Zajištění sekretářky zpravidla zahrnuje zajištění cesty pro její šéfa a / nebo další zaměstnance. Vzhledem k tomu, že sekretáři jsou obvykle odpovědní za dodržování harmonogramu pro zaměstnané vedoucí pracovníky, starají se také o své cestovní plány a zajišťují, aby se zajistily opatření, včetně hotelových rezervací a pronájmu automobilů.
Plánování provést cestovní úpravy
Jakmile tajemník zjistí, že její šéf musí cestovat po podnikání, musí se naučit přesné datum očekávané cesty. Jste-li zodpovědný za to, že jste pro každého ve vašem oddělení nebo kanceláři učinili cestovní opatření, musíte zjistit, zda ostatní cestující cestují současně. V závislosti na společnosti, pro kterou pracujete, můžete určit rozpočet na cestovní výdaje nebo se obrátit na účetní oddělení, abyste zjistili, zda jsou peníze v rozpočtu na výlety. Musíte zjistit, jaké hotely jsou v oblasti, kde váš šéf bude cestovat, pokud má nějaké preference, a dostanete náklady a dostupnost pokojů.
$config[code] not foundCestovní zajištění
Poté, co jste potvrdili dny a počet cestujících, musíte provést skutečné uspořádání cestování. Povinností sekretářky může být například on-line rezervace a samotná rezervace nebo kontaktování cestovní kanceláře se všemi detaily. Větší společnosti mohou mít cestovní kancelář, kde sekretářka musí poskytnout navrhovaný itinerář pouze a cestovní kancelář je odpovědná za skutečné provedení všech opatření. Vaše zodpovědnost bude také zahrnovat přezkoumání potvrzení a zajištění jejich správnosti. Musíte vědět, jestli váš šéf má v letadle nějaké předvolby k sezení, kolik kusů zavazadel bude odebíráno a případně musí být zkontrolováno. Schůzka nebo konference, kterou se váš šéf účastní, může vyžadovat rezervování místa a pravděpodobně budete odpovědní za zaslání RSVP jménem.
Dokončení ujednání
Dalším úkolem cestování je zajistit péči o vašeho šéfa, když je pryč. Musíte vědět, zda váš šéf potřebuje dopravu na letiště nebo zda jí bude uhrazeno náklady na parkování auta na letišti. Měli byste poskytnout vytištěnou kopii itineráře, kterou šéf využije při příjezdu na místo určení, aby poznala svůj denní rozvrh a zahrnovala adresy hotelu a místo konání nebo konference. Můžete si rezervovat autopůjčovnu předem, která bude k dispozici po příjezdu, nebo si zajistí kyvadlovou dopravu do hotelu, aby ji odvezli do hotelu. Povinnosti sekretářky při zajišťování cesty zahrnují zajištění toho, aby byla pokryta každá stránka výletu.
