Proč mzdy jsou jedna funkce, kterou byste měli zadávat

"… společnost měla jednu osobu, která vykonávala všechny funkce zpracování mezd. Společnost nyní outsourcuje funkce jako výsledek myšlení vpřed. Rozhodli se, že budou outsourcovat funkce s cílem snížit riziko, že nebudou zpracovávány údaje o mzdách, a že budou řídit růst tím, že budou předvídat zvýšené odpovědnosti za mzdy, které bude nutné, protože firma roste a zaměstnává více zaměstnanců a bude pokračovat v technologiích, jako jsou platební karty a přímý vklad. "

V ideálním případě poskytuje outsourcingy tři hlavní cíle:

• Osvobozuje čas a zdroje, aby se více soustředila na vaše hlavní podnikání.
• Poskytuje vám přístup k více technologiím a odborným znalostem pro provádění mzdových účetů.
• Snižuje náklady a rizika.

Podívejme se podrobněji na všechny tyto výhody a co to znamená.

1. Zaměřte se lépe na vaše hlavní podnikání

Mzda je jednou z kritických funkcí, která nemusí přímo zvyšovat tržby. Ale provádí špatně, může to vaše podnikání ve světě zranění.

A hlavně se může vyčerpat vnitřní čas a pozornost mimo hlavní činnosti.

Podniky musí dodržovat širokou škálu zákonů, pokud jde o zaměstnance - od federálních, státních i místních. Trvalo to dost času a pozornosti detailů, aby se s nimi vyrovnali.

Existují zřejmé právní požadavky, např. Daňové hlášení a remitence. Existují požadavky týkající se srážkové daně z odměny zaměstnance a také výpočet daně zaměstnavatele. V některých případech existují požadavky na elektronické podání. Potřebujete také vědět, kdy chcete podat - na federální, státní a místní úrovni.

Daně jsou však jen začátek.

"Jako zaměstnavatel musíte také chápat zákony o mzdách a hodinách. Například potřebujete vědět, kdy budete muset zaplatit přesčas, "řekl Andy Childs, viceprezident společnosti Paychex, v nedávném rozhovoru pro trendy malých firem. Paychex je jednou z největších mzdových služeb v zemi, která slouží téměř 600 000 malým a středně velkým firmám. Pravidla platů a hodin, řekl Childs, mohou být velmi technicky.

Pak mohou existovat nové požadavky na podávání zpráv o nákladech a státní požadavky na náhradu v nezaměstnanosti a pojištění náhrad zaměstnanců.

Childs zdůraznil, že ještě větší problém je nečekané časové povinnosti.

"Možná jste odložili určitý čas každý týden na spuštění výplatní listiny. Pak dostanete nečekané překvapení ve formě oznámení od IRS. Ale není to jen to, že IRS vás oznamuje, že vám dlužím pokutu. Nyní musíte projít záznamy a vyšetřovat, abyste zjistili, zda jste skutečně spáchali přestupek. Najednou se podíváte na řešení sporů, "řekl Childs.

A nikdy se to nestane ve vhodném čase pro majitele malé firmy, dodal.

2. Získejte přístup k odborným znalostem a technologiím

Dalším důvodem outsourcingu je získat přístup k odborným znalostem a technologiím.

Zaměstnavatelé se musí zabývat téměř 10 000 federálními, státními a místními daňovými jurisdikcemi ve Spojených státech. Zatímco většina malých podniků nebude muset dodržovat každou z těchto jurisdikcí, stále poukazuje na složitost zákonů. A každý rok jsou přijaty stovky nových zákonů a nařízení.

U malých podniků na větší straně (50 zaměstnanců na plný a plný úvazek) zákon o cenově dostupné péči sám o sobě ukládá značné požadavky na podávání zpráv a dodržování předpisů. Když byl Childs požádán o příklad, poukázal na formuláře IRS Forms 1094-C a 1095-C. Tyto formuláře vyžadují, aby zaměstnavatelé potvrdili, zda nabízejí zaměstnancům na plný úvazek možnost zapsat se do pojištění, které poskytuje minimální nezbytné krytí.

"Nebudou to jednoduché formuláře," dodal Childs. (Společnost Paychex zřídila on-line zdrojové centrum pro povinnosti reformy zdravotní péče kvůli složitosti zákona.)

Stejně důležitá jako odbornost je nová technologie. Zaměstnavatelé dnes spoléhají na to, že technologie pracují efektivněji. Jak podnik roste, zaměstnavatelé mají více zaměstnaneckých záznamů, aby si udrželi a také potřebují více zpráv. Nedostatek technologií se stává překážkou pro růst podnikání.

Zaměstnanci také očekávají technologii. Zaměstnanci dnes chtějí on-line možnosti volání, jako je přímý vklad a samoobslužný přístup k informacím o mzdách. Zaměstnavatelé, kteří nejsou schopni poskytnout takové možnosti, mohou mít konkurenční nevýhodu.

