Jak psát firemní zápisy

Firemní zápisy slouží jako oficiální dokument schůze společnosti. Správně uchovávané zápisy nabízejí objektivní shrnutí jednání správní rady a výboru a slouží jako důkaz souladu s regulačními a fiduciárními povinnostmi.

Vyplňte základní údaje

Zaznamenejte základní skutečnosti v prvním odstavci. Všimněte si, kdy a kde se schůzka stala, a jak dlouho trvala, stejně jako přítomnost nebo absence kvora. Určete všechny účastníky, počínaje členem představenstva a řediteli. Uveďte, zda chybí. Všimněte si jména zaměstnanců nebo hostů na samostatném řádku. Uveďte, zda událost byla pravidelná nebo zvláštní schůzka.

$config[code] not found

Identifikujte klíčové akce

Dejte jednomu odstavci za každý pohyb, počínaje schválením minulek posledního zasedání. Určete, kdo učinil tento návrh a výsledek, ale nebojte se jmenovat ty, kteří vyslali tento návrh. Pokud hlasujete jako volání, uveďte jméno každé osoby. Ujistěte se, že zaznamenáte pohyby slovem.

Tip

Pokud si nejste jisti, kdo udělal pohyb, nebojte se se zeptat. Pokud však určitý bod nerozumíte, zvýrazněte ho na podložce steno - nebo drsné poznámky na vašem notebooku - takže se můžete později obrátit na předsedu.

Shrnutí základních bodů

Zakončení dlouhých diskusí. Jak členové správní rady rozhodují o problému, jsou relevantnější než metody, které používaly k dosažení konsensu. Pokud regulační nebo fiduciární povinnosti vyžadují, aby zaznamenávaly určité informace, zaznamenaly se pouze faktory, které ovlivnily konkrétní hlasování, jako například diskusi o kladných a protikladech návrhu.

Tip

Pokud je to možné, použijte klíčová slova, která vám pomohou zaznamenat poznámky. Napište klíčová slova na levé straně podložky steno, pokud ji používáte. Vytvářejte poznámky o každém klíčovém slovu na pravé straně.

Zaznamenávat nesouhlasy a zdržení se

Identifikujte události, jako jsou nesouhlas nebo zdržení se kdy členové představenstva nebo ředitelé chtějí tyto názory zaznamenané v záznamu nebo procesní pravidla vyžadují. Například člen nemusí být schopen hlasovat o problému kvůli skutečnému nebo vnímání konfliktu zájmů. V takovém případě napíšeme: "člen představenstva X byl ospravedlněn z diskuse nebo hlasování o návrhu Y."

Tip

Vyhýbejte se podrobným poznámkám o výkonných zasedáních, pokud je deska volá. Jednoduše si všimněte účastníků, stejně jako datum, čas, místo konání a trvání.

Zkontrolujte svou práci

Korektujte a opravte návrhy minut, nejlépe po schůzi, a poté je předložit k přezkoumání předsedou. Nepodporujte zásadní úpravy, protože by to mohlo ohrozit přesnost vašeho díla. Přihlaste a zadejte své termíny poté, co je správní rada schválí. Připojte je ke všem originálním podepsaným kopím zpráv výboru, korespondenci a písemné zprávy. Vložte oficiální kopii do knihy minut organizace.