Komunikace na pracovišti určená pro "soubor" musí být v souladu s procesem a strukturou pracovních záznamů, jakož i se základním typem obchodní korespondence. Soubory s poznámkami jsou určeny k dokumentaci takových kroků, jako jsou změny personálu nebo rozhodnutí o zaměstnání. Rovněž zachovávají skutečnosti a okolnosti týkající se činností v oblasti lidských zdrojů a vyšetřování na pracovišti.
Adresát
Přestože je vaše poznámka určena k dokumentaci souboru, mohou být stále adresáti, kteří by měli přímo obdržet kopii komunikace. Pokud například dokumentujete složku zaměstnance o její úvaze o propagaci, možná byste chtěla zahrnout svého současného nadřízeného a nadřízeného, kterému bude v nové roli hlásit. Kromě toho poskytněte zaměstnanci kopii této poznámky.
$config[code] not foundCitlivé informace
Poznámky o pracovních místech o citlivých informacích by se měly týkat pouze těch, kteří je potřebují znát a poznámky by měly být jasně označeny jako "důvěrné", pokud obsahují informace, které nesmí být projednávány mezi personálním ředitelem a vedoucím zaměstnance. V některých případech by neměly být poznámky k záležitosti týkající se citlivých věcí zařazeny do souboru zaměstnanců vůbec. Například v případech vyšetřování na pracovišti, jako je sexuální obtěžování, do vyšetřovacího spisu vstupuje zápisník, nikoliv osobní soubor zaměstnance.Poznámky k podání pro účely vyšetřování zůstávají důvěrné a přístupné pouze zaměstnancům, kteří potřebují znát, jako jsou personál HR, vedoucí společnosti a majitelé společnosti nebo právníci.
Poznámky Obsah
Pokud tato poznámka není součástí probíhající korespondence, možná budete muset popsat okolnosti nebo vysvětlit důvody pro vaši dokumentaci. Je-li to osobní záležitost - kromě vyšetřování - zahájí poznámku se jménem, oddělením, postavením a délkou zaměstnání zaměstnance. Například pokud shrnete žádost zaměstnance o převod, měl by váš první odstavec obsahovat příslušné informace, například postavení zaměstnance a postavení nebo oddělení, pro které požádala o převod. Tato poznámka by také obsahovala podrobnosti o tom, zda byla její žádost o převod udělena, zvažována nebo odmítnuta.
Distribuce a archivy
Pokud píšete do souboru zaměstnance, kopie této poznámky by měla být součástí distribučního seznamu do obecného souboru korespondence HR. Kromě toho obdrží zaměstnanec kopii a další osoby, které mohou být informovány o zaměstnancích, pokud není tato poznámka součástí důvěrného vyšetřování na pracovišti. V takovém případě by měl mít k memorandu přístup pouze personální ředitel a zaměstnanci pracující na vyšetřování. Když je soubor obsahující poznámku zaslán do vašich archivů, oddělení HR uchovává kopii poznámky umístěné v souboru obecné korespondence oddělení.