Navíc exploze používání mobilních zařízení přináší novou úroveň technologických očekávání. Mobilní používání je stále na vzestupu, pokud jde o výplatní listiny, ale "v Paychexu rychle rostou," řekl Childs.

Zaměstnavatelé používají mobilní zařízení, aby se podívali na určité zprávy a vyhledávali informace, například o tom, kolik peněz potřebují v bance v termínu splatnosti, poznamenal. Zaměstnanci také začínají používat mobilní aplikace ke kontrole vlastních záznamů.

Childs očekává, že mobilní využití mobilních telefonů bude i nadále růst, protože uvolní vlastníky a manažery z kanceláře.

"S Paychexovými mobilními mzdovými aplikacemi byste mohli udělat něco z pláže - pokud byste chtěli," dodal Childs.

3. Snížit náklady a rizika

Outsourcing mzdy může také pomoci při snižování nákladů a omezování rizik. V průměru uvedl Childs, podniky přeplatí zaměstnance o zhruba 4 procenta kvůli rozdílu mezi časem zaměstnance a přesným časovým záznamem.

"Jenže s přesnější časovou a docházkovou evidencí můžete ušetřit peníze," dodal. (Paychex zde obsahuje kalkulačku na úspory nákladů.)

Pak máte potenciální sankce za porušení zpráv a dalších požadavků. Podle údajů IRS 40 procent malých podniků zaplatí průměrnou peněžitou pokutu 845 dolarů ročně za pozdní nebo nesprávné podání, poznamenal Childs.

Dnes existují externí řešení pro podniky, které jsou malé jako jeden zaměstnanec, upozorňuje Childs. Řešení jsou cenově dostupné, od malých podniků, v závislosti na potřebách, po méně než 50 dolarů měsíčně.

Dobrý poskytovatel platebních služeb nabízí schopnosti, které přesahují to, co můžete udělat sami. Pokud jste předtím neuvažovali o outsourcovaném řešení, udělejte v letošním roce ten rok, kdy přepnete. Poskytne vám klid jako majitel a uvolní čas ve vaší společnosti.

Tipy pro výběr Outsourced Payroll Provider

Pokud uvažujete o outsourcingu výplatní listiny, je to vzhledem k tomu, že byste se měli podívat na to typické tři body měli byste se podívat při výběru jakéhokoli druhu poskytovatele:

• cena
• služba
• pověst

Ale pokud jde o mzdy, je třeba uvažovat io dalších bodech:

Bezpečnost a spolehlivost poskytovatele

Dáváte poskytovateli platebních služeb jména, adresy, čísla sociálního pojištění a čísla bankovních účtů vašich zaměstnanců. Poskytujete plnou moc, abyste podávali vaše podání.

Jděte s poskytovatelem, který je finančně silný s dobrými kontrolami na místě.

V opačném případě můžete najít vaši společnost vázat, stejně jako některé firmy v Jižní Karolíně poté, co byl malý rodinný poskytovatel platebních služeb obviněn z krádeže 11 milionů dolarů od klientů.

V roce 2014 byli klienti služby Employee Services Net šokováni, když zjistili, že poskytovatel platebních služeb využil své peníze na financování bohatých osobních životních stylů, místo aby je převedl na daňové úřady. Tito klienti - všichni malé podniky - se ocitli ve frontě IRS. Proč? Vzhledem k tomu, že zaměstnavatel je v konečném důsledku zodpovědný i za to, že od nich odvede zprostředkovatel platebních služeb. (IRS má tipy, jak ochránit vaši firmu při outsourcingu mzdy.)

Sledujte záznam, který podává podnikům, jako jste Vy

Má zprostředkovatel mzdové účetní služby silný důkaz o tom, že obsluhuje vaši velikost? Je poskytovatel zkušený ve vašem oboru?

Doplňkové servisní nabídky

Vezměte v úvahu širší služby, které budete potřebovat při růstu vaší firmy, jako jsou výhody a služby v oblasti personálních služeb. Bude mzdová společnost schopna poskytnout ty?

Možnosti dodržování předpisů

Má poskytovatel mzdového účetnictví prostředky k tomu, aby držel krok s rostoucími zákony a předpisy týkajícími se zaměstnanosti, zdravotní péče a daní?

Technologie

Vyhodnoťte technologii mzdové společnosti, včetně její mobilní připravenosti. Je mzdová společnost investována do nových technologií? Mohou držet krok s technologií, neboť poptávka po ní na straně zaměstnavatele a zaměstnance roste?

Rozhraní pro účetní

Může váš účetní získat snadný přístup k vašemu mzdovému účtu a souvisejícím záznamům za účelem odsouhlasení a daňových podání?

Mzdový obraz přes Shutterstock