Jak napsat popis úlohy správce pomocníka

Opční popisy administrativního asistenta by měly být přizpůsobeny potřebám osoby a organizace, které budou pomáhat. Oni by měli pečlivě myslet a plánovat, zejména proto, že lze považovat za právní smlouvu. Dobrý popis poskytuje podrobný seznam úkolů a referenční úrovně pro správní asistent, který bude pracovat.

Popisujte základní kategorie úlohy. Měly by obsahovat název (např. Správní asistent VP), oddělení, přímý nadřízený, obecné oblasti dohledu, úkoly, pracovní podmínky a kvalifikace.

$config[code] not found

Zjistěte, přesně, komu má zaměstnanec pomoci. To zabrání případným možným konfliktům v kanceláři v budoucnu. Pokud tento asistent obsluhuje skupinu pozic, učiňte to jasně. Uveďte písemně, pokud je tento asistent plně zaměstnán na základě rozhodnutí jednoho výkonného ředitele. Uveďte také řetězec příkazů a správnou strukturu přehledů.

Definujte primární úlohy. Buďte opatrní, pokud jde o líné, chybějící fráze popisu práce, jako jsou "všechny nezbytné úkoly". Buď konkrétní. Bude administrativní asistent plánovat cestování, rezervace ubytování, diktování, minuty pro schůzky, správu kalendářního plánu, organizaci souborových systémů nebo dohled nad dalšími pomocnými zaměstnanci? Zahrňte je do seznamu s odrážkami, přičemž každá odrážka začíná akčním slovesem (zachovává, třídí, dohlíží, vytváří, definuje, připomíná atd.).

Definujte potřebné vlastnosti pro vynikající výkon. Ty by měly být co nejvíce specifické. Požádejte například odborné znalosti v aplikacích Word, Excel a Photoshop spíše než na počítačové gramotnosti.

Vytvořte vhodnou úroveň vzdělání a zkušeností. To by mělo být založeno na požadovaných specifických povinnostech. U některých míst správních asistentů není třeba více než středoškolský diplom. Nicméně může být požadováno vysokoškolské vzdělání v obchodní administrativě nebo jiný výcvik úředního tajemníka. Pro vysokoúrovňové administrativní asistenty je nutná předchozí zkušenost.