Kancelář slouží jako podpora oddělení v rámci společnosti. Vykonávají širokou škálu úkolů a zvládnou většinu dokumentů, které přicházejí do podnikání. Kancelářský personál v kanceláři odpovídá na telefony a pozdravuje návštěvníky. Zpracovávají papíry a podávají potřebné dokumenty na správných místech.
Recepce a recepční povinnosti
Mnohé kanceláře jsou vybaveny recepčními asistenty, kteří odpovídají na telefony a na obrazovce příchozí hovory. Musí znát informace o společnosti, aby odpovídaly na otázky, které přicházejí. Směřují hovory a berou zprávy, když zaměstnanci nejsou k dispozici. Mnoho společností přijímá velké množství telefonních hovorů a recepční musí být schopni s nimi pracovat správně a efektivně. Zaměstnanci předních kanceláří vítá všechny návštěvníky, kolegy a klienty, kteří navštěvují firmu. Zobrazují se a musí okamžitě určit, jaký přístup bude vyžadovat návštěvník. Jsou zodpovědní za kontaktování bezpečnosti, když musí být návštěvník dopraven z budovy.Někteří zaměstnanci uchovávají protokoly o schůzkách s informacemi o tom, kdo by mohli v určitých časech očekávat a kam je poslat.
$config[code] not foundManipulace s papírem
Úkoly týkající se papírování se liší podle povahy společnosti. V lékařských nastaveních musí být vytvořeny, aktualizovány a podány záznamy; musí být získány fakturační údaje; a papírování pojišťovny vyplněné a podané. V advokátní kanceláři může být nutné vypracovat dokumentaci pro advokáty; někteří právníci mohou řídit pracovníky úřadu k provádění výzkumu s využitím právních časopisů. Ve vzdělávací instituci mohou mít zaměstnanci kanceláře povinnost aktualizovat záznamy studentů a sledovat rozvrhy tříd. Někteří zaměstnanci možná budou muset aktualizovat informace o mzdách a platit účty. Ostatní úředníci mohou do počítačových systémů zadávat faktury, objednávky a další účetní doklady. Papírenské a skenovací papírování jsou dalšími běžnými kancelářskými funkcemi. Kancelářský personál také zpracovává příchozí a odchozí poštu.
Video dne
Přinesl vám Sapling Přinesl vám SaplingKoordinace a plánování
Někteří pracovníci kanceláře slouží jako podpora vedení společnosti. Tito pracovníci koordinují konferenční hovory a mohou sloužit jako dohlížející pracovníci jiných kanceláří. Mohou posoudit poznámky, dopisy a další příchozí korespondence pro stanovení priorit. Připravují agendy pro nadcházející schůzky a přepisují veškeré potřebné informace ze schůzí a konferenčních hovorů. Oni diktují dopisy a poznámky a organizují všechny potřebné papírování v souborech. Naplánují a koordinují veškerá cestovní opatření pro správu a mohou si rezervovat hotely, pronájem automobilů a restaurace.
Kancelářská technika
Pracovníci úřadu spravují kancelářské potřeby ve skladu společnosti. Mohou si muset objednat papír, inkoustové kazety do tiskárny, tužky, tužky, poznámkové bloky, zvýrazňovače, obálky, hlavičkové papíry a další potřeby potřebné pro provozování firmy. Zavolá údržbářské společnosti, aby zkontrolovali faxové stroje a tiskárny podle potřeby. Nákup nového kancelářského vybavení a instalace je obvykle odpovědností někoho v kanceláři.
2016 Informace o platu pro tajemníky a správní asistenty
Sekretáři a správní asistenti získali v roce 2016 mediální roční plat ve výši 38 730 USD, jak uvádí americký Úřad statistiky práce. Na nižším konci si sekretáři a administrativní asistenti vydělali 25% percentilu ve výši 30 500 dolarů, což znamená, že 75 procent vydělalo více než tato částka. Plat 75. percentilu činí 48.680 dolarů, což znamená, že 25 procent vydělává více. V roce 2016 bylo ve Spojených státech zaměstnáno 3,990,400 lidí jako sekretářky a správní asistenti.
