Pokud jde o procesní dokumentaci, nejsou žádné podrobnosti příliš malé pro postupy na palubě nebo očekávání zaměstnanců. Ale kdy to pomůže vidět určité předpisy v tisku? Požádali jsme devět členů Rady pro mladé podnikatele (YEC) o následující otázku:
"Které dokumenty se ujistěte, že máte fyzické kopie vždycky po ruce v kanceláři a proč?"
Zde je to, co museli říci členové komunity YEC.
$config[code] not foundFyzické kopie dokumentů jsou vhodné pro:
1. Naše poslání a firemní hodnoty
"Náš tým definoval naši kulturu do osmi nájemníků nazvaných" The Modify Way "a od té doby jsou na stěně. Tento dokument popisuje, jak mohou fanoušci, investoři, obchodní partneři a zaměstnanci očekávat, že tým Modify bude jednat. Tím, že ji zveřejníme, budeme schopni zůstat soustředěni a věrni sobě. Zveřejnění a prominentní nás nutí také hodnotit a aktualizovat, jak naše kultura roste. "~ Aaron Schwartz, Modify Watches
2. Důkazy konstrukce
"Jako značková a designová agentura trávíme většinu času na obrazovkách pro mobilní telefony a web. Ale často se díváte na obrazovky na nekonečné hodiny také vede k pocitu, že jste ve víru. Vytiskneme veškeré práce, které pro klienty provádíme, včetně log, barevných palet, drátových rámů, obrazovky mobilních aplikací atd., Abychom mohli získat lepší kontext a hmatatelné zkušenosti pro práci mimo obrazovku. "~ Sunny Bonnell, Motto
3. Výpisy nákladů
"Věřte tomu nebo ne, mnoho organizací stále potřebuje fyzické kopie potvrzení o úhradě, a skenování potvrzení a zaslání e-mailem jednoduše neudělá. Z tohoto důvodu uchovávám veškeré papírové příjmy ve složce, dokud nemám platbu, a pokud je potvrzení zasláno e-mailem, udělám zvyk tisknout a vložit do složky také. "~ Alexandra Levit, Inspiration v práci
4. Pojistné doklady
"Udržení papírových kopií pojistných dokladů, i když máte digitální kopii, je obzvláště důležité, když problémy přicházejí. Pokud například uložíte své pojistné dokumenty na pevný disk v kanceláři, který se později stane poškozeným, může být náročné na přístup k jiné kopii včas. Písemná kopie důležitých pojistných dokladů poskytuje okamžitý přístup během výpadku elektrické energie. "~ Kristopher Jones, LSEO.com
5. Strategický plán naší společnosti
"Váš strategický plán je průvodcem vaší společnosti k růstu a úspěchu v budoucnu. Každý zaměstnanec by měl mít přístup k strategickému plánu a měl by se s ním poradit, aby zajistil, že to, co dělají, bude přesunovat vaši firmu dopředu.Když zaměstnanci vědí, jak svá strategická vize spojit své úkoly, je vaše společnost mnohem pevnější. "~ Nicole Munoz, Start Ranking Now
6. Vize desky
"V současné době jsou všechny firemní dokumenty virtuální a sedí na oblacích mezi různými platformami, včetně Google Drive, Dropbox, Adobe Echosign a Podio. Jediné fyzické dokumenty, které má někdo z nás, jsou vizorové desky vytvořené na začátku roku. Pomáhají zaměstnancům připomínat jak obchodní, tak i osobní cíle. Všechno ostatní se dá snadno dostat na mrak. "~ Marcela De Vivo, Brilliance
7. Nic
"Snažíme se dělat vše elektronické a dát do palubní desky. Tímto způsobem naši místní a vzdálení zaměstnanci mohou všichni získat přístup ke všem. Máme některé požadované plakáty pro dodržování pracovních podmínek, zálohování klíčových online dokumentů v případě katastrofy a příjmy ve skladu. Celkově však máme k dispozici všechny základní nápady, materiály a dokumenty, na které má tým přístup. "~ Peter Boyd, PaperStreet Web Design
8. Vše související s daněmi
"Na šifrované pevné disky a oblak jsem dala skoro vše, ale jediná věc, kterou odmítám zkrátit nebo obětovat fyzické kopie, je něco, co souvisí s daní. Jedná se o potvrzení, faktury, smlouvy, daňové přiznání, výpisy, oznámení atd. Kópie doma i v kanceláři ukládám na bezpečném místě a udržují si ho v těsné organizaci, takže je snadné jej udržovat. Nepokládejte se s IRS! "~ Robby Berthume, Bull & Beard
9. Právně požadované plakáty
"Plakáty pracovního práva nejsou nejzajímavějšími dokumenty, ale ministerstvo práce USA a státní oddělení práce zákonně vyžadují od zaměstnavatelů, aby je nápadně vysílali v kanceláři. K identifikaci plakátů, které potřebujete, můžete použít nástroj Poslaneckého poradce práce ministerstva práce nebo použít společnost plakátů pro dodržování předpisů. "~ Roger Lee, kapitán 401
Tisk Tisk fotografií pomocí programu Shutterstock
1
