Nikdo se nechce dozvědět o smrti zaměstnance, ale když to uděláte, připravte si plán, jak s vámi a vaší společností zacházíte. Tento plán by měl obsahovat seznam formulářů, které musíte poslat příjemci, rodinnému příslušníkovi nebo exekutorem zaměstnance, a kroky, které musíte provést před a po vydání konečné výplaty zaměstnance. Státní zákony mají tendenci postupovat podle federálních pokynů, ale zkontrolujte se u svého státu, abyste se ujistili.
$config[code] not foundV době pronájmu
Zahrnout označení formuláře příjemce do papírování všech nově přijatých zaměstnanců. Vyplněním tohoto formuláře informuje zaměstnanec, kdo by měl obdržet poslední výplatu v případě, že zemře, když tam pracuje. Připomeňte zaměstnancům, aby každoročně přezkoumali formulář, aby zajistili, že jejich informace budou aktuální a zůstávají v souladu s přáním zaměstnance. Pokud váš zaměstnanec neoznačil příjemce, můžete vydat závěrečnou výplatu exekutorovi nebo dalšímu příbuznému za předpokladu, že má potřebné dokumenty, jako je původní listina zástavního práva nebo správa, ověřená kopie úmrtního listu a platné W -9 Formulář.
Po učení smrti zaměstnance
Poté, co jste se dozvěděli o úmrtí zaměstnance, připravte a zašlete balíček informací rodině zaměstnance a / nebo označení příjemce. Tento paket by měl obsahovat informace o jakýchkoli výhodách, formulářích, které je třeba vyplnit, případně vrácených obálkách s výplatou poštovného, kontaktní informace a informace o platbách, které jsou stále splatné a kdy budou zaplaceny. Okamžitě informujte mzdové oddělení o úmrtí zaměstnance. Toto oddělení bude muset zmrazit mzdy zaměstnance a zastavit případný přímý vklad, dokud nebude obdržet potřebnou dokumentaci, která obsahuje osvědčení o úmrtnosti a formulář W-9 pro příjemce nebo majetek. Mzdové oddělení by také mělo vypočítat výši konečné výplaty, která by měla zahrnovat mzdy a jiné druhy odměn, jako je například doba dovolené nebo čas přiměřeně nemocného, je-li to vhodné. Používáte-li službu zpracování výplatních listů, možná budete muset před zpracováním posledního výplatního listu zaměstnance poskytnout ověřenou kopii úmrtního listu zaměstnance. Tyto kroky jsou důležité, protože banka může zmrazit bankovní účet zemřelého, což by mohlo ovlivnit příjem poslední výplaty.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingZpracování závěrečné platby
Pokud zaměstnanec obdržel, ale dosud nezaplatil výplatu, měli byste přestat platit na šeku a vystavit novou částku za tuto částku příjemci nebo pozůstalosti zaměstnance. Pokud zaměstnanec zaplatí výplatu nevyplaceného výdělku, vystaví ho zaměstnanci příjemci nebo majetku. Zkontrolujte zákony, kterými se řídí veškeré zvláštní podmínky, které musíte splnit před vydáním poslední výplatní listiny.
Nahlášení příjmu do IRS
U dlužných a vyplacených mezd v průběhu stejného kalendářního roku jako úmrtí zaměstnance musíte zahrnout mzdy do formuláře zaměstnance W-2 a rovněž uvést výši konečné výplaty ve formuláři 1099-MISC na jméno příjemce nebo exekutora. Pokud jsou mzdy splatné po roce, ve kterém zaměstnanec zemřel, nevydávejte W-2 v jménu zaměstnance za rok, ve kterém jste vystavili poslední výplatu. Namísto toho vystavte příjemce nebo vykonavatele formulář 1099-MISC, který obsahuje částku konečné výplaty. Kopie těchto formulářů můžete získat od úřadu IRS, který může také nabídnout další pokyny pro vyplňování a vystavení těchto formulářů.
