Pokud jste jako jiní vlastníci malých firem, pravděpodobně jste v on-line schůzkách v uplynulých letech pravděpodobně strávil více času. Na těchto typech setkání se však vyskytují komplikované situace, oproti starému setkání školy, které se koná kolem konferenčního stolu nebo v kanceláři klienta, možná budete chtít zapamatovat. Chcete-li zajistit, aby jste byli zdvořilí všem ostatním účastníkům schůzky, zde naleznete 50 tipů pro etikety on-line obchodních schůzek.
$config[code] not foundOnline obchodní setkání s etikety Tipy
Pouze plánovat nezbytné setkání
První pravidlo setkání, a to i on-line, je, že by měly sloužit určitému účelu. Pokud je to něco, co můžete poslat rychlým e-mailem nebo vyřešit jiný, méně časově náročný způsob, neudělejte svůj tým, aby trávil čas na setkání.
Pozvat základní lidi
Stejně tak by vaše setkání mělo zahrnovat pouze ty, kteří jsou pro konverzaci skutečně zásadní. Pokud pozvete někoho, koho tyto informace nejsou skutečně relevantní, pak prostě ztratíte čas.
Nezasouvejte neohlášené hosty
Měli byste také ujasnit, že se všichni účastní, kteří jsou všichni na seznamu hostů. Nechcete, aby se někdo překvapil, když se schůzka začala.
Zeptejte se lidí na plánování
Pro on-line schůzky může být také dobrý nápad požádat základní účastníky o časy, které pro ně pracují místo toho, aby si je jen naplánovali a pozvali lidi.
Odeslat oficiální pozvánku
Jakmile si vyberete čas a datum, můžete poslat oficiální pozvánku do programu, jako je Kalendář Google, aby měli lidé snadný způsob, jak si rezervovat daný čas.
Potvrďte, zda je to nutné
Pokud jste předčasně naplánovali schůzku, můžete také jednoduše rychle potvrdit s lidmi, se kterými se setkáváte zhruba o den předem, jen abyste se ujistili.
Odeslání specifické agendy
Před setkáním, nejméně několik dní až týden předtím, pokud je to možné, rozesládejte program všem účastníkům s podrobnostmi o tom, co se schůzka bude týkat.
Nabídněte nastavený časový rozvrh
Měli byste také zahrnout časy do vašeho programu, takže účastníci budou mít možnost plánovat zbytek svého dne.
Umožněte lidem vědět, co očekávat
Pokud potřebujete, aby lidé měli během schůzky přístup ke všem dokumentům nebo jiným materiálům, ať už jde o důležitý dokument nebo nějaké informace o kontaktech s klientem, předem je zkontrolujte.
Ujistěte se, že všichni mají přístup k konferenčním místnostem online
Pokud pořádáte virtuální schůzku, je dobré se s každým předem zkontrolovat, abyste se ujistili, že mají přístup k programu, který hodláte používat. Dejte jim vědět s dostatkem času v případě, že potřebují stáhnout aplikaci, aby se zúčastnili vaší schůzky.
Zkoušejte předem
Je také dobré, abyste předem otestovali vlastní schůzku nebo program, abyste se ujistili, že schůzka bude probíhat hladce.
Mít odpovídající uživatelské jméno a fotografii
Používáte-li pro schůzky program jako Skype, ujistěte se, že vaše uživatelské jméno a fotografie jsou vhodné pro profesionální setkání.
Potvrďte časové pásma
Při virtuálních schůzkách musíte mít také jasné časové pásmo, když plánujete. Nepředpokládejte pouze, že nové kontakty jsou ve vašem časovém pásmu.
Zobrazit čas
Ať už běžíte na schůzce, nebo se právě účastníte jako hosta, musíte se podívat na čas. Realisticky byste měli být trochu brzy jen proto, abyste byli v bezpečí.
Zavolejte, pokud máte konflikt
Pokud máte mimořádné události nebo konflikty, které vám znemožní schůzku nebo pozdě, musíte co nejdříve zkontrolovat hostitele nebo účastníky. Pokud vznikne konflikt dne schůzky, pravděpodobně to znamená, že musíte osobu zavolat, abyste si mohli být jisti, že dostali zprávu.
