi na smartphony.
3. Požádejte o číselné dotazy
Díky tomu je mnohem snazší odpovědět, kde můžete zkopírovat otázky z e-mailů a krátce na ně reagovat.
4. Termíny
Podívejte se na časový rámec, ve kterém se očekává odpověď. Poté nastavte na toto datum následné sledování odpovědi v daném okamžiku. Umístit e-mail do konkrétních složek pro různé kategorie nebo zákazníky.
5. Mám to, později
Nemáte-li nyní čas na to odpovědět. Zadejte "Získat, odpoví". Ve skutečnosti to může být nastaveno jako zkratka s několika tahy na stolním nebo ručním zařízením. Tyto textové rozšiřovače mohou ušetřit spoustu času. Potom nastavte následné kroky, abyste mohli odpovědět později.
6. Nepřidávejte do nepořádek
Zapomeňte na všechny odpovědi. To jen přidá další e-mail pro čtení jiného.
7. Zůstaňte hněvem
Nikdy neodpovědějte, když jste naštvaná. Spaluje spoustu energie a může mít neúmyslné špatné důsledky. Pokud se musíte vyjádřit, napište odpověď na sebe a přečtěte si ji o 24 hodin později, než ji poslat plánovanému příjemci. Telefonní hovory nebo konverzace v osobě jsou vždy produktivnější než rozzlobené e-maily.
8. Vypnout oznámení
Nastavte konkrétní časy během dne, kdy se můžete skutečně zaměřit na odpovědi na e-maily bez multitaskingu. Dostanete mnohem více a budete efektivní.
9. Používejte pravidla a složky
Nastavte pravidla v poštovním systému tak, aby konkrétní e-maily s určitými tituly přecházely do zvláštních složek, abyste si je mohli prohlédnout nejdříve nebo v rámci nastaveného časového rámce. To vám brání v pohledu na monolitickou doručenou poštu, která může být ohromná.
10. Rozvrh pro budoucnost
Mnoho e-mailových programů vám umožní plánovat do budoucna. Odpovězte jej nyní a nechte systém poslat později.
Komunikace efektivně včas je vždy nejlepší způsob, jak budovat vztah kapitálu, který potřebujete pro váš obchodní úspěch a pomůže vám odpovědět na povodně e-mailů v jeden den.
Přepracováno povolením. Originál zde.
Ručně dělaná mýdlová fotografie přes Shutterstock
11 komentářů ▼
