Zápisy o schůzkách jsou důležitým důkazem toho, co se uskutečnilo na schůzi, včetně předmětů, které byly projednány, rozhodnutí, která byla učiněna, úkoly, které byly splněny a delegovány, a časové lhůty pro dokončení, které byly stanoveny. V ideálním případě jsou účastníci setkání a ti, kteří tuto schůzku zmeškali, použili zápisy o schůzkách jako odkaz na akce, které je třeba provést. Zápisy se také v budoucnu používají jako zdroj, kdy by se někdo chtěl vrátit a odkazovat na konkrétní čas nebo projekt. Poznámky k finančnímu jednání musí být obzvláště podrobné a specifické, protože se zabývají důležitými počty a statistikami. Pokud jste pověřeni přijímáním poznámek o schůzích finančních výborů, ujistěte se, že vaše poznámky dodržují protokol společnosti a dodržují základní pokyny pro přijímání účinných a účinných poznámek o schůzkách.
$config[code] not foundVšimněte si názvu společnosti, data a času v horní části dokumentu. Zahrnujte také všechny další relevantní informace, jako například konkrétní název oddělení nebo týmu nebo jakýkoli konkrétní důvod, pro který byla schůzka nazývána.
Zúčastněte se záznamu. Účastníci schůze finančního výboru obvykle zahrnují předsedu správní rady, členy správní rady a pracovníky přímo spojené s finančními společnostmi, jako je účetní nebo finanční manažer. Pokud se jedná o schůzi vlády, může být přítomen správce města a dokonce i starosta. Kromě toho mohou být na schůzi zastoupeny i externí společnosti, pokud se jedná o konkrétní projekt. Nezapomeňte si uvědomit názvy lidí. Pokud potřebujete, projděte list s účastí, abyste se ujistili, že získáte správná jména účastníků. Můžete také zaznamenat jména účastníků, kteří nemohli být přítomni, ale mohou potřebovat kopii zápisu.
Pokud je agenda, zaznamenávejte si poznámky podle jednotlivých témat. Témata na schůzi finančního výboru často zahrnují rozpočet, konkrétní finanční prostředky projektu, výnosy nebo finanční výkazy, budoucí alokace nebo změny nebo aktualizace rozpočtu. Zahrnout hlavní body diskuse a body v próze nebo kuličce v závislosti na firemním protokolu. Všimněte si, kdo mluví, jakýchkoli jmén nebo čísel, které jsou uvedeny, stejně jako kohokoliv, komu je určen úkol a datum splatnosti úkolu.
Zaznamenejte jiný podnik. Po pokrytí položek v agendě vytvořte novou sekci s názvem Ostatní firmy. Zde si všimnete jakýchkoli nových položek, které jsou uvedeny k diskusi. Znovu si vzpomeňte na řečníka, jakákoli data nebo čísla, která jsou předmětem diskuze, a jakékoliv zadané úkoly a termíny.
Opravte a odstraňte chybějící informace. Před zasláním poznámek o schůzce se ujistěte, že jsou čitelné a gramaticky správné, že neexistují žádné výpovědi a jména byla napsána správně. Pokud chybí informace, o kterých víte, že byly diskutovány, pokuste se najít chybějící informace. Pokuste se zapsat minuty co nejdříve po schůzce, dokud si stále nemůžete vzpomenout na to, o čem se diskutovalo.
