Povinnosti správce se liší mezi odvětvími; některé povinnosti jsou však podobné. Klíčovou roli správce kanceláře přispívá k celkové organizaci kanceláře. Administrátoři podporují své manažery v asistentské roli a pokrývají každodenní úkoly, což jim umožňuje soustředit se na kritické povinnosti společnosti.
Spotřební materiál
Správce zajišťuje, že kancelář běží hladce, zejména pro výkonnou moc, ke které přímo hlásí. Jako správce budete mít na starosti některé úklidové úkoly, jako je zajištění toho, aby kancelářské potřeby byly plně zásobeny. Věci, jako je objednání papíru, inkoustové kazety a pera, mohou být součástí vaší odpovědnosti. Kromě dodávek můžete také sloužit jako "go-fer" a být zodpovědný za zakázky, které se netýkají vaší práce. V některých průmyslových odvětvích vás může být požádáno, abyste pro své šéfy vykonali osobní záležitosti, které nesouvisejí s prací.
$config[code] not foundPlánování
Vedoucí pracovníci jsou často zaplaveni schůzkami, které se mají zúčastnit. Jako správce bude jedním z vašich úkolů uspořádání plánu šéfa. Budete koordinovat schůzky pro šéfa a ujistěte se, že nejsou žádné dvojité rezervované schůzky.Jakmile je schůzka naplánována, budete také zodpovědní za volání druhé strany a potvrzení, že se mohou setkat. Pokud váš šéf musí cestovat po práci, můžete také být zodpovědný za rezervaci jeho cestovních opatření.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám Saplingkomunikace
Vzhledem k tomu, že vedoucí pracovníci jsou klíčovými členy společnosti, bude na ně směřovat spousta příchozích hovorů. Administrátoři budou mít za úkol prověřovat telefonní hovory a ujistit se, že jsou oprávněni pouze lidé, kteří skutečně potřebují mluvit s výkonným ředitelem. Vedle telefonních povinností mohou být administrátoři požádáni, aby si přečetli a reagovali na některé z obecných e-mailů, které obdrží výkonný ředitel. Komunikační úkoly spravované administrátoři usnadňují práci výkonnému řediteli.
Produktivita a pořadí
Správce by měl vždy myslet na způsoby, jak zvýšit účinnost kanceláře. To by mohlo znamenat vytvoření nového způsobu, jak reagovat na e-maily, najít levnější alternativy, které udržují náklady na kancelář, nebo dokonce přicházejí s tabulkou sedadel, která omezuje rozptýlení zaměstnanců. Pokud se vyskytnou nějaké problémy, které mohou omezit produktivitu kanceláře, musí administrátor podniknout kroky k nápravě problému. Například pokud má nějaká tiskárna nebo počítač problémy, zavolá administrátor technik, který vyřeší problém.