Počkejte, až všichni přijdou
Poté, co jste vytočili nebo vstoupili do své online konferenční místnosti, uvítajte lidi, kteří se objeví, ale počkejte, až se všichni, se kterými víte, navštěvují, než se skutečně potápějí.
Zvolte klidnou polohu
Ačkoli můžete mít on-line schůzky odkudkoli, je nejlepší vybrat někde tiché, kde nebude mnoho rozptýlení nebo hluk.
Vytvořte svazky hned
Když se všichni objeví v online konferenci, požádejte každého, aby vyzkoušel hlasitost, abyste mohli v případě potřeby provést úpravy.
Šaty správně
Pokud se účastníte videokonference, musíte zvážit váš vzhled. Nemusí to být tak důležité, jako pro osobní setkání. Ale stále musíte vypadat profesionálně.
Udělej si úvod
Pokud jste pozvali uživatele, kteří se navzájem neznají na schůzce online, ujistěte se, že jste je osobně představili, nebo jim dáte příležitost představit se na začátku setkání.
Pamatuj si jména
Ať už se setkáte s někým poprvé nebo sedmým, pamatujete si jména a skutečně je používáte, když pozdravujete lidi, můžete jít dlouhou cestu.
Zůstaňte v tématu
Během schůzky můžete z času na čas vyjít z vedlejších rozhovorů. Ale ujistěte se, že jste vždy vedli konverzaci zpátky k hlavnímu účelu a pozorně sledovat hodiny, abyste mohli být zdvořilý všem.
Hovorně
Když mluvíte během setkání, ujistěte se, že vyhlasujete a hlasitě mluvíte, aby vás všichni slyšeli.
Nerušit ostatní
A když ostatní mluví, nechte je dokončit, než vám nabídnou vlastní myšlenku.
Vyhněte se přímému hovoru
Když je otázka položena celé skupině, můžete se vyhnout neohrabaným přerušením tím, že čekáte na další slovo. Pokud to ostatní učiní hned, počkejte na řadě. Pokud nikdo neřekne, je dobré jít.
Zeptejte se, než sdílíte dlouhé myšlenky
Pokud máte dlouhou myšlenku nebo nápad sdílet, zeptejte se, jestli je to v pořádku, abyste to udělali v předstihu, v případě, že dojde krátce na čas. Vždy ho můžete posílit v e-mailu později nebo sdílet na jiné schůzce.
Ztlumení, když nemluvíte
Chcete-li se vyhnout tomu, že se hluk v pozadí stává rozptýlením pro ostatní, jednoduše ztlumte sebe, když nebudete hovořit za dostatečně dlouhou dobu.
Poslouchej pozorně
Také, zatímco ostatní mluví, ujistěte se, že skutečně posloucháte. Nechcete něco nechat ujít a pak ji později položit.
Ukažte, že posloucháte
Měli byste také skutečně ukázat lidem, že posloucháte, když mluví, pokud jste na videokonferenci. Nepoužívejte jen pohřbít hlavu v poznámkách. Podívejte se na ně a procvičte aktivní poslech.
Použijte péči s humorem
Pokud máte pocit, že je potřeba používat humor během setkání, zkontrolujte, zda je vhodný pro vaše publikum. Je to mnohem jednodušší, když právě mluvíte s členy týmu. Ale při setkání s klienty nebo lidmi, které neznáte dobře, buďte opatrnější.
Poskytněte kopie základních dokumentů
Pokud během schůzky odkazujete na nějaké důležité dokumenty, odešlete je před účastníky schůzky nebo během nich, abyste je mohli předložit.
Připravte si prezentační materiály
A pokud potřebujete nějaké vybavení pro prezentaci, ujistěte se, že je vše v pořádku, předem, takže se nestaráte o čas, abyste se dostali do práce.
Znát své publikum
Při přípravě prezentace nebo jiných položek agendy je také důležité, abyste zvážili své publikum a zaměřili se na ně zvlášť. Neztrácejte čas lidí na hřištích, která nejsou relevantní. A nepoužívejte tón nebo téma, které pravděpodobně nepoznají přesné lidi, s nimiž se setkáváte.
