Zákon o občanských právech z roku 1964 vyžaduje, aby žádosti o zaměstnání byly uchovávány v archivu po dobu nejméně jednoho roku. Pokud víte, že žadatel je starší 40 let, jeho žádost musí být uchovávána po dobu dvou let podle věkové diskriminace v zákoně o zaměstnanosti. Státní zákony by mohly vyžadovat dokonce i delší dobu uchovávání záznamů uchazečů o zaměstnání. Kvůli státním a federálním předpisům je pro uchazeče o zaměstnání důležitou součástí podnikání přesný záznam a archivační systém. Možná budete muset s těmito uchazeči zkontrolovat, pokud zaměstnanec, kterého jste najali, nepracuje.
$config[code] not foundPomocí softwaru elektronického řízení můžete vytvářet a ukládat aplikace pro práci. Několik online programů umožňuje uživatelům vytvářet takové elektronické formuláře, jako jsou aplikace pro práci. Tyto pracovní formy jsou zasílány a uchovávány elektronicky a umožňují skladování v tištěné podobě. Vzhledem k tomu, že většina aplikací přichází e-mailem, je to snadný způsob ukládání materiálu do souborů, které nevyužívají žádný fyzický prostor. Použití elektronického pracovního postupu uloženého ve vašem systému správy dokumentů společnosti vyžaduje bezpečnost, takže pracovní soubory nebudou hackovány nebo zobrazeny neoprávněnými pracovníky. Nastavte počítač tak, aby automaticky odesílal upozornění, aby vám připomněl, kdy mají být soubory smazány nebo kontrolovány.
Nastavte pracovní soubory aplikace pro práci v papírových složkách. Naplánujte účinný systém archivace pomocí barevně kódovaných složek souborů uložených v zásuvkách, regálech nebo skříních souborů. Vytiskněte životopisy a přijímáte žádosti o zaměstnání e-mailem a podávejte je s vyplněnými aplikacemi nebo poštou. Žadatelé mohou být podáváni podle jména nebo čísla sociálního pojištění v sekcích určených typem práce. Například prodejní pracovní místa budou uvedeny v adresáři s názvem "Prodej" a žadatelé budou uvedeni do pořadí podle příjmení nebo číselně podle identifikačních čísel. Zajistěte soubory v uzamčené skříňce nebo místnosti.
Uchovávejte záznamy nejméně čtyři roky, pokud žadatel o zaměstnání žádá vás o přijetí diskriminace. Komise pro rovné příležitosti pro zaměstnance obvykle vyžaduje, abyste uchovávali žádosti po dobu nejméně jednoho roku, ale pokud čelíte soudnímu řízení, doporučuje EEOC uchovávat žádosti o zaměstnání nejméně po dobu čtyř let. Pokud aplikace neuložíte správně, EEOC by vám mohla účtovat diskriminační postupy při přijímání nebo porušování záznamů.
Zrušte žádosti o zaměstnání po uplynutí zákonné lhůty pro jejich ukončení. Vytvořte systém s připomenutími. Obraťte se na oddělení IT, abyste řádně odstranili elektronické soubory a roztrhali veškeré aplikace na papírové úlohy. To je důležité, protože soubory žádostí o zaměstnání obsahují osobní údaje, jako jsou čísla sociálního zabezpečení a údaje o zaměstnání, které musí být zachovány jako důvěrné.
