Obchodní etiketa ovlivňuje, jak vás ostatní lidé vnímají na pracovišti - včetně spolupracovníků, supervizorů a klientů. Pokud budete požádáni, aby jste schůzku schválili, nejdůležitější je udržet je jasné, stručné a přesné.
Příprava a základy
Kdykoli se zúčastníte obchodní schůzky, přilepte se brzy a připravte se na jakýkoli úkol, který byste měli očekávat na setkání. Pokud držíte minuty, měli byste mít své notebook nebo počítač připraven, spolu s dalšími potřebnými předměty, jako jsou pera nebo nahrávací zařízení. Účasť je zaznamenána v zápisu, takže připravte přihlašovací list předem. Přihlašovací list by měl mít jméno každého účastníka a místo pro vyznačení doby příjezdu.
$config[code] not foundPřestože je proti obchodní etiketě přerušit další mluvčí na obchodní schůzce, očekává se, že minutky budou mít přesné poznámky o tom, co bylo řečeno a provedeno na schůzi. Všechny formální návrhy musí být zaznamenány doslovně. Vyzvěte a požádejte o objasnění otázek, pokud jste neslyšeli nebo nerozuměli něčemu, kdo by je dokázal přesně zaznamenat.
Je úkolem osoby, která vede schůzku, aby vytvořila agendu a udržovala setkání na správné cestě. Pokud se schůzka odkloní od zavedené agendy, měla by tato zpráva odrážet tuto skutečnost. Vždy existuje možnost, že někdy budete požádáni, abyste objasnili přesně to, co se stalo na schůzce. Bez ohledu na to, měli byste se ujistit, že vaše minuty přesně popište, co se opravdu stalo a v jakém pořadí.
Etiketu s minuty
Minutní schůzky nejsou jen poznámky pro pohodlí lidí, kteří se účastnili schůzky. Zápis z jednání je a právní záznam o tom, co bylo na tomto setkání učiněno podle článku registrované poslance Nancy Sylvesterové.
Nemusíte zaznamenávat každý detail toho, co bylo řečeno. Kromě oficiálních návrhů prostě shrňte obsah. Zahrnout pouze detaily, které budou v budoucnu nadále důležité pro každého, kdo si prohlíží minuty. Použijte klíčová slova, abyste shrnuli obsah každé diskuse.
Vyhněte se jakémukoli komentáři, osobního stanoviska nebo popisného jazyka v zápisu. Nejenže jsou tyto subjektivní, ale mohou později vykládat vaše připomínky. Můžete například přidat poznámku, která zní: "Pan Smith opustil schůzku ve 14:45 hod.", Ale neměli byste to říkat jako "pan Smith se naštval na paní Jonesovou a vyrazil ze schůze."
Abyste se vyhnuli zbytečným komentářům, nesnažte se žádným způsobem popsat emoční tón schůzky. Například "paní Jonesová trvala na tom, že se prodejní čísla zlepší v příštím čtvrtletí" je příliš subjektivní a bude lépe formulována, protože "paní Jonesová uvedla, že by se prodejní čísla měly zlepšit v příštím čtvrtletí." Nechte fakta mluvit sama za sebe.