Dejte svůj telefon pryč
Měli byste také nechat telefon během setkání umlčet, aby se nepřerušil.
Vyhněte se nervovým návykům
V některých případech je přirozené, že účastníci setkání cvičí nervózní návyky, jako například kliknutí na pera nebo smykování gumy. Ale vědomě se snažte vyhnout těm, kteří se účastní odborných setkání.
Během hovoru nejezte
Měli byste se také vyhnout stravování během on-line schůzek. Předtím si připravte občerstvení.A jen napijte vodu, když je to potřeba někoho jiného.
Nastavte čas pro otázky
Je také dobrý nápad mít určitý čas, kdy mohou lidé klást otázky, pokud jste ten, kdo vede schůzku. A pokud se zúčastníte, ujistěte se, že jste tuto příležitost zjistili na pořadu jednání, abyste věděli, kdy nastolit nějaké body.
Sekce Nezáleží na otázkách
Když se tato část otázek objeví, můžete se zeptat na jednu nebo dvě otázky. Ovládněte rozhovor. Dáte ostatním i šanci.
Nabídka úvěru na nápady
Pokud na schůzce přinášíte cokoli, co nejdříve nebylo vaším nápadem, ujistěte se, že udělujete úvěru původci. Pokud tak neučiníte, lidé budou jen předpokládat, že to byl váš nápad.
Diskutujte o osobních záležitostech po schůzce
Pokud se něco objeví během skupinové schůzky, která je pro vás a dalšího člověka opravdu důležitá, udělejte si čas na to, abyste se o tom později zabývaly, místo aby jste se dočkali všech ostatních.
Nevyvolávejte lidi
Mohli byste se také občas setkat s situacemi, kdy člen vašeho týmu udělá chybu, která má negativní dopad na vaše setkání. Ale nepoužívejte čas setkání k přednáškám. Zavolejte později soukromou schůzku s touto osobou a diskutujte v případě potřeby.
Zachovat klid
A bez ohledu na to, s kým máte co do činění, neztrácejte své temperamenty během setkání.
Dej přestávky pro dlouhé setkání
Pokud hostujete schůzku, která bude trvat několik hodin nebo více, zahrňte plánované přestávky do agendy, aby lidé mohli chytat něco k jídlu, zkontrolovat své telefony a používat koupelnu.
Konec na čas
Během schůzky si dejte pozor na hodiny, abyste měli jistotu, že ukončíte schůzku, když jste to řekl.
Dejte lidem příležitost odejít
Pokud jste náhodou neměli šanci projednat vše, co jste chtěli v daném časovém období, můžete se zeptat lidi, jestli by chtěli zůstat a dokončit schůzku. Ale dát lidem šanci odejít včas, pokud mají předchozí závazky.
Děkuji všem za účast
Pokud jste zavolali schůzku, ujistěte se, že také děkujeme všem, kteří se zúčastnili před odjezdem.
Buďte si vědomi jiných jazyků a kultur
V některých případech se také můžete setkat s lidmi z různých prostředí a kultur. Před zasedáním si tedy uvědomte svůj jazyk a zvyky podle svých nejlepších schopností.
Postupujte s poznámkami
Po setkání je dobré sdílet nějaké poznámky nebo připomenutí s lidmi prostřednictvím e-mailu. Nebo pokud nemáte nic konkrétního, který byste měli sledovat, pošlete rychlou poděkování.
Vyhněte se sdílení informací o schůzce s ostatními
Pokud jde o schůzky, předměty, o nichž se diskutuje, by měly zůstat ve skupině účastníků, pokud jste jasně neuvedli něco jiného. Takže nesdílejte detaily s ostatními, kteří nebyli přítomni.
Dokončete všechny položky akce
A pokud jste se dobrovolně přihlásili k dokončení jakýchkoli úkolů po skončení vašeho setkání, ujistěte se, že tyto věci budete okamžitě sledovat.
Videokonferenční fotografie pomocí programu Shutterstock
Více v: Populární články Komentář ▼
