Manilové složky a archivní skříně nejsou nutné pro uchovávání a organizaci kompletního záznamu důležitých dokumentů. Doklady mohou být rozdrceny poté, co byly elektronicky podány nebo dokonce zcela vyloučeny, neboť více společností a vládních úřadů směřuje k ekologičtějším a bezpapírovým podnikům, vyhýbající se výtiskům elektronických verzí. Elektronické papírování snižuje potřebu ukládání, čímž snižuje náklady, šetří čas a prospívá životnímu prostředí. Skenování, kopírování a archivace dokumentů je snadné s minimálními investicemi do hardwaru a softwaru. Skenery se prodávají online, v obchodech s kancelářskými produkty a dokonce i v obchodních domech a jsou cenově dostupné. Některé stroje kombinují možnosti tisku, faxování, skenování a kopírování.
$config[code] not foundSkenování dokumentů
Připojte skener k počítači pomocí dodaného kabelu konektoru USB. Nainstalujte ovladače pomocí instalačního disku CD nebo navštivte webové stránky výrobce.
Položte stranu dokumentu na stranu skleněné postele.
Zarovnejte okraje podle značek indikátorů na rámu skleněných lůžek.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingSkenujte jednu stránku najednou zavřením víka a stisknutím tlačítka "Skenovat" nebo "Start". Dokument bude převeden na digitální soubor. Čím větší jsou tečky na palec nebo DPI, tím větší jsou podrobnosti, které má skenovaný dokument. Podrobněji se však soubor stává větší a stahování bude trvat déle.
Kopírování dokumentů
Umístěte na skleněnou kopírku papírovou kopii dokumentu s okraji zarovnanými, jak je uvedeno na stroji.
Stiskněte tlačítko "Kopírovat" nebo "Start".
Klepněte pravým tlačítkem myši na elektronický dokument a vyberte možnost "Kopírovat".
Zkopírujte elektronický dokument do stejné složky, do existující složky nebo do nové složky.
Podání dokladů
Klikněte na ikonu v pravé horní části nabídky "Tento počítač", která vypadá jako složka se hvězdičkou. Otevře se nová složka.
Složku pojmenujte správně pro typ dokumentů, které budou v ní uloženy.
Přetáhněte soubor do nové složky podržením levého tlačítka myši nad složkou, přesunutím šipky do složky a uvolněním levého tlačítka myši.
Tip
Neuchovávejte nepotřebné soubory. Použijte konzistentní metodu pro pojmenování souborů a složek pro co nejúčinnější archivaci. Související dokumenty uchovávejte společně. Udržujte průběžnou a dokončenou práci oddělenou. Vyhněte se přeplňování složek. Místo toho rozdělit velké soubory na menší, přesně pojmenované podsložky.
